5 Saker att tänka på när du väljer programvara för tidsspårning

Om ditt företag letar efter en tidsspårningslösning som kan hjälpa det bättre att övervaka hur mycket tid anställda spenderar på specifika uppgifter, kommer du gärna att höra att det finns dussintals lösningar som kan hjälpa dig. Tyvärr, eftersom det finns så många tjänster, kan det vara svårt att hitta rätt verktyg. Faktorer som PM-funktionalitet (PM), övervakning av anställda, anpassning och naturligtvis pris är överväganden som har lika och intensiv utredning.

, kommer vi att dela upp de viktigaste sakerna att tänka på när du väljer program för tidsspårning. Vi förklarar varje faktor i detalj och vi berättar vad du bör leta efter för att fatta rätt beslut. Lycklig jakt!

1 1. PM vs. Pure Play

Programvara för tidsspårning finns i två distinkta smaker. Du kan köpa verktyg som är små delar av övergripande PM-sviter eller så kan du köpa programvara som gör lite mer än att registrera, spåra och hjälpa till att betala ut för arbetad tid. PM-verktyg är perfekta för professionella tjänsteföretag som vill göra saker som molnbaserad fildelning, delegering av uppgifter, projektanalys, kostnadsrapportering, budgetprognoser, fakturering, betalningar, spårning av fakturerbara timmar och framskrivningar för framtida personalbehov. Medelstora för stora företag brukar använda dessa verktyg mer än småföretag och oberoende entreprenörer gör. I den här kategorin hittar du verktyg som Mavenlink, Wrike och Zoho Projects - som var och en representerar det bästa av PM-marknaden med inbyggd tidsspårning av kvalitet.

För frilansare och företag som är mer beslutsamma att hålla reda på vem som arbetade och när, finns det en annan kategori av tidspårningsprogramvara som förmodligen är mer vettig. I den här klassen hittar du programvara som Hubstaff och våra redaktörsval-verktyg TS-ark. Dessa verktyg gör lite mer än att du kan lägga till och spåra tid, redigera redan inloggad tid, rapportera om arbetad tid och övervaka en personal av arbetare. Båda verktygen utför dessa uppgifter exceptionellt bra. Tyvärr ger inte spårningsverktyg för speltid dig den PM-funktionalitet som du hittar i den senare kategorin. Detta innebär att större företag som behöver PM-verktyg måste gå med ett tredjepartsverktyg om de väljer en tidsspårning av rent spel.



2 2. Pris och planer

Ren spårningstidsspårningslösningar är billigare än tidspårningslösningar bundna till PM-sviter. TS-ark börjar med en gratis plan inriktad på en användare. Denna plan är idealisk för frilansare som behöver spåra tid när de arbetar med projekt. TSheets har också en plan för upp till 99 användare som kostar $ 4 per användare per månad, med en $ 16 basavgift per månad. Hubstaff börjar med en grundläggande $ 5-månadersplan som ger dig tillgång till enkla tidsspårningsverktyg, en anställds betalningsscheman, 24/7 support och användarinställningar som kan hanteras på en anställd-för-anställd-basis. Hubstaff erbjuder också en $ 9-per-månad-per-användare Premium-plan, som innehåller allt du hittar i Grundplanen, men du kommer också att få tillgång till Hubstaffs applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) och ett grundläggande schemaläggningsverktyg.

Eftersom du får så mycket mer funktionalitet från PM-fokuserade verktyg, borde det inte vara någon överraskning att du kommer att betala mer. Den billigaste planen från Mavenlink som inkluderar tidspårning kostar $ 39 per användare per månad. Zohos billigaste tidsspårningsplan kostar 25 USD per månad för ett obegränsat antal användare men bara 20 projekt. Wrikes billigaste tidsspårningsplan kostar 24, 80 dollar per användare per månad.



3 3. Övervakning av anställda

Vissa lösningar går utöver att se till att anställda arbetar var och när de säger att de är. Vissa verktyg, som Hubstaff, registrerar skärmdumpar medan de anställda är på klockan och skickar sedan dessa skärmdumpar till cheferna innan de anställda kan krediteras att de har genomfört en skift. Dessa verktyg kan också spela in en logg över aktivitetsvolymer för tangentbord och mus under skift. De flesta av de verktyg som vi testade låter dig övervaka anställdas rörelser via GPS-spårning när de använder verktygets mobilappar, och vissa låter dig kräva att användare klickar på en selfie när de kommer eller lämnar platser.

Om du behöver denna nivå (skumma) övervakning, kommer ditt fält att vara smalt. Inte varje gång spårningsverktyget erbjuder detta som en inbyggd funktion och PM-baserade verktyg tenderar inte att erbjuda den här funktionen alls. Se till att fråga varje leverantör om de erbjuder detta innan du börjar testa produkter.



4 4. Anpassade fält

De flesta verktyg är helt baserade på spårningstid. Vissa verktyg låter dig dock ta del av ytterligare datamängder för företag och individer som kan vara mer fokuserade på produktion snarare än varaktighet. Detta är särskilt användbart för konstruktion, transport och tillverkningstjänster som är lika benägna att mäta på strukturer som skapats, reststräckor och artiklar som produceras som de arbetade timmar. Med TSheets kan du till exempel bygga sex helt anpassningsbara fält som kan läggas till som en förfrågan för varje utklockning. Om du driver ett byggföretag kan du få frågan: "Var det en incident? Ja eller Nej." Om arbetarna inte svarar kan de inte klocka ut. Eller så kan du fråga lastbilsföretag hur många kilometer de just körde. Dessa fält kommer sedan att dras in i rapporter för att ge dig en mer dimensionell bild av hur arbetet utförs, hur produktiva team är och all annan relevant arbetsplatsdata som du kan behöva för att skapa en fullständig bild av en arbetsdag eller skift.

Även om Wrike inte ger dig samma avancerade spårning som TS-ark, kommer du fortfarande att kunna samla in viktiga data från anställda i början och slutet av skift. Med Wrike kan du lägga till anpassade fält i aktivitetsfönstret så att när du går över dina rapporter kan du se saker som "fakturerbarhet", jobbolyckor, körsträcka osv. Tyvärr dyker dessa element upp i din övergripande uppgiftsvy från PM-konsolen men data visas inte i dina tidsinmatningsrapporter.

Om ditt företag är mer benäget att mäta produktion än arbetstid, kan en lösning med anpassade fält vara bättre för dig. Se till att fråga din leverantör vilken anpassning de erbjuder samt hur dessa anpassningar faktorerar i rapporter.



5 5. Integrationer och tillägg

Den största fördelen med Zoho Projects är att få tillgång till Zohos mjukvarosekosystem, som inkluderar kundrelationshantering (CRM), e-postmarknadsföring och personalresurser (HR) programvara och hanteringsverktyg. Du kan enkelt förvandla dessa produkter till en omfattande lösning som matar data från en till den andra utan manuellt ingripande. Detta är utmärkt för betalningsbearbetning, projektbemanning, fakturering och nästan allt annat som kombinerar arbetad tid med data som dyker upp i annan programvara.

Se till att fråga dina leverantörer om de integreras med verktyg från tredje part. Om du gillar två leverantörer lika men en erbjuder mer av dessa organiska integrationer än den andra, bör du gå med de förra. Tänk på: De flesta tidsspårningslösningar erbjuder ett öppet applikationsprogrammeringsgränssnitt (API), vilket innebär att ditt interna utvecklingsgrupp kan bygga integrationer med andra öppna API-verktyg. Men om du driver ett litet företag eller om du bara inte har den tekniska tekniken, behöver du förmodligen dessa integrationer levereras organiskt via din leverantör.