Skokartad recension och betyg

De flesta av de mobila skanningsapplikationerna som vi utvärderade i denna roundup tjänar en annan roll. Shoeboxed (som börjar på en kostnadsfri prissättning) fokuserar främst på att hjälpa småföretagare att hantera kvitton och visitkort. Andra dokument får sekundär uppmärksamhet. Det är inte att säga att Shoeboxed anser att dessa är obetydliga, men de behandlas märkbart mindre brådskande. För många företag är det helt bra; men om du letar efter ett större utbud av skanningsfunktioner vill du titta på våra vinnar för Editors Choice Abbyy FineScanner och Evernote Scannable.

Du kan komma igång med Shoeboxed gratis, men om du är intresserad av optisk karaktärigenkänning (OCR) är den gratis "DIY" -versionen mer en "Är det här rätt för mig?" rättegång; den bearbetar bara fem dokument och ett kvitto per månad. Du kan samla in så många dokument du vill, men med DIY-versionen måste du transkribera informationen från bilden själv (t.ex. att skriva in kvittobeloppet, leverantören, kategorin och så vidare).

Realistiskt skulle du börja med en av priserna för startnivåpriser, till exempel en enanvändarplan ($ 9, 95 per månad) som låter dig skanna 50 dokument och e-kvitton per månad. För $ 29, 95 per månad kan två användare lägga till 150 dokument och få Intuit QuickBooks Online-integration; En plan på 99, 95 USD per månad stöder 1 000 dokument och mer än 10 användare.

Allt är ett kvitto, såvida det inte är

Shoeboxed (som du kan köra på Android eller iOS) ställer in alla dess funktioner för små och medelstora företag (SMB) som vill hantera den fladderande samlingen av papperskvitton, visitkort och andra flyktiga transaktioner som kryper till botten av en reseryggsäck. Shoeboxed kan pressas in i tjänst som en dedicerad, men begränsad, dokumenthanteringslösning, men dess styrkor ligger någon annanstans. Om ditt primära behov är att bearbeta pappersbuntar, är någon av våra redaktörsval bättre alternativ, där FineScanner kanske håller en liten kant över Evernote om det finns mycket stora pappersbuntar.

Shoeboxed lyser emellertid när du använder den som avsedd, vilka menor som fångar in kvitton och spårning av utgifter och i mindre grad fångar information från visitkort. Som standard antar Shoeboxed att alla dokument du fotograferar är ett transaktionskvitto; Om du vill behandla det annorlunda måste du medvetet ändra dokumenttypen till "visitkort" eller "annat."

Ingen fråga: Shoeboxed gör ett utmärkt jobb med att fånga kvitton, med flera sätt att samla bilder och data. Du kan skicka kvitton till ett dedicerat e-post-ID, importera befintliga bilder från ett fotoalbum, instruera Shoeboxed att automatiskt importera kvitton från ett Gmail-konto, använda ett webbläsartillägg för att klippa ett kvitto på en webbsida, ladda upp en fil från ditt Gmail-konto skrivbordet, eller skicka företaget ett porto-betalt kuvert fullt av pappersrester (låta dem ta över tedium). Shoeboxed har också GPS-aktiverade mobilfunktioner för att spåra körsträcka för kostnadsrapporteringsändamål. Men eftersom denna recension handlar om Shoeboxed som en mobil skanner, är det här jag uppmärksammade mig.

Mobilappen hjälper dig att fotografera ett dokument och tagga det för senare behandling, till exempel "återbetalningsbart" eller en skattekategori ("måltider" eller "flygbiljett"). Android- och iPhone-appen har något olika användargränssnitt; Android-appen antar att allt är ett kvitto, medan iPhone-appen ber dig att identifiera om bilden är ett kvitto eller visitkort. I båda fallen lägger du (valfritt) till kategorier och en anteckning ("klientlunch") när du anger kvittot eller senare.

Noggrannheten i den extraherade texten är extremt hög eftersom den övervakas av människor. När du skickar in ett kvitto eller visitkort till Shoeboxed för bearbetning genomgår det datautdrag och verifieras sedan av faktiska personer. Företaget säger att behandling kan ta upp till 24 timmar men är vanligtvis mycket snabbare; medan jag fann nästa dag påstås vara korrekt under min testning.

Så om du är otålig kan det vara ett problem, men slutresultaten är utmärkta. Eftersom varje textanalys räknas mot planens månatliga användningsgräns, kanske du inte vill betala för det på varje dokument. I alla fall ger Shoeboxed dig möjligheten att manuellt ange data, vilket är tillräckligt för många småföretagens behov. De flesta små och medelstora företag vill bara spåra hur mycket som spenderades i batterilageret och lägga den i en skatteskopa med "kontorsmaterial" utan att känna sig tvungen att registrera vilket kreditkort som användes även om det är tryckt på kvittot.

Datahantering i en webbapplikation

Oavsett vilka bilder eller data du anger, på vilket sätt som helst, allt lagras i ett centralt arkiv i Shoeboxed-webbappen, där data och bilder är organiserade, kategoriserade och sökbara.

En instrumentpanel organiserar dokument som kvitton, visitkort och annat med en bra förhandsvisning som visar dokumentets textbeskrivning (det vill säga allt du har skrivit in eller företaget bearbetat) och tillhörande bild. Det är lätt att se vad som väntar på manuell eller automatisk textbehandling och att markera enskilda objekt för "Jag ska bara göra det själv." Medan du kan skriva in text för hand i mobilappen är det säkert snabbare att göra det med ett riktigt tangentbord och bildskärm, till exempel för att zooma in i bilden för att räkna ut någons arcane stavning eller mutter om konstiga visitkort typsnitt.

Du kan exportera visitkort till Google-kontakter, som ett Evernote-arkiv eller som en CSV-fil (och därmed importera till LinkedIn, andra kontakthanterare eller till och med fullständiga plattformar för kundrelationshantering (CRM), till exempel Salesforce).

Allt kan laddas ner som en PDF, vilket är det troliga ödet för de flesta av de skanningar du tar som "andra" dokument. Inget av de "andra" dokumenten som jag skickade till Shoeboxed för OCR kom tillbaka med någon text bifogad utöver en textetikett (i fallet med tvåsidiga boktexter var det titeln "50 Foods" - inte en enda rad med boktext). I alla fall är "Andra" dokumenten inte organiserade på något sätt förutom med din egen taggning.

Men kom igen, kom ihåg att Shoeboxed är specifikt inställd för spårning av kostnader. Det är extremt enkelt att kategorisera och tagga kvitton, skapa rapporter (t.ex. alla resekostnader för den här månaden) och att visualisera vart pengarna går. Shoeboxed har också gott om partnerskap med andra SaaS-appar (Software-as-a-Service), som att ansluta direkt till ett Xero-konto med konton eller arkivera dokument till Evernote när Shoeboxed bearbetar dem.

Det är tydligt att Shoeboxed är bra på att göra vad den säger att den gör - hjälper dig att samla in kvitton och spåra utgifter - och allt annat som det åstadkommer är ett trevligt extra. Be det inte göra mer än det lovar, och du borde ha det bra.