Bli organiserad: 11 tips för att hantera e-post mer effektivt

E-post kan få oss att känna att vi kämpar för att hålla huvudet ovanför vattnet. Är dina inkorgssidor långa? Börjar du varje dag med att läsa e-post, och tänker att du kommer att svara på de viktigaste meddelandena, bara för att slå upp och inse att en timme har gått och du har gjort någonting hittills? Har du slut på plats för din e-post med några dagar? Känns e-post som en produktivitetsmultiplikator eller en produktivitetsdödare?

Det tar bara några enkla knep för att bli mer effektiva att hantera e-post så att du inte känner dig tyngd av det. Vissa av dessa tips förlitar sig på funktioner som finns i de flesta e-postprogram, men andra är sätt att ändra dina egna vanor så att de lilla vardagliga interaktioner du har med e-post hjälper dig att hålla reda på hur du hanterar det.

Tänk på det som att rengöra tänderna. Det finns skillnad mellan daglig tandhygien och att gå till en tandläkare, men du måste göra båda. Du bör borsta två gånger om dagen och tandtråd en gång om dagen, och dessa vanor är oerhört viktiga för att ha friska tänder. Var sjätte månad bör du också besöka en tandläkare för en mer grundlig rengöring, röntgenstrålar och annan förebyggande vård. Daglig hygien förhindrar större problem från att byggas upp. Besök hos tandläkaren hjälper dig att fånga och korrigera spirande problem innan de går ur kontroll.

Naturligtvis, även med tänder, kan saker gå fel. En olycka kan slå ut dem eller dina gener kan påverka dem, precis som ett nytt projekt eller förändring av jobbläget plötsligt kan orsaka en explosion av e-post. Hur som helst betyder det inte att du bör sluta med tandtråd eller träffa en tandläkare regelbundet - eller städa upp din e-post varje dag. Om du har ett oväntat problem måste du fortfarande följa goda vanor för att hålla allt i kontroll.

När du ändrar hur du interagerar med e-post på kort sikt - när och hur du kontrollerar det, hur ofta du tar bort meddelanden och så vidare - gör det ditt liv enklare på lång sikt.

Här är några topptips för att göra e-post mindre belastande. Låt mig varna dig för att dessa tips är förankrade i sunt förnuft och inte tillhandahåller en magisk kula, vilket innebär att de inte blåser ditt sinne eller blir en sensation över en natt. Men varken kommer att trossa.

1. Radera först

Det första du ska göra när du öppnar din inkorg är att skanna för att se vad du kan ta bort. Titta på ämnesraden och avsändaren. Är det skräp? Är det ett reklammeddelande som du aldrig kommer att läsa? Är det ett meddelande från din medarbetare som säger i ämnesraden att de är ute i dag, och det finns nästan ingen chans att ytterligare information i e-postadressen kommer att vara relevant för dig? Om så är fallet, släng det ut.

Alla meddelanden som du identifierar som obetydliga bör väljas och flyttas till papperskorgen i bulk. Om du inte har bråttom på en viss morgon kan du till och med försöka identifiera en eller två vanliga e-postmeddelanden att avsluta prenumerationen på.

Varför är det viktigt att göra detta steg först? När du raderar irrelevanta meddelanden omedelbart gör du det enklare att se de återstående meddelandena. När du kan se de återstående meddelandena kan du snabbt triaga de viktiga meddelandena. Om du kan identifiera till och med fem eller tio procent av ditt dagliga inkommande e-post som "mycket troligt inte kräver åtgärder" så att du kan ta bort det snabbt kommer du att vara i mycket bättre form för att starta dagen produktivt.

2. Använd mer än en e-postadress

Jag kan inte tåla marknadsföringsmeddelanden eller leveransbekräftelser, mycket mindre påminnelser från min bank om att betala min kreditkortsräkning när den redan är klar för automatisk betalning. (Grr.) Alla dessa meddelanden skulle ringa min inkorg och göra det svårare att upptäcka viktiga e-postmeddelanden, förutom att jag har en strategi för att hantera dem.

Jag använder en separat e-postadress för alla dessa meddelanden av låg vikt.

Det finns några sätt att göra det på. Du kan ställa in ett nytt e-postkonto helt för detta ändamål, så gör jag det, eller så kan du skapa en aliasadress med ditt nuvarande konto. De flesta e-postleverantörer låter dig göra det. Sedan skapar du en regel eller filter i ditt e-postkonto så att alla meddelanden som skickas till aliaset hoppar över inkorgen och går in i en annan mapp. Kalla det Inbox 2 eller Low Importance eller vad du vill.

En fördel med att använda en separat e-postadress för detta ändamål är att du behåller denna inte-helt skräppost, ibland kallad grå post, separat från din viktiga post. Om ett företag säljer din e-postadress till en annan distributionslista kommer inte heller några nya och oönskade marknadsföringsmeddelanden att hamna i din primära inkorg. En tredje fördel är att du inte distraheras av dessa meddelanden med tanke på att du måste logga in i ett annat e-postprogram eller navigera till en annan inkorg för att komma åt dem.

3. Skriv kort

När du skriver e-post, säg vad du menar, var tydlig och var kortfattad. Varför? Att skriva kort hjälper de som läser ditt meddelande att ta sig till punkten och bearbeta sin e-post mer effektivt. De kan ta upp din ton och svara naturligt, vilket kommer att göra livet lättare för dig.

Vissa situationer kräver fullständiga meningar och formellt språk, men fragment kan vara extremt effektiva i e-post. Använd dem när det är vettigt. Grammatikpolisen kommer inte att följa dig. Visst, ibland måste du vara mycket detaljerad och dra nytta av pappersspår-aspekten av e-post - det finns ett register över allt. Generellt sett är det dock standard på ett kortfattat, tydligt och okomplicerat språk.

Inte alla är skickliga på korthet och det kan komma ut som kurt. För att undvika att låta ovänliga kan du lägga till en emoji eller utropstecken. Eller helt enkelt låta folk veta att du försöker vara kortfattad i e-post och att de inte borde ta det personligen.

4. Använd grupper eller distributionslistor

Om du skickar ett meddelande till samma grupp människor upprepade gånger ställer du in ett grupp- eller e-postalias. I Outlook kallas det en distributionslista. I Gmail, gå till Kontakter (contacts.google.com), välj de personer du vill lägga till i en grupp och klicka på etikettikonen. Ge din grupp ett namn. När det har sparats kan du skriva det namnet för att automatiskt skriva ett meddelande till alla i gruppen.

Att använda grupper sparar inte bara tid genom att eliminera behovet av att skriva varje persons namn när du skickar en grupp, utan ger dig också möjlighet att ta bort taktik, vilket jag förklarar lite senare.

5. Skapa mallar eller konserverade svar

Om det finns ett meddelande som du skickar om och om igen, skriv inte det från början varje gång. Återanvänd det du redan har skrivit genom att skapa en mall eller ett konserverat svar, som Gmail kallar det.

Några exempel på meddelanden som människor skickar ofta följer:

• Tack för att du når ut, men jag är inte intresserad,
• Bekräftar kvittot. Tack och låt mig veta om du behöver något annat från mitt slut, och
• Det låter som ett jobb för vår juridiska avdelning. Den bästa kontaktpunkten är…

När du har satt upp några mallar kan du svara på meddelanden som normalt tar onödiga tid utan att ens tänka mycket på det och låta dig gå vidare med viktigare arbete.

6. Återanvänd ämneslinjer

Återanvända skickade meddelanden via mallar och konserverade svar ökar din effektivitet genom att minimera skrivandet. Återanvända ämnesrader gör att du lättare och snabbare kan ta bort eller arkivera gamla meddelanden. Jag förklarar hur nästa.

7. Sortera för att ta bort

Datagränser kan smyga upp på vem som helst, även högt organiserade människor. Sättet att frigöra lite utrymme är att ta bort meddelanden du inte behöver i stort. Detta är den typ av jobb som du kan tänka dig att likna att gå till tandläkaren. Du behöver inte göra det varje dag, men att göra det regelbundet och regelbundet hjälper till att förhindra större problem. Jag tycker att tre metoder för borttagning är särskilt användbara.

Sortera först din skickade e- post efter filstorlek eller bilaga och kasta bort de största som du inte behöver. Anledningen till att jag fokuserar på skickade meddelanden är att om jag skickade en bilaga finns det en god chans att jag äger filen och därför har jag en annan kopia sparat någon annanstans.

Den andra metoden är att sortera skickat e-postmeddelande efter ämnesrad och leta efter meddelanden som du skickar regelbundet. Om du skickar ett veckomeddelande med ämnesraden "Kylskåpstängning klockan 16 idag", kan du snabbt se, välja och radera dem samtidigt.

För det tredje, sortera dina meddelanden efter mottagare. Du har förmodligen några kollegor, vänner eller grupper av personer som du skickar e-post ofta. Det är troligt att många av de meddelanden som skickas mellan dig och dem inte är särskilt viktiga. Om du aldrig behöver dem igen, välj flera meddelanden samtidigt och radera dem massor.

8. Stäng av aviseringar, stäng e-post till fokus

Att få en varning på skärmen om varje inkommande meddelande är oerhört störande och distraherande. Jag skulle gissa att den överväldigande majoriteten av arbetarna skulle ha det bättre med e-postvarningar helt avaktiverade. Det hjälper bara i sällsynta fall. Så stäng av dina aviseringar.

På liknande sätt stänger du din e-postapplikation eller dess webbläsarflik när du behöver göra mycket fokuserat arbete i minst 30 minuter. Det smärts mig att skriva det tipset, att veta att nästan ingen kommer att följa det. Mycket få människor gör det faktiskt, men jag önskar att jag kunde övertyga fler att prova. Föreställ dig hur mycket lättare det kommer att vara att hitta ditt flöde när du inte blir distraherad via e-post.

Tänk tillbaka på förra gången du arbetade offline, oavsett om det var på ett flygplan utan Wi-Fi eller när ditt internet var nere. Eller kanske har du arbetat från en tidszon där du inte har många andra kollegor och därför inte haft några e-postavbrott under en lång sträcka av din dag. Genom att stänga e-post, kommer du nära att replikera den upplevelsen av att inte bli avbruten, samtidigt som du kan komma åt annan onlineinformation efter behov.

9. Co-opt Auto Replies

Med anknytning till föregående tips, låt oss säga att du inte kommer att stänga ditt e-postfönster eftersom du är orolig att någon kommer att försöka kontakta dig med ett brådskande ärende och du kommer att sakna det. Lösningen? Ställ in ett kontorsmeddelande eller autosvarmeddelande som säger "Om detta är en mycket angelägen fråga, vänligen sms / ring / meddela mig på…" och ge ditt telefonnummer, slackt handtag eller önskad linje med kommunikation.

10. Radera! Eller arkivera post i mappar

Ett omedelbart e-postmeddelande är ofta en bra avsikt som har uppnåtts. Vet när du ska släppa. Häng inte på meddelanden om du troligen aldrig kommer att göra något med dem. Att lämna obetydliga meddelanden i din inkorg är mycket oproduktivt, distraherande och påminner dig bara om vad du vill göra i en perfekt värld, men inte kan.

De gynnar inte dig genom att vara i din inkorg.

Om det verkar allvarligt att ta bort meddelanden, flytta dem till en ny mapp istället. Ring den mappen Vänta eller goda avsikter. Det viktiga är att få dem ur din inkorg. Vänta några månader. Se hur många du någonsin har grävt upp eller svarat på. Om svaret är noll, kanske överväg att ta bort dem i första hand.

11. Töm papperskorgen med jämna mellanrum

Töm papperskorgen med jämna mellanrum. Att ta bort papperskorgen rensar utrymmet. De flesta e-postprogram, inklusive Outlook, har en inställning för att automatiskt dumpa papperskorgen när du lämnar appen. Om du aldrig kommer ihåg att dumpa papperskorgen rekommenderar jag att du aktiverar den funktionen.

De flesta behöver förmodligen inte tömma papperskorgen mer än en gång i månaden eller en gång per kvartal. Det finns en fara i att ta bort papperskorgen för ofta, eftersom papperskorgen är där du räddar e-postmeddelanden som du trodde att du inte behövde, men det visar sig att du gör det. Jag har räddat många meddelanden från papperskorgen, vanligtvis samma dag som jag placerade det där.

Hur man drar i nödsladden

Nu, om du är desperat efter en ren skiffer med din inkorg, här är ett sista trick du kan prova:

1. Skapa en ny mapp. Namnge den gamla inkorgen eller posten före juli 2019 (eller aktuell månad och år).

2. Välj allt i din inkorg. Flytta allt till den nya mappen.

• 38 Gmail-tips som hjälper dig att erövra e-post 38 Gmail-tips som hjälper dig att erövra e-post
• The Push for Zero Email The Push for Zero Email
• 4 sätt att bekämpa överbelastning via e-post på kontoret 4 sätt att bekämpa överbelastning via e-post på kontoret

Voilà. Du är i inkorgen noll, och du behövde inte ens slänga ut ett enda meddelande.

Ingen förväntar dig att granska en kaotisk inkorg över en natt. Anpassa några positiva vanor lite efter lite. Gör några av de periodiska åtgärderna, till exempel att tömma papperskorgen eller radera bort skickat e-post, så att du känner att du gör framsteg.