6 hemliga nyböcker tips för smbs

Det brukade vara så att småföretag och nya verksamheter kunde stöta på att hitta en lämplig plattform för små företag som inte bryter banken. Inte längre. Dagens programvarulandskap erbjuder en mängd fantastiska lösningar levererade genom molnet och riktade till alla från mindre företag på upp till företagets redovisningsplattformar. Även bland det stora leverantörslandskapet skiljer sig dock ett fåtal plattformar ut, och för småföretag är en sådan Freshbooks.

Det finns mycket att gilla med FreshBooks, från dess toppkostnads- och tidsspårningsfunktioner till dess djupa finansiella rapportering och långa lista med tillägg och integrationer. Men plattformen innehåller också många dolda funktioner och alternativ för att förbättra både affärs- och klientupplevelsen. Följande är sex av de mest användbara tips och tricks för att förenkla fakturering, förbättra kundvård, bearbeta betalningar och spåra utgifter så att du kan få ut så mycket som möjligt av ditt företags FreshBooks-investeringar.

1. Smärtsamma betalningar

För enskilda innehavare och ägare av små till medelstora företag (SMB), särskilt inom servicebranschen, kan det vara en hårsträckande strävan att skapa onlinebetalningar och integrera det med faktureringsprogramvara. En sak som många små och medelstora företag inte är medvetna om är att FreshBooks erbjuder en omdesignad betalningsupplevelse som är specifikt utformad för små och medelstora företag.

FreshBooks accepterar betalningar via kreditkort samt betalningsportar online som PayPal och POS-programvara, inklusive Stripe. FreshBooks betalningsupplevelse gör det möjligt för företag att acceptera kreditkortsbetalningar och klienter att betala fakturor direkt, importerar automatiskt betalningstransaktionsavgifter som utgifter för att spara tid och inkluderar gratis autofaktureringsfunktioner. På sidan Ny faktura markerar du rutan FreshBooks i avsnittet Online-betalning, som, när det är markerat, låter företagsanvändare se status för en betalning direkt i kontoinstrumentpanelen; Det ger också kunderna ett Pay Now-alternativ i fakturamails som leder till en Secure Payment-sida. Om ditt företag bygger på enkla transaktioner utan en komplicerad faktureringsstruktur, markera kryssrutan för FreshBooks och hoppa över alla installationsformulär.

2. Smörja COGS

För servicebaserade företag och onlinebutiker eller e-handelswebbplatser som loggar in en hel del produktförsäljning finns det antagligen ingen mer kritisk redovisningskostnad att spåra än Kostnad för sålda varor (COGS) eller redovisat värde på sålda varor under en viss finansiell period. Om du måste markera en kostnad eller en vinst- och förlustkategori i FreshBooks som COGS, kan det betyda allt från säljarkontonavgifter och kundanpassade varumärken som köps för kunder, till leveranser eller tjänster för en fysisk produkt och kostnaden för frakt för en beställning.

För att kränka och logga alla dessa rörliga COGS i FreshBooks, gå till vinst- och förlustavsnittet i dina utgifter och redigera utgiftskategorier för att välja vilken typ av COGS-utgifter en given avgift är. Alternativen inkluderar reklam, entreprenörer, personalförmåner, kontorsutgifter och porto, professionella tjänster, resor och många andra kategorier. Under dessa huvudkategorier kan du också skapa och kontrollera underkategorier av COGS-utgifter. Att lägga till en utgiftskategori är också enkelt; klicka bara på Redigera i kostnadslistan, öppna rullgardinsmenyn Kategori och namnge en ny kategori eller underkategori på skattevänligt språk.

3. Lås upp Helpdesk och projektledning

En molnbokföringsplattform är aldrig bara en molnbokföringsplattform längre. För alla FreshBooks kan hantera fakturering, spårning av utgifter, ekonomisk rapportering, skatter och mer, det inkluderar också subtil funktionalitet för att skapa och uppfylla objekt, projekt och uppgifter samt ett inbyggt klientsupportsystem. Ett användbart trick för att hålla saker organiserade och göra uppskattningar och fakturering enklare är att ange prisobjekt i FreshBooks. Den här typen av projekthanteringsfunktioner förenklar faktureringens arbetsflöden genom att skapa objekt och uppgifter för att infoga direkt i en faktura eller rapport till ett fast värde.

För att börja dra nytta av FreshBooks inbyggda helpdesk går du bara till Inställningar och behörigheter och aktiverar klienthantering och biljettadministration. Detta gör det möjligt för affärsanvändare att hantera biljetter direkt i FreshBooks och hantera klientförfrågningar och problem när de kommer från applikationen - utan att behöva gränssnitt med en separat plattform för helpdesk.

4. Hur man håller allt synkroniserat

Synkroniseringsfel är gränsen för många FreshBooks-användare. Speciellt om du ansluter FreshBooks till andra applikationer kan synkroniseringsproblem ofta resultera i dataduplicering eller förlorade filer och kontakter, särskilt när du blir bokförd. FreshBooks har högsta möjliga tidspårnings- och fakturafunktioner, men om du får en annan applikation involverad för bokföring eller för att gränssnitt direkt med e-handelswebbplatser som Amazon eller eBay, gör ändringar i en app inte alltid till en annan.

Det finns inget du kan göra i FreshBooks för att förhindra en synkroniseringsproblem i en annan applikation, men det enklaste och mest omfattande sättet att täcka dina baser är att skapa intäkter och kundfordringar i varje app. Genom att korsreferenser dessa totaler, tillsammans med att skapa en månatlig checklista med områden för dig själv och dina kunder att granska, kommer du att få ett enkelt sätt att säkerställa att summan matchar och bygger in viss redundans vid synkroniseringsfel, vare sig det saknas eller feljusterad faktura eller en betalningsartikel som inte lägger till.

5. Anpassa, anpassa, anpassa

FreshBooks innehåller massor av inbyggda anpassnings-, formaterings- och mallalternativ som många företag inte drar full nytta av. Ta dig tid att förbättra och skräddarsy din klientupplevelse. I Inställningsalternativ, klicka på sidan Färger och logotyper för att ändra menyfärgen till ditt företags färgschema och ladda upp din företagslogotyp. Klienten bör känna sig som om de loggar in på ditt företags webbbok för bokföring, inte FreshBooks.

I Mallar kan du välja hur dina fakturor ser ut och anpassa rubriken på fakturan, uppskattningarna och kreditrubrikerna med alternativet att visa en betalningsstam för de klienter som skriver ut sina fakturor. Du kan också anpassa e-postmeddelanden som en klient får när en faktura skickas, så ta dig tid att skapa ett anpassat ämne och e-postorgan till klienten.

Slutligen, på sidan Diverse inställningar, kan du aktivera direkta e-fakturalänkar, bestämma hur många rader du vill ha på fakturan, avmarkera alternativet FreshBooks Branding för att bli av med sina logotyper och färgschema till förmån för dina egna, och lägg till andra klockor och visselpipor, till exempel text under din logotyp och popup-välkomstmeddelanden för när kunderna ser sin sida. FreshBooks erbjuder en mer visuellt tvingande klientupplevelse än de flesta andra online-redovisningsplattformar så slösa inte din månatliga prenumerationsavgift genom att bara skrapa ytan på vad den kan göra.

6. Låt FreshBooks nå ut till deadbeats

Varje företag har sin del av kunder som aldrig betalar sina fakturor i tid - eller kanske till och med alls. Detta är ett problem för alla organisationer, men särskilt för småföretag och nystartade företag som inte bara behöver sina pengar i tid, de kanske också saknar de extra medlen för att anställa kreditbyråer för att jaga dessa deadbeats. Lyckligtvis, om du är i den här situationen, har FreshBook du täckt. Klicka bara över till avsnittet om e-postmall så hittar du flera praktiska mallar som du kan anpassa, inklusive ett e-postmeddelande med sen betalning som automatiskt kan starta om klienten är försenad eller på något annat schema du kan ställa in själv.