Bli organiserad: 10 strategier för bättre och effektivare att göra-listor

Hur effektiv är din att göra-lista? Hjälper det dig att planera din dag? Hjälper det dig att prioritera? Eller är det en oändlig lista över saker du känner dig skyldig för att du inte har gjort ännu och du nu inte kommer att göra alls?

En bra att-lista har kraften att inte bara forma din dag utan också att rikta din uppmärksamhet på vad som är mest meningsfullt för dig. Genom att skriva ner dina uppgifter delar du effektivt upp dina större mål i mer hanterbara delar. En vecka uppgift att städa upp papper som har samlats på skrivbordet kan hjälpa dig att uppnå det större målet att hålla dig organiserad och gå papperslös. Till och med en inköpslista med livsmedelsbutiker kan indikera ett större mål att äta gott eller laga mat hemma mer.

När du lär dig hur du skapar en effektiv uppgiftslista kan du hålla ditt sinne bättre anpassat till dina verkliga mål. En bra att-lista bör ge dig vägledning, inte fylla dig med fruktan. Här är några tips för att göra bättre att göra-listor.

1. Välj rätt att göra-appen för dig

Det första steget i att göra en bättre att göra-lista är att bestämma var den ska behållas. Det finns inget fel med att ha en pappers-to-do-lista. Om det fungerar för dig, bra. Som sagt, det finns många skäl till att en riktigt bra app att göra-lista är överlägsen:

• Att göra-appar har inbyggda påminnelser.
• Digitala listor är lättare att redigera än papperslister, så du kan justera dina prioriteringar och klargöra dina uppgifter efter behov.
• Du kan inte förlora en digital lista som är sparad i molnet. Om du inte är en naturligt organiserad person kan detta vara en viktig fördel.
• Olika vyer i en att göra-app låter dig bara se uppgifter som är relevanta för tillfället.
• To-do-appar kan vara samarbetsvilliga; Du kan tilldela uppgifter till andra människor och bli meddelad när de slutför dem.
• Du kan välja en att göra-lista-app med funktioner som motiverar dig, vare sig det är en vacker design eller en gamified upplevelse.

Det finns ett enormt antal att göra-lista-appar. Du kan tappa produktivitet i hela dagar och utforska alla uppgiftshanteringsappar som dyker upp i en sökning i alla appbutiker. Efter att ha testat många av dem är de som jag rekommenderar mest:

• Todoist
• Any.do
• asana
• Saker

Några andra appar som är bra under vissa omständigheter är Google Tasks (för att integrera med G Suite-appar), Microsoft To-Do (om du använder Microsoft Office eller Windows 10), Habitica (om du gillar gamification) och Omnifocus (för de som lägger till mycket detaljer i sina uppgifter). Men det finns så många andra. Om ingen av dessa slår dig in, fråga dina vänner (särskilt dina organiserade) vad de använder. Prova några och välj en du gillar och som säkerhetskopierar din information till molnet så att du aldrig förlorar någonting.

Om du behöver hjälp med att hålla reda på uppgifterna, eftersom de alltid verkar pågår eller är på vent, kan en kanban board-app, som Trello, tjäna dig bättre än en mer traditionell att göra-lista.

2. Gör mer än en lista

Mycket få människor har bara en att göra-lista. Skapa en uppgiftslista för arbete och en separat för personliga uppgifter. Du kanske har en delad lista med hushållsuppgifter, en someday-lista där du skriver ner saker du vill göra men inte är brådskande och mer.

Att ha mer än en lista hjälper dig att fokusera. När du är på jobbet och är redo att ta några arbetsrelaterade uppgifter, vill du inte bli distraherad av det faktum att du måste baka en födelsedagskaka på din lediga dag.

Alla fantastiska att göra-appar gör att du kan skapa flera listor. Kom igång med några som är enkla och uppenbara, till exempel:

• Arbete
• Personlig
• Hushåll

Kanske för dig är det mer meningsfullt att ha projekt A och projekt B snarare än en allmän arbetslista. Vad mer behöver du? Du kan alltid ändra din lista med listor senare.

3. Lägg till nya uppgifter så snabbt som möjligt

När en ny uppgift dyker upp i ditt huvud, skriv den så snabbt som möjligt på din uppgiftslista. Om din to-do-app har någon typ av kortkommandon för att lägga till en ny uppgift, lära dig den. Om din app har en genväg för en mobiltelefon ställer du in den.

När du lägger till uppgifter i din uppgiftslista så snart du tänker på dem kan du förhindra att du stannar vid dem. När det har skrivits ner behöver du inte komma ihåg det längre.

4. Tilldela förfallodatum

När en uppgift har ett förfallodatum, lägg till den i din uppgiftslista. Förfallodatum hjälper dig att prioritera.

Inte varje uppgift behöver ett hårt och snabbt förfallodatum i verkligheten för att få en i din to-do-lista. Tilldela ett datum för uppgifter när du vet grovt när du tror att du kan få det gjort.

Detta är effektivt av två skäl: För det första, de flesta att göra-appar gör att du kan se vad som är "idag", "imorgon" och "den här veckan", oavsett vilken lista de är i. Så du kan se allt på grund " idag "över hela din arbetslista, personliga lista och så vidare. För det andra, genom att ge uppgifter förfallodag planerar du effektivt din vecka, vilket är en utmärkt strategi för tidsstyrning.

5. Revidera dagligen

Börja varje dag med att kasta ett öga över din uppgiftslista för dagen och bedöma om det är rimligt. Revidera sedan det. Om du har för många uppgifter idag och du vet att du inte kommer till dem alla, ställer du in dig själv för misslyckande.

6. Begränsa dig till mellan tre och fem dagliga uppgifter

På en genomsnittlig dag kontrollerar jag mellan tre och fem uppgifter. Om jag av misstag har planerat 12 uppgifter för dagen, vet jag att jag inte kommer till dem alla, vilket innebär att jag måste omprioritera dem och ändra deras förfallodatum. Om jag upptäcker detta potentiella problem innan min dag börjar, kan jag anpassa mig snarare än att känna mig stressad av alla de uppgifter som jag tänkte göra och inte gjorde.

Vad är din dagliga arbetsgräns? Det beror på vilken typ av uppgifter du skriver ner och hur svåra de är att utföra. Med tiden, om du spårar hur många uppgifter du checkar ut varje dag - de bästa att göra appar gör det åt dig - lär du dig maximalt. När du vet ditt max, kan du begränsa dina dagliga uppdrag till ett rimligt antal.

7. Skriv ner uppgifter, inte mål eller mål

Det du skriver på din uppgiftslista är viktigt. Populera dina listor med uppgifter, snarare än mål och mål. För att göra det måste du veta skillnaden mellan de två.

Mål är stora bilder eller önskade resultat. De är vanligtvis svåra att kvantifiera. Ett exempel är "bli flytande på hindi." Att sätta det på din to-do-lista skulle inte vara särskilt effektivt.

Mål är markörer på väg att nå målet. Det är mycket lättare att förväxla dessa med uppgifter eftersom målen är mer specifika och kvantifierbara. Ett exempel på ett mål kan vara "ha en konversation på hindi om mina favoritfilmer."

Så vad är uppgifter? Uppgifter är de åtgärder du vidtar för att nå ett mål. Bryt ner ett mål så har du dina uppgifter. Mycket ofta är de enstaka händelser, även om de kanske upprepas. En uppgift kan vara "lära sig tre nya hindi-verb" eller "studera i 30 minuter."

Uppgifter - inte mål eller mål - är det som hör till en uppgiftslista.

8. Håll dina mål och mål separata

Att definiera dina mål och mål är en viktig del av att göra bättre och effektivare att göra-listor. I en perfekt värld är uppgifterna du utför främst i strävan efter dina mål. Om inte, varför slösar du bort din tid på att göra dem? Du måste veta vad dina mål är, men du behöver inte dem på din att-lista.

Skriv ner dina mål och mål någon annanstans. Om din uppgiftslista har ett anteckningsavsnitt, lägg dem där. Om du håller en dagbok kan du skriva ner dina mål och revidera dem kvartalsvis eller årligen. Se till dina mål då och då, men låt dem inte distrahera dig från de specifika saker du behöver göra idag.

9. Titta ofta på din uppgiftslista

En effektiv uppgiftslista leder dig hela dagen. Titta på det i början av veckan för att planera din tid. Titta på det i början av dagen för att revidera din plan för dagen. Titta på det efter lunch så att du vet vad du behöver fokusera på resten av dagen. När du känner dig förlorad i en uppgift eller behöver en paus från den, titta på din to-do lista för något lite och enkelt som du kan hantera under tiden.

Ju mer du tittar på din lista, desto mer litar du på den. Ju mer du litar på det, desto mindre måste du komma ihåg vilka uppgifter du måste göra. Ju mindre du måste komma ihåg, desto mer frigör du ditt sinne att fokusera på uppgiften.

10. Gör din uppgiftslista skannbar

Om du tittar på din uppgiftslista ofta - och jag tycker att du borde - kommer du snabbt att inse hur hjälpsamt det är att se vad du behöver i ett ögonkast snarare än genom en djupläsning.

Använd strikt språk eller kortfattning för att skriva dina uppgifter. Många appar har prioriterade betyg eller stjärnor du kan lägga till så att du kan lyfta fram viktiga uppgifter. Färgkod dina uppgifter om det hjälper. Använd ikoner som ger dig mer information om uppgiften, till exempel om det kräver ett telefonsamtal eller är relaterad till sjukvård. Oavsett hur snabbt du tittar på din to-do-lista bör du kunna skörda mycket information om vad som behöver göras.

Produktivitetens hjärta

En bra att göra-lista är kärnan i personlig produktivitet. Det är så glädje att hitta en uppgiftshanteringsapp och en process som fungerar för dig. Att kolla in objekt på din lista ger dig en känsla av prestation och är ett viktigt inslag i att ordna dig. Ett pålitligt att göra system gör livet både enklare och mindre stressande.