Bli organiserad: sluta slåss med e-post med mer e-post

Överbelastning via e-post är ett enormt produktivitetsproblem på arbetsplatsen. Jag träffar människor hela tiden som klagar över e-post, säger att det är överväldigande för dem, önskar att det fanns en avstängning för alla nya meddelanden som hälls in i deras inkorg.

Många av samma människor fixerar emellertid via e-post på ett sådant sätt att de i slutändan förvärrar problemet. Det jag ser är människor som försöker bekämpa e-post med mer e-post, vilket i sin tur genererar mer e-post. Eftersom de är förknippade med e-elände kan de vanligtvis inte se vad som händer tydligt, så de har ingen aning om att de gör det värre.

Det finns några sätt jag har märkt att folk skjuter sig själva i foten medan de försöker hantera överbelastning via e-post.

Använd inte din inkorg som en uppgiftslista

Det första exemplet på människor som gör sina e -postproblem värre är att göra-listare , som jag gillar att kalla dem. Att göra-listare lämnar e-postmeddelanden i sina inkorgar när meddelandet antingen innehåller en uppgift eller utlöser minnet för en tilldelad uppgift. Med andra ord använder de inkorgen som en uppgiftslista.

Tänk på hur människor vanligtvis tilldelar uppgifter via e-post. Sällan anges uppgiften tydligt i ämnesraden. Mottagaren måste öppna och läsa e-postmeddelandet för att känna till uppgifterna. Mer troligt är dock att meddelandet inte har all information som mottagaren behöver, till exempel en tidsfrist eller andra detaljer om uppgiften. Ett utbyte av meddelanden fram och tillbaka klargör uppgiften och det slutar med att skapa en ny e-postmeddelande varje gång det händer. Kort sagt, e-postinkorgar är mycket dåliga att göra-listor.

Ett annat problem är att uppdragslister måste ständigt kontrollera varje inkommande e-post för att se om det innehåller en uppgift, och om det inte gör det, blir de av meddelandet omedelbart. Att göra-listare hamnar oavbrutet.

Det är värre att uppdragsförare lyssnar på att kontrollera sina inkorgar för sina dagliga uppgifter, och ofta skickar de ofta till sig påminnelser om andra saker de vill göra.

Om e-post är ett problem, varför skulle du vilja skapa mer e-post på det här sättet?

I det tjocka kan emellertid to-do-listare inte se hur deras system förvärrar saken. De hävdar ofta att det enda som fungerar är att använda sin inkorg som en uppgiftslista. Men om samma person känner sig överväldigad via e-post fungerar det helt klart inte. Det finns några lösningar, och jag kommer till dem på ett ögonblick.

Sluta skicka Nudgemail

Jag talade på en företagstog nyligen om e-posthantering. För att förbereda för samtalet talade jag med några anställda och fick veta att många av dem hanterade enorma mängder e-post, ibland 1 000 meddelanden per dag, med Nudgemail. De tyckte att detta var ett perfekt sinnligt sätt att hantera flödet.

Nudgemail är ett freemium-verktyg som låter dig i huvudsak snooze e-post genom att ställa in en tid då den kommer att dyka upp igen i din inkorg som ett nytt meddelande. "I huvudsak" är ett mycket viktigt ord här.

De flesta snooze-funktioner, som de i SaneBox eller några av de bästa e-postapparna, döljer det ursprungliga meddelandet från din inkorg och gör att det sedan dyker upp igen som ett nytt oläst brev när du väljer. Nudgemail fungerar lite annorlunda. När du använder den för att snooze e-post förblir det ursprungliga e-postmeddelandet i din inkorg och ett nytt meddelande visas högst upp i din inkorg, med hela tråden i det ursprungliga meddelandet citerat.

Misför mig inte. Nudgemail är ett fint verktyg, och det är en bra lösning under vissa omständigheter. Den som ser inkorgen som en informationsström snarare än en insamlingsplats för kommunikation som behöver behandlas, kan göra det bra. Men när arbetarna berättar för mig att det stora antalet meddelanden i deras inkorg lämnar dem oförmögna att göra sina jobb, och 20 procent av deras meddelanden är upprepade meddelanden i form av Nudgemails, det är ett problem.

Mycket som att göra-listare kan förneka om det faktum att deras system är trasigt, vissa Nudgemail-användare förvandlar det till en krycka. De sitter så fast i sina nuvarande vanor att de inte kan föreställa sig en bättre lösning.

Svara inte så snabbt

Mycket ofta är att svara på ett e-postmeddelande ett sätt att erkänna någon annans meddelande utan att faktiskt flytta konversationen framåt. Föreställ dig att en kollega mailar för att fråga din åsikt om en presentation. Du har inte tittat på presentationen än. Beroende på din arbetsplats kan det vara mer acceptabelt att svara snabbt med "Jag vet inte. Jag har inte tittat än" än att vänta två timmar tills du har tittat och bildat en åsikt. När du hoppar för att svara snabbt, även om meddelandet inte är materiellt, genererar du överflödigt e-postmeddelande. Om företagskulturen driver dig mot det beteendet, skulle du borde tro att andra människor också gör det åt dig.

En person som är långsam med att svara på e-post kan ses som lat eller inte vara lagspelare, även om att vänta på att svara på ett e-postmeddelande är ett mycket mer logiskt och produktivt sätt att göra det. Men det är helt bakåt, och du måste bryta dig loss från det om du känner dig överflödad via e-post.

Det som slutar hända är att människor svarar på meddelanden bara för att klara pengarna. Låt oss säga att Raj frågar Sarahs åsikt om något, och hon svarar, "Inte säker. Vad tror du?" Nu är bollen tillbaka på Rajs domstol, och onus är på honom att svara om bara så att Sarah kommer att få ett nytt oläst meddelande i sin inkorg som påminner henne att faktiskt svara denna gång.

Ett annat exempel som är vanligt för personer i supportavdelningar, till exempel IT, är att de kommer att skapa en generisk e-postadress för anställda för att lämna in hjälpbiljetter, som när en anställd snarar om att hennes dator är trasig men hon måste få hjälp snabbt, hon kanske glömmer det generiska e-postmeddelandet och skickar i stället den personen hon känner inom IT. Bör den IT-personen ta hand om problemet? Ignorera e-postmeddelandet? Svara och berätta för den anställde att hon behöver använda rätt IT-hjälpadress? CC hennes chef? Vad är rätt sak att göra?

Ofta genererar svaret, drivet av panik och frustration, bara mer e-post (och skapar spänning). Återigen är det ett exempel på att företagskulturen skapar förväntningar på ett snabbt svar som är grundproblemet. Men du kan bryta dig loss från detta mönster utan att störa freden och generera färre e-postmeddelanden som ett resultat.

Lösningar för överdriven e-post

Hur slutar vi generera överdrivna e-postmeddelanden? Vissa lösningar är enkla och snabba, och en individ kan göra dem utan stöd från företaget.

I det föregående exemplet kan IT-personalen antagligen tippa problemet i knoppen genom att ha en konversation ansikte mot ansikte (eller telefonsamtal med en anställd på distans), snarare än att svara via e-post. Om IT-personen svarar via e-post, kommer medarbetaren i behov förmodligen inte läsa det så noggrant ändå. Kom ihåg att hon redan är stressad över sitt datorproblem. Det kanske låter väldigt lågtekniskt men konfrontera medarbetaren ansikte mot ansikte, lugnt och professionellt, kommer att hjälpa henne att komma ihåg det rätta protokollet för att arkivera hjälpbiljetter i framtiden, särskilt om IT-personen förklarar vad andra jobb prioriterade vid ögonblick. Att förklara personligen går långt.

Ett annat sätt att sluta generera överdriven e-post för dig själv är att hitta bra e-postassistentverktyg som hjälper dig att skära ned på e-post i din inkorg, snarare än att sprida det, som Nudgemail gör. SaneBox (cirka $ 7 per månad) är den lösning jag rekommenderar. Mailbird är en e-postklientapp som har ett snooze-alternativ och andra funktioner som kan hjälpa också.

Sluta använda din inkorg som din att göra-lista, både för personliga uppgifter och arbetsrelaterade uppgifter. Det finns så många fantastiska verktyg nu som är mycket bättre på att tilldela uppgifter, spåra dem, uppdatera informationen om dem, och så vidare, som inte litar på e-post. Jag gillar Todoist, även om Wunderlist också är en bra app.

Om du kan övertyga ditt arbetsteam eller din avdelning att plocka upp ett bättre verktyg för uppdragsuppdrag, kommer du verkligen i mycket bättre form. Bortsett från fullstyrda projekthanteringsappar finns det andra samarbetsappar som är lätta, enkla att använda, snabbare att installera och de kan vara en bättre lösning på ditt teams utmaningar.

Mer information finns i mina andra tips för hur du kan minska överbelastningen på kontorsmeddelanden.