Video: Keep team projects running smoothly with Asana. (September 2024)
När det gäller arbetsflöde och produktivitetsverktyg blåser Asana andra samarbetsplattformar ur vattnet. Arbetsflöden är det som Asana skapades för, och dess behärskning av dem gav det ett Editors 'Choice-nick och fick PCMag att använda det internt som vårt arbetsflödesverktyg. Varje funktion och designelement matas in i det slutliga målet att integrera och organisera alla aspekter av ett projekt eller varje uppgift på en användares platta till en helt transparent upplevelse.
Jag satte mig ner med vår egen Asana-mästare, vars handledning avslöjade de dolda knepen och teknikerna för att utöva arbetsflödeshanteringsverktyget med nästan obegränsad kraft. Med stor motvilja samtyckte han till att ropa sig bort från sin komplicerade webb av korsindexerade uppgifter, underverken och långtgående projektkalender för att dela några nuggar av arbetsflödesvisdom. Asana-mästaren valde att hålla sin identitet höljd i skugga och bad för syftena i denna artikel att PCMag hänvisar till honom helt enkelt som Sheev.
1. Omfamna kraften i korsindexering
Korsindexering är skillnaden mellan att använda Asana och behärska Asana. Sheev beskrev det som plattformens mest värdefulla funktion: förmågan att korsindexa enstaka uppgifter i flera projekt medan du använder den uppgiften för att visa information annorlunda för varje användare eller team beroende på var den är indexerad. Korsindexering duplicerar inte en uppgift heller, så att använda den betyder en enda uppgift korsindexerad 10 gånger i olika projekt snarare än 10 identiska uppgifter på olika platser. För att korsindexa en uppgift, håll musen precis ovanför uppgiftens namn och en pluss-knapp visas. Klicka på den och skriv in projektets namn.
På chefsnivå kan administratörer sedan visa ett projekt på hög nivå som innehåller en lista över sammanvävda uppgifter och underverken som visas i enlighet med deras arbetsflödesdesign. När en uppgift har pågått som de förutsåg i ett avslutat projekt kan de se hur samma uppgift kan göra i olika team för att få en känsla av produktivitet (och för att avgöra om den uppgiften kan slutföras snabbare eller inte om den tilldelas till en annan gruppmedlem eller delat projekt).
Du kan också kryssindexera underverken: öppna undervisningen, klicka på överflyttningsknappen längst upp till vänster och välj Lägg till projekt. Underverken kommer att visas i det specifika projektet eller projekten men behåller fortfarande sin plats i sin överordnade uppgift. Med Asana kan du skapa oändliga antal och nivåer av uppgifter och underverken medan du fortfarande är kopplad till den övergripande arbetsflödesdesignen. Som Sheev förklarade, genom att tänka på korsindex när det gäller föräldrauppgifter som grenar utåt, skapas en design där korsindexering av en uppgift till olika projekt och team ger det arbetsflödet ett eget liv i din verksamhet.
2. Lag och meddelanden
Sheevs nästa tidbit av Asana-visdom handlar om teamorganisation. Han förklarade hur användare kan utnyttja teamsamtal och konfigurera aviseringar för att skapa en organisationskultur kring arbetsflöden. På fliken Teamkonversationer på Asana-instrumentpanelen säger Sheev att även om den @ omnämningsbaserade grundchatten fungerar på samma sätt som Slack (även ett redaktörens val för samarbete), låter Asana dig skicka ut teammeddelanden som fungerar som tråd- baserade aviseringar. Konversationer är inte kopplade till uppgifter men du kan @mention användare eller referensuppgifter i dem, som sedan dyker upp som hyperlänkar. Asana-meddelanden är begränsade av team och är därför inte lika lämpade för projektspecifik brainstorming som teamfunktionaliteten du hittar i en plattform som Basecamp. Men teambaserade behörigheter ser till att aviseringar med information om specifika uppgifter endast går till relevanta användare.
Teammeddelanden baseras på vem som följer en viss tråd, och reglerar hur mycket information som kommer in. För administratörer styr de också hur mycket synlighet du ger andra teammedlemmar för olika uppgifter. Asana-meddelanden avser enbart samtal medan aviseringar rör uppgifter och projekt, men båda visas nu i den nya Asana Inbox. Uppgifts- och projektbehörigheter kan ställas in som privata för dig, privata för ett specifikt team eller en användargrupp i ett team, eller offentligt för ett team eller större organisationsarbetsyta.
3. Behandla avancerad sökning som bokmärke
Liksom med Slack kan alla arkiverade Asana-data sökas. Asanas sökfält visar användbara standardförslag inklusive sökningar efter uppgifter du har tilldelat och uppgifter eller konversationer du antingen har skapat eller följer. Men den verkliga kraften finns i dess avancerade sökfält. En Asana-användare kan begränsa en sökning med specifika nyckelord, den gruppmedlem som en uppgift eller konversation tilldelades, vilka projekt eller delar av organisationen uppgiften tillhör, eller till och med vem som kan följa den. Du kan också söka efter förfallodatum eller om uppgiften är fullständig eller ofullständig, eller begränsa sökningen till bilagor om du letar efter en viss fil. Det finns en ännu längre rullgardinslista med sökparametrar inklusive subtasks, specifika taggar eller en sökning över flera projekt.
Sheev förklarar Asanas sökfunktioner som en slags konserverad sökning efter chefer. Varje sökning kan snabbt sparas och kommer sedan att visas i chefens vänstra navigering under sökningar (som ett lättillgängligt bokmärke för att få åtkomst till uppgifter, team, projekt eller filinformation som de vet att de kommer att behöva igen och igen). Dina sökresultat visas i det centrala fönstret. Klicka på stjärnan till vänster om sidans titel och den kommer att sparas i din vänstra sökfält. Istället för att söka efter sina känslor för att komma ihåg samma exakta parametrar nästa gång de behöver exakta projektdata, är informationen rätt i deras instrumentbräda.
4. Otilldelade projekt = Verktyg för mental organisation
Uppgifter kan tilldelas i Asana men projekt kan inte, men du kan begränsa vem som ser projekt. Innan du delar det kan ingen se projektet utom dig. Tillsammans med att använda Asanas kalendervy för att inkludera uppgifter och förfallodatum föreslår Sheev att lämna uppgifter otilldelade i ett privat projekt som ett mentalt organisationsverktyg. Du kan skriva ner din önskelista för varje kommande uppgift du vill arbeta med till nästa år, till exempel och korsindexa dessa uppgifter en efter en till offentliga projekt när de kommer upp i realtid. Det är ett sätt att hålla alla dina uppgifter organiserade och dela med andra team och avdelningar som du vill, samtidigt som du håller reda på allt du arbetar med. På detta sätt kan du kontrollera när en användare - till exempel din chef - får reda på om en viss uppgift du gör istället för att överbelasta personen med en ström av din kommande aktivitet.
5. Håll ett "Switching Station" -projekt användbart
Att dela mellan team i Asana kan vara utmanande, så Sheev rekommenderar att man använder ett offentligt synligt projekt som en tväravdelningsuppgiftslista för att hålla hela arbetsytan uppdaterad om vad olika team arbetar med. Eftersom Asana-beteckningarna kan bli lite knepiga, betyder detta ett offentligt projekt i ett team som alla är medlemmar i. När projekten fortskrider kan administratörer tilldela olika uppgifter i listan till olika avdelningar eller användare. På så sätt vet alla vad de ansvarar för och vilka team som delar arbetsbelastningen på en given uppgift.
6. Mallar, säkerhetskopiering och onboarding
En av Asanas senaste funktioner är förmågan att klona uppgifter i team genom att tilldela kopior. Genom att helt enkelt klicka till höger om en uppgift och välja Tilldela kopia kan Asana-användare i princip skapa en mall ur den uppgiften utan att använda duplikatkommandot. När du har tilldelat en kopia till andra gruppmedlemmar läggs du automatiskt till som en följare till den uppgiften, vilket är ett naturligt sätt att hålla cheferna i slingan. Klicka på fältet Tilldela och klicka sedan på personikonen i rutan precis till höger. Därefter anger du flera namn och uppgiften kopieras och tilldelas flera personer.
Att använda själva duplikatkommandot är dock ett bra sätt att säkerhetskopiera dina projektdata. Asana innehåller en grundläggande ändringslogg längst ner i en uppgift eller ett projekt, men för ett arbetsflöde som flera medlemmar eller team modifierar är det en bra idé att använda kloningsfunktionen för att skapa en mall i ett doldt projekt om något kritiskt raderas eller skrivs över. Varje sida i Asana har också en anpassad URL, så det är lätt att ta den låsta mallen och dela den om du behöver. Om du vill duplicera en uppgift manuellt klickar du på Överflödesknappen längst till vänster i en uppgift och klickar sedan på duplicera. Du kan välja vilka fält du vill duplicera i processen.
Mallar är också ett bra verktyg för onboarding. Att skapa en ordnad serie mallar kan hjälpa till att få en ny anställd fångad i hur man använder plattformen och vad deras projektbelastning innebär genom att navigera igenom exakt hur deras teams arbetsflödesprocess ser ut. I kombination med den interaktiva turnén som Asana lade till i sin senaste stora utgåva, fungerar en klonad uppgift eller projektlista som en serie med punkter för att få nybörjare uppåt.
7. Flera uppdrag
Sheevs bästa trick för att hålla projekt i rörelse om uppgifter eller team försenas är att återigen använda korsindex. Detta gör det möjligt för chefer att dela upp ett projekt i flera delar, inklusive underverken, och flytta saker runt för att hålla ett projekt surrande - vilket gör att flera team kan arbeta parallellt utan att vara bundna till en linjär framsteg.
Asana tar inte vänligt till någon som försöker tilldela en uppgift till flera användare - baserat på tänkandet att det minskar ansvaret genom att sprida ansvaret. Men Sheev har ett trick för att komma runt detta. När du tittar på ett projekt som du vill tilldela mer än en användare kan du själv tilldela uppgifter och sedan duplicera dem med ytterligare uppgifter eller deluppgifter tilldelade olika teammedlemmar. Det är en teknik som Asana kan anse som onaturlig, men det kan hjälpa till att få ett stoppat projekt att flytta igen genom att fördela arbetskraften mer effektivt.
