Dokmee granskning och betyg

Dokmee från Office Gemini har verkligen inte varumärkesigenkänningen för Microsoft SharePoint Online eller Adobe Document Cloud Standard. Att bedöma en produkt enbart efter sitt varumärke är sällan en idealisk sak att göra. Dokmee (som inriktas främst på små till medelstora företag) ser ut som Dokmee (som börjar på $ 29 per användare per månad) för att erbjuda viktiga funktioner för dokumenthantering, utan att bli så komplicerade att användare inte kan dra nytta av verktyget. Även om det är fullpaket med attraktiva funktioner, slår det inte ut våra två Editors 'Choice-vinnare, Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online, i kategorin dokumenthantering.

Installera alternativ och priser

Flera alternativ finns tillgängliga när det gäller hur Dokmee kan installeras och användas, även om det måste tas betydande hänsyn till hur detta påverkar tillgänglighet och prissättning. Ingångslösningen, Dokmee Desktop, är avsedd för en enda användare och tillhandahåller grundläggande funktioner såsom filindexering, antagning, metadataspårning genom nyckelfält och vissa skanningsfunktioner. Dokmee Desktop kan köpas för en lägenhet på 249 USD från företaget.

För företag som vill minimera installationsprocessen erbjuder Dokmee Cloud prissättning baserat på lagringskrav (från $ 29 per månad eller $ 313 per år för 10 gigabyte (GB), hela vägen upp till $ 99 per månad eller $ 1.069 per år för 100 GB). Dokmee Cloud-licensen stöder en enda användare, med ytterligare platser som sätter dig tillbaka $ 15 per månad eller $ 162 per år. Detta kan börja lägga till i en hast om du inte är försiktig eftersom 10 GB-tjänsten ($ 313 per år) och fyra ytterligare användare ($ 162 per år gånger 4) kommer att få dig tillbaka $ 961 årligen. Denna prisnivå är svår att svälja med tanke på Microsofts startnivå SharePoint Online-plan för samma fem användare skulle kosta $ 300 per år ($ 5 per användare per månad) och samtidigt erbjuda 1 terabyte (TB) lagring per användare.

Dokmees lokala alternativ, Dokmee Professional och Enterprise, är mer traditionella, serverbaserade applikationer som låter flera användare hantera och spåra dokument. Den största fördelen med att välja en av de lokala Dokmee-lösningarna är att du får förmågan att använda flera filskåp. Denna förmåga ger ett extra hanteringslager för saker som säkerhet, lagring och sökfunktioner. Denna extra flexibilitet kommer med den extra kostnaden för att behöva utföra installations- och serverhanteringsuppgifter, inklusive förutsättningar som Microsoft SQL Server och Internet Information Services. Dokmee Professional-utgåvan erbjuder en liknande funktionsuppsättning som Dokmee Cloud, lägger till SDK-åtkomst (Software Development Kit) och möjligheten att importera och exportera dokument med metadata (i XML-format) men förlorar versionskontroll när du redigerar dokument.

Dokmee Enterprise lägger till möjligheten att hantera säkerhet på fil- och mappnivå förutom filskåp, automatisk säkerhetskopiering, integration med Microsoft Active Directory (AD) och automatisk optisk karaktärigenkänning (OCR) för skannade dokument.

Dokmee Professional och Enterprise erbjuder också funktioner som en skrivskyddad portal och automatisk filimport med Dokmee Sync, även om dessa funktioner är ytterligare moduler som måste köpas separat. Till och med funktioner som vi anser vara kärnan dokumentera hanteringsfunktioner, till exempel arbetsflöde och lagring av filer, kostar en extra kostnad. De flesta Dokmee-moduler kostar 1 500 $ för att låsa upp, även om arbetsflödet är lite brantare till 3 700 $.

Prissättning för Dokmee Professional körs i närheten av 1 500 $ per server, medan Dokmee Enterprise sätter dig tillbaka närmare $ 4500. I båda fallen måste du också köpa användarlicenser, som kostar 800 $ per samtidig användare och minskar när din användarbas ökar. Det är viktigt att notera att det är en engångskostnad, vilket innebär att du inte behöver betala en månads- eller årsavgift för användning. Underhåll och support (dvs. telefon, e-post och åtkomst till programvaruuppdateringar) efter det första året kommer att kosta dig ytterligare 20 procent av ditt ursprungliga licensköp på årsbasis. Dokmee erbjuder också en privat molnlösning, från $ 250 per månad, som placerar Dokmee Professional eller Enterprise i en molnbaserad serverinstans som är dedikerad till ditt företags användning samtidigt som man utnyttjar Dokmee för hantering av applikationen och servern.

Komma igång med Dokmee

Installation av Dokmee Enterprise innebär att man skapar förutsättningar som att installera Microsoft SQL Server (gratis Express Edition är tillräckligt) och rollen Internet Information Services. Dessa förutsättningar är tydligt detaljerade i Dokmee installationsguide. När förutsättningarna är uppfyllda och Dokmee-installationsprogrammet har körts, kan Dokmee-serverns app initialiseras.

Med Dokmee-servern-appen kan du ange din licensinformation, konfigurera appinställningar som SQL Server eller AD-referenser och hantera filens lagringsplats. Dokmee-uppgifter, som att skapa filskap, redigera indexfält och hantera säkerhet, utförs också från Dokmee-serverns app.

Dokumenthanteringsverktyg

Ett dokumenthanteringsverktyg som inte går utöver en grundläggande fil- och mappstruktur är inte värt att spendera din tid på och Dokmee erbjuder några funktioner som underlättar ditt liv. Dokmee kan konfigureras för att titta på befintliga mappar för nya dokument, som sedan automatiskt kan importeras till ett Dokmee-filskåp för hantering. För att den här automatiska överföringen ska fungera måste ett 1 till 1-samband mellan en filmapp och Dokmee-mappen skapas och ett schema måste konfigureras. Tyvärr handlar det om omfattningen av funktionaliteten eftersom du inte har någon kontroll över vilka filtyper som sugs in genom funktionen, även om du har möjlighet att aktivera OCR för importerade filer.

Filbevarande är en kritisk funktion för företag som hanterar lagstiftning eller laglig efterlevnad, till exempel Sarbanes-Oxley Act, och Dokmee stöder denna kapacitet genom en om dess tilläggsmoduler. Filhållning kan konfigureras per filskåp, och du har möjlighet att definiera lagringsperioden såväl som från vilket indexfält behållningsperioden beräknas. Avyttringsalternativen kan också konfigureras, vilket innebär att du kan välja hur filer som ska hanteras, om de flyttas eller exporteras och om de skickas till en utgått filkö eller till och med permanent raderas. Meddelandealternativ är också konfigurerbara, vilket gör det möjligt för administratörer att få avancerad meddelande om att vissa filer kommer att löpa ut.

Arbetsflöden är ett kritiskt verktyg för dokumenthanteringssystem genom att de kan hjälpa till att upprätthålla och effektivisera de processer som får ditt företag att köra. Att ha ett system som kan fatta beslut baserat på dokumentmetadata snarare än att kräva att en användare utför dessa åtgärder kommer att göra ditt företag mer effektivt, minimera mänskliga fel och låta dig utföra dessa processer när användare inte är tillgängliga. Som en självklarhet kommer det att finnas en del montering som krävs för att bygga ett arbetsflöde som uppfyller behoven i ditt företag (med stora processer i flera steg som kräver mer komplex konfiguration). Enkla arbetsflöden kommer att involvera ett par if / sedan-uttalanden följt av en åtgärd som ska utföras, som att flytta dokumentet någon annanstans, skicka ett e-postmeddelande, utföra en uppdatering till ett indexfält eller stoppa arbetsflödet i dokumentet.

Ett genomförbart alternativ för lokaler för små och medelstora företag

Det är svårt att rekommendera Dokmee över Microsoft SharePoint Online eller Ascensio System OnlyOffice eftersom det inte kan jämföra varken pris eller funktioner. Där Dokmee sannolikt kan tillgodose dina behov befinner sig en lokal situation för en SMB som tvekar om att gå med en molnbaserad lösning. Dokmee Professional och Enterprise kräver viss praktik från en administratör för den första installationen och konfigurationen, men som en plattform är Dokmee tillräckligt enkel för slutanvändare att hantera de dagliga uppgifterna.