Microsoft Visio Pro för granskning och betyg av Office 365

Det brukade vara en börda för att rita flödesscheman, organisationsdiagram, planritningar, nätverksdiagram och andra bilder som vanligtvis används i affärer. Visio var en av de tidigaste programvarorna för att förenkla hur det gjordes genom att tillhandahålla premade former och föremål, snarare än virtuella pennor och gradskydd. Visio, som har varit ägt av Microsoft sedan 2000, är ​​fortfarande en av de viktigaste flödesschemat och diagram som finns tillgängliga. Den är kraftfull och full av alternativ, men det är bäst för större företag med lite IT-support, eftersom inköps- och installationsprocessen är förvirrande.

Inköp och installation

Att få Visio är svårt av några orsaker. En del av problemet är att du inte bara kan gå till en webbplats och köpa Visio. Du måste först se till att du har eller registrerar dig för rätt typ av Microsoft-konto, antingen ett företagskonto (när du registrerar dig får du en e-postadress som slutar på "onmicrosoft.com") eller ett konto med ett Office 365 prenumeration. Beroende på vilken typ av konto du har och vilken version av Office du har installerat måste du sedan ta reda på vilken version av Visio du kan installera. När du loggar in på ditt Microsoft-konto kontrollerar webbplatsen åtminstone din behörighet och uppmanar dig mot rätt alternativ, men att komma till den punkten kräver lite.

Ett annat hinder är att Visio endast är tillgängligt som lokalt installerad programvara på Windows. Du kan inte använda den på en Mac- eller Linux-maskin och det finns ingen webbläsarbaserad version. Trots sitt namn är Visio Online inte en fullt fungerande webbapp. Mer om det på lite. I en tid då så mycket affärsprogramvara är enbart webbaserat och du kan komma åt det från vilken maskin som helst med internetuppkoppling, kan detta vara frustrerande nog för att förhindra dig från början. Alla andra appar för schema som jag har testat - Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart och SmartDraw - erbjuder webbappar.

Förutsatt att du når så långt finns det tre uppdaterade versioner av Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 och Visio för Office 365 (som är den version som jag har granskat här). Två äldre versioner, Visio 2010 och Visio 2013, sparkar fortfarande runt och kan vara rätt version för vissa människor, beroende på deras systemkrav och Microsoft-konto. Se Microsofts jämförelsediagram för Visio för mer information om Visio 2010 och 2013.

Visio Pro för Office 365 (versionen jag testade) och Visio Pro 2016 är nästan identiska, förutom att du med Pro for Office köper ett prenumeration som innehåller uppdateringar av produkten när de görs tillgängliga. Pro for Office-versionen har också några fler mallar och former, särskilt de som rör utbildning. Visio Standard är dock annorlunda eftersom den inte innehåller något stöd för samarbete och har mycket färre mallar och former.

Prissättning och jämförelser

Visio Pro för Office 365 säljs på prenumerationsbasis. Det kostar $ 15, 50 per månad eller $ 13 per månad med ett årligt åtagande, vilket räknar till $ 156 för året. Visio Standard 2016 kostar $ 299, 99 och Visio Pro 2016 kostar $ 589, 99. Båda dessa två senare priserna är engångsavgifter.

Jämfört med andra schema-appar är Visio dyrt. Lucidchart är till exempel ett toppval för den här typen av programvara, och den kostar bara 5, 95 dollar per månad eller 59, 40 dollar per år för ett enda enskilt användarkonto. Ett Pro-konto, vilket är den nivå som jag rekommenderar, kostar $ 9, 95 per månad eller $ 107, 40 per år. Lucidchart är endast tillgängligt i webbläsaren, så det finns ingen anledning att oroa sig för kompatibilitet.

SmartDraw är också ett redaktörsval och priset är närmare Visios. Online-versionen, kallad SmartDraw Cloud, kostar $ 179, 40 per år. SmartDraw har också en stationär app för Windows, och den finns i tre nivåer: $ 297 för Standard, $ 397 för Business och $ 2 995 (startpris) för Enterprise.

Det finns också andra diagramverktyg som kostar ännu mindre. Draw.io är helt gratis, och det erbjuder en ganska bra service. Två andra appar, Gliffy och Creately, har mycket låga priser. Gliffy erbjuder några servicenivåer, men dess billigaste kostar $ 14, 85 var tredje månad, vilket motsvarar cirka $ 3, 99 per månad eller $ 59 per år. Kostsamt kostar nästan samma sak. En online-prenumeration på Createlys webbapp använder $ 5 per månad eller $ 49 per år för en personlig plan. En nedladdningsbar skrivbordsversion av Creately kostar en engångsavgift på $ 75 för individer (kallas Desktop Personal) och är tillgänglig för Windows, OS X och Linux.

Komma igång

Att förvärva en kopia av Visio kan vara förvirrande, men det är inte så att komma igång med det när du startar appen. Den har en välkänd Microsoft Office-layout för att navigera i grundläggande menyer och alternativ. Din arbetsyta är i mitten med en menyfält med flikar (bandgränssnitt) längst upp. Till vänster är en panel som innehåller objekt. Det du hittar där ändras baserat på vilken typ av diagram du skapar eller redigerar. Fler alternativ visas till höger när de är relevanta, till exempel formateringsalternativ när vissa objekt väljs.

Mallar kan skapa eller bryta en schematapp, eftersom en enorm anledning till att diagrammappar är användbara i första hand beror på att de hjälper dig att göra flödesscheman, planritningar och andra bilder utan att behöva rita dem för hand som du skulle göra om du använder vektorprogramvara. Visio har dussintals mallar. Några exempel på de kategorier av mallar som du hittar är Business, Flowchart, Engineering, Network och Floorplan.

Inom någon av kategorierna finns många mer specifika mallar. Floorplan-gruppen har alternativ för en hemmaplan, platsplan, kontorslayout, riktning 3D-karta, elektrisk och telekomplan med mera. Fortsätt utforska så hittar du Gantt-diagram, brainstormningsdiagram och till och med mycket specifika diagram som rör SharePoint-användning.

Vissa av mallarna har innehåll i dem när du öppnar dem. När jag till exempel startade ett org-diagram kom det förbefolkat med en verkställande direktör, några chefer under den positionen och anställda under dem. Men andra mallar börjar med en tom duk och en lista över troliga former och objekt du använder från panelen till vänster.

Använda Visio

Det är väldigt enkelt att dra och släppa objekt, ändra storlek på dem, rotera dem, lägga till text, lägga till anslutande linjer för att visa relationer, och så vidare. Verktygen är enkla, men det finns många av dem, och gränssnittet kan säkert stå för att bli parat. Det är klumpigt på samma sätt som många Microsoft-programvaruprodukter är. Det finns så mycket förpackat i en app att wading genom menyer och alternativ kan bli tröttsamma. Adobe, ett annat företag som kämpade med att anpassa hundratals funktioner till en enda app, har haft en viss framgång med att skapa anpassade arbetsytor, så att beroende på vilken typ av arbete du gör, gränssnittet är anpassat till dina behov. Diagram-appar, inklusive Visio, tenderar att göra samma sak när det gäller att ge dig lämpliga objektval, men i fallet med Visio kan det fungera bra att också dela upp resten av gränssnittet, baserat på den mall du väljer.

Högerklicka på ett objekt eller grupp av objekt tar också upp relevanta verktyg. Du kan enkelt justera och distribuera objekt, gruppera och ta bort dem och göra andra ändringar, även om listan med alternativ ännu en gång är längre än den behöver vara.

Visio har några bekvämligheter, de flesta erbjuds också av tävlingen. Till exempel ritade jag en planlösning och ville gruppera några objekt. När jag slingade min markör runt de objekt jag ville, valde appen inte intelligent väggarna eller formen som representerar det allmänna golvutrymmet. Ett annat exempel är förmågan att snabbt omforma org-diagrammet som jag hade gjort till ett annat arrangemang, till exempel sida vid sida, vertikal eller horisontell. Det finns också stylingsalternativ, liksom det som visas i Microsoft PowerPoint, som ändrar färgschemat för hela diagrammet med ett klick. Om du arbetar med en touch-aktiverad Windows-maskin kan du också använda en pekpennan eller fingret för att arbeta med Visio.

Datadrivna filer

En av de största försäljningsställena för Visio är att du kan ansluta ett diagram till en datauppsättning från en annan Office-produkt och generera diagram baserade på data. Det liknar att skapa ett diagram i Excel baserat på data i andra celler. När du ändrar kärndata uppdateras diagrammet automatiskt.

Du kan skapa datadrivna diagram och diagram med data från några olika källor, till exempel Excel (måste vara värd på SharePoint) och Microsoft Access, och du kan skriva ut de sista diagrammen som webbritningar så att vem som helst kan se dem, även människor som inte har en kopia av Visio.

Stödda filtyper

När det gäller att arbeta med ett brett utbud av filtyper är Visio appen som du kan slå. Det har fler alternativ för att importera och exportera än någon annan schema-app på marknaden. Visio kan exportera till BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF och många fler format när du använder Spara som, snarare än Export, alternativet. PDF, AutoCAD-ritning, stencil VSS och mall VST är bara några exempel. Visio har också det starkaste stödet för de filtyper du kan importera: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF och WMF.

Att stödja alla dessa filtyper kan vara viktigt för ditt arbete om du ofta byter diagram med personer som använder andra verktyg, t.ex. AutoCAD.

Observera att Visio inte stöder import av format från konkurrerande diagrammappar, till exempel de egna filtyper som används av Editors 'Choice Lucidchart.

Samarbete och integration

Visio stöder en del samarbete, men det finns några krav du måste uppfylla för att få det att fungera. Samarbete stöds endast av Visio Professional 2016 och Visio Pro för Office 365 (inte Visio Standard 2016), vilket innebär att alla medarbetare först måste uppfylla alla krav som krävs för att få en av dessa appar. Då behöver alla som vill samarbeta antingen SharePoint eller ett Office 365-konto, förutom att ha Visio-programvaran.

Om du uppfyller kraven får du verktyg för samförfattare, kommentarer och kommentarer. Som med andra Office-produkter kan du också ställa in Skype för affärsintegration så att de uppfylls praktiskt av Skype medan du arbetar tillsammans.

För att uttrycka det mer konkret kan du fullt ut samarbeta med andra i Visio, men bara om alla har en fungerande kopia av Vision Professional eller Visio Pro redan installerat. Så det kan fungera för samarbete inom organisationen.

Hur delar du diagram med personer utanför organisationen eller de som inte har en kopia av Visio? Microsoft släppte Visio Online nyligen (det hade varit i beta sedan slutet av 2016), men det blir inte alltför upphetsat - namnet är lite missvisande. Om det du förväntar dig är, till exempel, en online-app som erbjuder samma funktioner som Windows-versionerna av Visio, är du besviken. Visio Online är mycket mer begränsat än så. Låt oss säga att jag skapar ett diagram och vill dela det med Susan, som inte har en kopia av Visio. Jag kan skicka henne en länk till en enda version av min fil som kommer att visas i hennes webbläsare. Susan kan se filen och lägga till kommentarer till den. Men hon kan inte redigera det. Hon skulle fortfarande behöva en lokalt installerad kopia av Visio för det.

Om Susan har en kopia av Visio, kan hon gå från att titta på online-versionen till att redigera diagrammet med bara ett klick eller två. Visio Online hittar filen för henne så att hon inte behöver söka efter den. Det är det - inte särskilt imponerande.

Om samarbete är viktigt för ditt arbete skulle jag rekommendera att du skrotar Visio och tittar på Lucidchart istället, eftersom det erbjuder realtidssamarbetsredigering, och du behöver inte hoppa igenom några bågar för att få det. Det fungerar enkelt och enkelt och det fungerar för alla servicenivåer. Det enda varningsordet är att begränsningarna för olika kontotyper fortfarande gäller vid samarbete. Om till exempel någon med ett Team-prenumeration inbjuder en gratis kontoinnehavare att samarbeta på ett diagram, kan den fria användaren bara redigera filen om den har färre än 60 objekt på den och om den inte innehåller några objekt som är begränsade till betalande användare.

Bättre för större företag

Visio är en onekligen kraftfull app med massor av funktioner. Det är också svårt att komma igång med, dyra, och det fungerar bara på Windows-datorer. Dessutom kan du inte samarbeta med icke-Visio-användare genom att skicka dem en länk till ett diagram och låta dem logga in på en webbapp. Det finns andra schemaprogram som är lättare att få, kosta mindre och göra vad de flesta behöver för dem att göra.

Visio är programvara av hög kvalitet, men det passar förmodligen bäst för stora organisationer med IT-administratörer som ansvarar för inköp och installation. Trots Visios kraft kan småföretagare hitta andra val mer attraktiva. Redaktörens val Lucidchart och Smartdraw i synnerhet är mycket lättare att komma igång med och använda.