7 tips för att öka produktiviteten med Office 365

Office 365 är Microsofts snabbast växande kommersiella produkt någonsin och är nu den främsta distribuerade applikationen i företaget. Tidigare i år meddelade Microsoft att Office 365 nu har nästan 50 miljoner aktiva affärsanvändare per månad. Och enligt Microsofts senaste resultatrapport fortsätter Office 365 att vara företagets mest lönsamma affärs- och produktivitetsprodukt.

Som företag och små till medelstora företag migrerar till Office 365 och Office 2016 står de inför utmaningar med att migrera till en ny teknik samtidigt som de hanterar äldre system och betydande kulturella förändringar för företag som har opererat på samma sätt i flera år. Bara för att ett företag köper Office 365 betyder inte att deras anställda utnyttjar det för att förbättra samarbetet och öka produktiviteten. Att få anställda att ändra vad de är vana med är en utmaning, och det är därför att investera den tid och resurser som krävs för att säkerställa att användaren antas snabbt och sömlöst.

MessageOps, en molnbaserad dokumentdelningstjänst för Office 365 och Microsoft Azure, tillhandahåller utbildning, antagande och ändringshanteringstjänster för att hjälpa företag att övergå till Office 365 på Azure-molnet. Chris Pyle, VD för MessageOps, berättade för PCMag att Office 365 gör övergången enkel men utan en klar strategi för att driva adoptionen kan företag inte och kommer inte att släppa plattformens fulla affärsvärde.

"Med Exchange och SharePoint behöver du inte veta hur du installerar det, konfigurerar det, hanterar det, gör det överflödigt och gör det tillgängligt, " sa Pyle. "Med Office 365 behöver du bara lägga till dina data och dina användare, vilket ger dig en fullt fungerad, mycket tillgänglig företagsmiljö. Denna miljö kan nås var som helst säkert, med liten eller ingen applikationsupplevelse. Små företag kan ha samma miljö som Fortune 500-företag utan att behöva investera i högt utbildade, mycket dyra tekniska resurser.De har också tillgång till de robusta verktygen som Office 365 erbjuder för alla stora eller små företag, och kan vara igång på några dagar."

Pyle lade fram 7 rekommendationer och tips för att underlätta effektiv Office 365-antagande och hur man använder den för att maximera företagens produktivitet när projekt genomförs.

1. Top-Down Transformation

För att säkerställa en smidig Office 365-övergång, sade Pyle att inköp av ledarskap är ett måste. "Om anställda inte ser de högre uppsatserna som marknadsför och använder plattformen, kommer de inte heller att göra det, " sade Pyle. "Precis som ledare är ett starkt exempel, så gör 'mästare' eller 'maktanvändare' i team. Det är de anställda som inte är nöjda med status quo och är verkligen glada över potentialen i Office 365."

2. Utbildning och utbildning

Ett företags verkställande ledarskap kan inte förvänta sig att anställda drar full nytta av Office 365 utan att ge dem ordentlig utbildning och utbildning. Pyle rekommenderade att företagen sammanställer ett videobibliotek med "snackbara" inlärningsvideoer på en minut eller två minuter som ett bekvämt och effektivt sätt att genomföra fortlöpande utbildning. "Kommunikation är också nyckeln tillsammans med att göra adoptionsresan rolig", sa Pyle.

3. Omfamna Office 2016

Lanseringen av Office 2016 gör molnet mer tillgängligt. Det finns mer molnintegration, vilket innebär utvidgade anslutningsmöjligheter. "OneDrive och SharePoint i molnet gör att du enkelt och enkelt kan spara och dela filer till molnet", sa Pyle. "Vi ser Office 2016 som en annan väg för företag för att maximera värdet på deras Office 365-investeringar. De kan använda resurserna som de köpte med Office 365, som inkluderar Office 2016 för E3-användare. Som med alla nya funktioner eller ny version av naturligtvis kommer det alltid att finnas en inlärningskurva för att hitta var alla dina alternativ och inställningar finns."

4. Ha säkerhet i åtanke

Office 365 omfattar för närvarande mer än ett dussin applikationer inklusive OneDrive, OneNote, Outlook, Sway och Yammer. Men Pyle betonade vikten av datasäkerhet när han arbetar med dessa applikationer. "Det är enkelt att lägga till och göra dessa applikationer tillgängliga. Användare kan dela internt helt enkelt genom att högerklicka på" dela med "och till och med gå så långt som att författar filer i Word, Excel och PowerPoint, " sa Pyle. "Office 365 förlitar sig på Azure Active Directory för säkerhet men organisationer bör vara försiktiga när de planerar att flytta känslig information ur deras direkta kontroll. Microsoft har också lagt till dataförlust för både SharePoint och Exchange för att lägga till en ytterligare säkerhetsnivå. Men, som med något nytt bör en specifik förståelse av säkerhet alltid vara framför dig."

5. MDM och mobil produktivitet

Pyle påpekade Office 365: s mobilfunktioner, i synnerhet dess förmåga att bidra till att öka den totala produktiviteten. "Office 365 gör det lättare för användare att få åtkomst till sina resurser på alla enheter, var som helst, utan att oroa sig för anslutning och säkerhet, " sade Pyle. "Till exempel kan användare komma åt Office-applikationer på sina surfplattor och telefoner, och hantering av mobilenheter (MDM) ingår nu i Office 365 för alla mobila enheter. Slutligen skiftar Software-as-a-Service (SaaS) ansvar från konsumenten till leverantören (i detta fall Microsoft) i den meningen att om den inte fungerar som krävs, stänger du helt enkelt av tjänsten och slutar att betala."

6. Internt samarbete

En av Office 365: s mest avancerade produktivitetsförmåner, sade Pyle, är den interna samarbetsförmågan som erbjuds av OneDrive for Business (OD4B) och SharePoint (SP). "En användare kan ladda upp en fil till dokumentbiblioteket, klicka på dokumentet, dela den med en användare eller grupp samt arbeta tillsammans på dokumentet på samma gång, " sade Pyle.

"Bilagor är utmanande för alla organisationer eftersom användare verkar använda e-post som sitt filkabinett. SP och OD4B möjliggör användning av" länkar "till filer i motsats till bilagor, och både i OWA och Exchange med hjälp av MessageOps-verktyget kan du klicka på "Bifoga" men ges möjlighet att ladda upp till OD4B och dela länkar, vilket lägger till versionering och samarbete med den process som användarna är bekanta med. Använda OD4B och SP gör det möjligt för användare att säkert arbeta på alla enheter som använder webbläsarbaserade versioner av Microsofts mest populära appar och ha möjlighet att kolla in, redigera och ladda upp ändringarna nästa gång användaren är online."

7. Skype för företag

Pyle sa att Skype for Business erbjuder fantastisk Office 365-funktionalitet för videokonferenser, online-möten och snabbmeddelanden som produktivitetsverktyg för alla storlekar. "Användare kan ansluta via Skype, prata fram och tillbaka via sin dator eller på en telefon och göra ändringar på en fil samtidigt eller seriellt, med möjligheten att gå tillbaka till tidigare versioner efter behov, " sade han.