10 Wrike pro-tips för master multitasker

Wrike är bland de bästa alternativen för ett företag som behöver snurra upp en projektledningsplattform snabbt. Administratörer och teamledare som hanterar team, uppgifter och projekt är multitaskare av naturen och Wrike utmärker sig för att hjälpa dem att jonglera all den informationen samtidigt som uppgifterna är organiserade och projektets arbetsflöden rörliga. Följande är 10 funktioner, verktyg och dolda Wrike-trick för att göra hanteringen av flera projekt så transparent och stressfri som möjligt.

1. Anpassade arbetsflöden

En av Wrikes största funktionstillsatser under 2015 var anpassade arbetsflöden, vilket tillåter kontoadministratörer att ändra standardarbetsflöden för att byta namn på eller avvisa statusstatus och skapa ytterligare arbetsflöden för specifika team. Dessa anpassade arbetsflöden ger mer kontextuell mening för specifika mappar, projekt och team, särskilt när de tappas i en instrumentpanel uppdelad i olika steg. För en projektadministratör eller teamledare, speciellt att se arbetsflöden uppdelade i kolumner som Godkänd, Pågående, Granskning etc. gör det enklare att överblicka och hantera processen när du flikar mellan flera mappar och uppgifter.

Själva anpassade arbetsflöden är färgkoordinerade i steg som med vanliga arbetsflöden, nedbrytning av aktiva, avbrutna, färdiga eller pågående uppgifter inom ett arbetsflöde. Samtidigt kan du lägga till anpassade arbetsflöden som sitter parallellt i instrumentpanelen som visar de specifika tillhörande stadierna i design-, utvecklings- eller marknadsföringsteam, till exempel med färdigprocent i ett annat arbetsflöde bredvid. Om ditt företag sprang efter ett Wrike Enterprise-konto kan du dra nytta av de anpassade arbetsflöden som hanteras från din centrala instrumentpanel.

2. Mappar, mappar och fler mappar

Mappar är utan tvekan Wrikes mest allestädes närvarande organisationsverktyg. Plattformen har olika typer av mappar för allt, var och en med en annan uppsättning behörigheter och anpassningsbara mönster för att skapa ett intuitivt filhanteringsprojekt för projekthantering. Först är det viktigt att packa informationsavsnittet i varje mapp med så många detaljer som möjligt om projektmål, teammedlemmar, teamkontaktinformation och framsteg i olika uppgifter. Wrike designer mappar som enkelt kan överföras från team till team, och ju mer information du lägger ut på omslaget, desto mindre grävning kommer nästa användare att göra.

När det gäller själva mapparna kan du dela upp dem i olika typer för specifika användningsfall. För att spara tid på uppgiftshantering kan en organisation skapa en sprintmapp där team släpper olika uppgifter för att hålla alla uppdaterade om projektets framsteg. För formmeddelanden kan ett supportteam skapa en mallmapp för att dra konsekventa svar under kundinteraktion. Det finns också privata mappar för känsliga problem med mänskliga resurser (HR) eller helt enkelt en mapp som är inställd på "Bara för dig" -behörigheter att använda som ett granulärt organisatoriskt verktyg. Slutligen kan team använda undermappar för att dela projektinformation utanför Wrike över specifika datumintervall, exporterade som ett Gantt-diagram eller Microsoft Excel-fil.

3. Realtidsrapporter

En annan nyare funktion är Wrike Reports, som automatiskt genererar en realitetsrapport i realtid om projektstatus och framsteg, med en klickfunktion från Wrike-instrumentpanelen. På fliken Rapporter kan en projektadministratör eller teamledare välja specifika projekt eller uppgifter, bestämma från vilka lag att dra data, lägga till filter (som projektägare, status eller start / slut / skapande datum) och generera antingen en stapel eller tabellgrafik. Sådana rapporter är användbara för dagliga eller veckovisa framstegsuppdateringar, men kan också skräddarsys för att visa statistik som gruppaktivitet och prestanda. Datavisualiseringarna är inte snygga men de kan skapas snabbt med hjälp av de mest relevanta uppgifterna.

4. Tagga allt

Fel användare kan skapa obegränsade taggar för mappar och uppgifter; de fungerar på samma sätt som den snabba taggningen som finns i samarbetsverktyg som Evernote Business genom att taggarna inte bara fungerar som organisationsverktyg utan att associera olika projektelement och dokument tillsammans. Du kan tagga en uppgift med flera relevanta mappar helt enkelt genom att dra och släppa den i mapparna, märka uppgiften som associerad med varje mapp utan att kopiera den. Wrike håller reda på alla de ändrade taggarna som är associerade med en uppgift, så detta hjälper också till att kartlägga uppgifternas status över tid, på olika projekt och team som den är kopplad till.

5. Sortera genom uppgiftslogg

Uppgiftssortering är en naturlig del av att hantera projektarbetsflöden, men när du prioriterar är det lätt att låta för många uppgifter glida in i ett Backlog-avsnitt och ta mer och mer av din Wrike-tidslinje. Så inom en mapp listas uppgifterna antingen kronologiskt eller efter vilken anpassad ordning du har sorterat dem. Med Wrike kan du sortera uppgifter efter prioritet, datum, status och titel. För att tvinga ditt team att ta itu med en backloggad uppgift, ställ in en mapp till prioritet och dra och släpp sedan de bakåtloggade uppgifterna i den ordning du vill kontrollera dem. Sortering efter prioritering åsidosätter datum, status eller titel och håller de bakåtloggade uppgifterna framför och mitt tills du kontrollerar dem från högen.

6. Integrera och automatisera

Wrike lägger kontinuerligt till nya integrationer i olika SaaS-applikationer (Software-as-a-Service) inklusive Googles och Microsofts kontorssviter, olika molnlagringstjänster, marknadsförings- och helpdeskplattformar, onlineundersökningsverktyg (som SurveyMonkey) och samarbetsapplikationer (som Slack och Atlassian HipChat).

Dessa är alla användbara sätt att slå samman fler av dina överlappande affärsprocesser på ett ställe, men dessa integrationer kan vara särskilt användbara för att automatisera några av de manuella aspekterna av att hantera projekt och uppgifter. Wrike integreras med både formautomationstjänsten Wufoo och det automatiserade åtgärdsverktyget Zapier, vilket låter användare automatisera återkommande projektposter med projektbegäranden som tränger in i Wufoos automatiskt befolkningsformulär (utförs av Zapier i nya projekt utan att manuellt vidarebefordra projektbegäranden eller fylla i nya projekt- och uppgiftsposter)).

7. Höja mallarna och widgetarna

Wufoo / Zapier-integrationen är utmärkt för att automatisera återkommande arbetsflöden, men också Wrikes anpassade mallar. För att skapa en anpassad mall ur ett befintligt projekt eller en uppgift, högerklicka på den uppgiften i en mapp och duplicera den med en ny titel. Det låter dig också kopiera beskrivningarna och anteckningarna som du har inkluderat tillsammans med uppgiften eller projektet, och till och med kan du kopiera över samma användare om det är ett specifikt team som kommer att återanvända mallen. Du borde aldrig behöva skapa ett projekt eller en uppgift manuellt. Du kan också skapa en mall baserad på flera uppgifter genom att ställa in de specifika uppgifterna till en "uppskjuten" status och upprepa dupliceringsprocessen. Mallar är ett av områdena som Wrike verkligen lyser, vilket ger det en uppdragsgivare och produktivitet i förhållande till liknande projektledningslösningar som Basecamp.

Widgets är ett annat sätt Wrike hjälper dig att spara tid. Det finns förbyggda widgets som tilldelats till mig och på grund av idag / denna vecka, men funktionen är mer värdefull när du skapar anpassade widgetar för att övervaka specifika projekt, uppgifter eller teammedlemmar. Högerklicka på objektet i ett projekt eller en aktivitetsmapp och välj Lägg till i instrumentpanelen för att skapa en enkel widget för att dra och släppa till instrumentpanelen som du vill.

8. Gå utöver enkel sökning

Wrikes grundläggande sökordssökning är snabb och användbar för att hitta en uppgift eller ett projekt som innehåller vissa ord, men plattformens avancerade sökfunktion ger dig en mycket kraftfullare motor att söka inom specifika fält för att hitta nyckelord i en kommentar, beskrivning eller titel. Avancerad sökning kan också hjälpa dig att hitta bilagor genom att låta dig söka filnamn. Det finns ingen speciell knapp eller alternativ för avancerad sökning; du börjar helt enkelt skriva i huvudsökfältet (eller sökfältet i en specifik mapp) och använda citattecken för att ange ett fält, ord eller projekt att utelämna. Du kan också ange ytterligare parametrar som att lägga till en "@me" -tagg för att hitta sökresultat där du har nämnts med namn.

9. Gör e-post användbar igen

Wrikes e-postintegrationer gör det enkelt att skapa och redigera uppgifter från Gmail eller Microsoft Outlook på både stationär och mobil, så att du kan förvandla e-postmeddelanden till åtgärdsobjekt och tilldela dem direkt till teammedlemmar. Genom dessa integrationer kan du också se Wrike @mention-aviseringar i din inkorg, lägga till e-postmeddelanden direkt i Wrike-mappar och svara på kommentarer direkt från e-post.

På mobilen erbjuder Wrike Android- och iOS-apparna också en ny smart inkorgsfunktion för att skanna, sortera och arkivera meddelanden med snabba swipes, tillsammans med möjligheten att tillfälligt dölja enskilda eller gruppmeddelanden i olika paket, för att konsolidera vad som tidigare var Wrikes aktivitet Stream & Notification Center. Liksom med Googles nya Inbox-applikation är det ett sätt att minska röran och göra e-post till en plattform som användarna faktiskt kan få saker att göra (snarare än att ständigt söka igenom och rensa det).

10. Vänd din smartphone till ett projektkommandocenter

Tillsammans med den nya smarta inkorgen kan Wrikes mobila applikationer för Android och iOS göra nästan allt webbapplikationen kan. Wrike-applikationerna inkluderar en enda uppgiftsvy med datum- och tilldelningsfunktioner, snabb skapande av uppgifter och svepåtgärder och (i Android-applikationen) en dubbelvy för surfplattor. Projektledare och team ska inte känna sig begränsade av en tänkesätt på nätet 2016. Mycket av tiden är det lättare att öppna mobilapplikationen i farten, kolla in en uppgift och gå vidare med dagen.