Video: Projektledning - ett yrke, en roll eller... (September 2024)
För att hantera en överdriven hög med projekt med minsta krångel kan du inte göra mycket bättre än Teamwork Projects, ett av våra redaktörers val för programhanteringsprogramvarulösningar. Med ett modernt, intuitivt användargränssnitt (UI) och en funktionsuppsättning som ytar den enklaste, mest användarvänliga funktionaliteten på förhand, är Teamwork Projects ett enkelt alternativ för att hålla projekt organiserade och team på uppdrag.
Eftersom Teamwork Projects har så stor funktionalitet ut ur lådan kanske företag inte inser att det finns en mängd användbara funktioner och integrationer under ytan för att ytterligare anpassa och förenkla projektupplevelsen. Följande sju tips kan hjälpa ditt team att fokusera på att slutföra projekt och maximera produktiviteten på både stationär och mobil.
1. Omfamna mallar
För att hjälpa dig att spara tid på upprepade uppgifter och liknande projekt kan Teamwork Projects spara alla projekt som en mall. Om du vill kopiera ett projekt och beteckna det som en mall klickar du på Alternativknappen på översiktssidan för ett projekt och väljer "kopiera / flytta projektet." Därifrån kan du byta namn på projektet som en viss typ av mall eller ändra startdatum och uppdatera enskilda objekt för att förvandla projektramen direkt till nästa projekt.
Du kan också spara en uppgiftslista som en mall. Inom vilken uppgiftslista som helst i Teamwork Projects, kan du klicka på alternativen och välja Mallar för att spara den aktivitetslistan som en mall (tillsammans med anteckningar om listans användningsfall). När du skapar uppgiftslistmallen kan du också ange om du vill inkludera slutförda uppgifter och bestämma om det ska vara en offentlig mall eller en privat mall enbart för ditt företag. För att lägga till den aktivitetslistan till ett nytt eller befintligt projekt väljer du Ny uppgiftslista och klickar på fliken Avancerat för att visa tillgängliga mallar.
2. Tagga allt
Ett annat sätt Teamwork Projects håller saker organiserat är genom att ge dig möjligheten att märka alla aspekter av ett projekt. Teamwork introducerade nyligen en ny funktion som heter Task Tags, som nås via en taggikon längst till höger om alla projekt i en lista. Detta hämtar en färgkodad lista med tillgängliga taggar inklusive godkända, avvisade, fakturerade, för granskning eller väntande. Du kan också lägga till anpassade uppgiftstaggar, märka ett projekt med flera taggar eller slå samman taggar. Funktionen innehåller också en administrativ inställning för att ange om endast administratörer eller alla teammedlemmar kan skapa taggar.
Uppgifter är inte det enda projektelementet Teamwork Projects låter dig tagga. Plattformen innehåller också alternativ för att tagga filer, länkar, meddelanden, milstolpar, anteckningsböcker eller projekt själva. Märkning fungerar på samma sätt: helt enkelt håller du muspekaren över en given fil, milstolpe eller projekt, välj etikettikonen och välj antingen en befintlig tagg eller skapa en ny.
3. Tyst bruset
För ett särskilt upptaget projekt, kanske ett där flera team samverkar och det alltid finns en mängd meddelanden och nya uppdateringar, kanske användare vill stänga av aviseringar för att declutter sina inkorgar. Om du vill stänga av specifika typer av projektmeddelanden väljer du Redigera mina detaljer under din profil, och under Inställningar stänger du av inställningen för att ta emot e-postmeddelanden med fullständiga uppgifter, statusuppdateringsmeddelanden, "läggs till som en följare" -meddelanden, etc. Du kan också tystna aviseringar för dig själv bara på ett visst projekt genom att gå till fliken Människor i projektet och välja e-postikonen bredvid ditt namn. När det blir rött får du inte längre aviseringar för det projektet.
Teamwork introducerade också en ny funktion förra året, som heter Filter, som kan hjälpa till att decluttera ett projekt, en uppgift eller en milstolpe-instrumentpanel förutom anmälningar. Genom att skriva ett nyckelord i filterfältet längst upp till höger på instrumentpanelen fylls layouten med endast resultat som innehåller det sökordet. Filter kan också söka efter specifika taggar, visa projekt i ett visst arbetsflödessteg eller efter en specifik användare för att spåra en teammedlems nuvarande arbetsbelastning och framsteg. Filterfältet fungerar också för filer, meddelanden och anteckningsböcker.
4. Ta genvägarna
Teamwork Projects innehåller ett antal inbyggda kortkommandon för att spara tid på vanliga åtgärder. Några av de mest användbara är:
- Redigerar den aktuella uppgiften som musen svävar över.
- Loggar en tidsstämpel för den aktuella uppgiften som musen är över.
- Startar en timer på den aktuella uppgiften.
- Bifogar snabbt filer till den uppgift musen är över.
- Skapar snabbt en påminnelse för uppgiften.
- Stänger / avbryter alla öppna dialogrutor.
- Öppnar Gantt-diagrammet i projektets uppgiftsflik.
- Fokuserar sökrutan för omedelbar sökinmatning.
- Öppnar menyn "Quick Add" längst upp till vänster.
- Öppnar menyn "Byt projekt".
- Det finns många andra genvägar i Teamwork Projects kunskapsbas.
5. Få involverad helpdesk
Teamwork Projects integreras med företagets Teamwork Desk helpdesk-lösning, som gör att du kan lägga till Desk-uppgifter i Projects. Gå till Inställningar från huvudpanelen för att aktivera integrationen från Teamwork Desk. Välj Lägg till uppgift för att välja ett projekt och en arbetslista direkt från Teamwork Projects; det kommer då att visas markerat med en Teamwork Desk-ikon. När de är aktiverade kan Teamwork-användare dra nytta av Desk-funktioner som Smart Inbox för att förvandla kundproblem till biljetter, som sedan kan omvandlas till projekt och slutföras i Teamwork Projects.
6. Dra fördel av mobilapparna
Ett av Teamwork Projects huvudsakliga utvecklingsfokus under de senaste två åren har varit Android- och iOS-apparna. Resultatet är en ganska bra appupplevelse som sträcker sig över Teamwork Projects och några funktioner i Teamwork Desk och Teamwork Chat. Android- och iOS-apparna är användbara för att starta eller logga framsteg på huvudkomponenterna i Teamwork Projects, och företaget implementerade nyligen en Quick Add-knapp för iOS-appen för att lägga till en uppgift, händelse, milstolpe, skriva ett meddelande, loggtid eller ladda upp en fil. Du kan också hantera teammedlemmar och statuser i ett projekt och starta en chatt direkt i appen med en annan användare. När du skapar en uppgift kan du alltid snabbt tilldela dig själv genom att svepa åt höger. Se dock till att du konfigurerar aviseringar, både i själva appen för specifika projekt och i smarttelefonens inställningar (för att se till att du bara får de pushmeddelanden du vill ha).
7. Hook In Extensions och Integrations
Teamwork har lagt till ett gäng användbara integrationer och tillägg för att förbättra projekthanteringsfunktionerna på mobilen och göra saker enklare på skrivbordet. Med Mobile Share Extensions för Teamwork Projects Android- och iOS-appar kan användare dela bilder, PDF-filer eller någon annan filtyp till ett Teamwork Projects-konto med en enkel svepning och snabb uppladdning. Det finns också en iPhone-integration som heter Idag, vilket ger användare möjlighet att hantera uppgifter eller tid från fliken Idag på iPhone-låsskärmen.
Använd webbläsartillägget Google Chrome för att lägga till uppgifter, skapa projekt, loggtid och flera andra alternativ direkt från webbläsaren, utan att kräva att användaren har Teamwork Projects öppna. Lägg till Teamwork-projekt för Chrome från Chrome Web Store för att installera tillägget, och efter inloggning öppnar tillägget en popup-ruta för att lägga till ett nytt projekt, uppgift etc. När du skapar ett nytt objekt kan webbläsaren ställa in vilken användare, typen av aviseringar och hur hög prioritet att ställa in en viss uppgift. Teamwork erbjuder också en lång lista med andra tredjepartsintegrationer, inklusive Xero och Zendesk.
