Hightail business review & rating

De flesta av våra konkurrenter i denna dokumenthanteringsöversikt fokuserade på att hantera lagring och klassificering av typiska affärsdokument samt arbetsflödet runt dessa filer. Hightail skiljer sig ut genom att fokusera på en smalare publik, nämligen kreativa företag, som annonsbyråer eller grafisk designbutiker. För att arbeta där har Hightail varit tvungen att fokusera sina funktionsuppbyggnadsåtgärder kring behoven i något olika "dokument", till stor del bilder och videofiler. Företaget förvärvades av OpenText tillbaka i februari 2018 och har sedan förnyat sin prissättningstruktur, som nu börjar på $ 12 per månad för sin Pro tier. Om ditt företags fokus är på kreativa leveranser är Hightail Business väl värt en titt; företag med mer allmänna dokumentbehov skulle dock göra bättre för att titta på våra Editors 'Choice-vinnare i detta utrymme, Ascensio System OnlyOffice och {ZIFFARTICLE id = "337616"}} Microsoft SharePoint Online .

Hightail Prissättning

Sedan förvärvet av OpenText har HIghtail ändrat sin prissättningstruktur och delat upp sitt erbjudande i fyra prisnivåer. Det finns en alltid fri nivå, kallad Lite. Även om detta är relativt funktionsfattigt, kan det vara tillräckligt för mycket små butiker eller solooperationer. Filstorleken är begränsad till 100 megabyte (MB) i Lite medan det totala molnlagringsutrymmet för ett konto toppar med 2 gigabyte (GB).

Nästa är Pro-nivån med 12 $ per månad. Den här nivån syftar också till mer av en solooperatör, men stöder filer upp till 25 GB och obegränsad kontolagring. Det ger också fler möjligheter kring säkerhet och support. Den första nivån som verkligen kan användas av företag med flera anställda är Teams-nivån, som löper 28 dollar per användare per månad. Här får du också obegränsad kontolagring med stöd för filstorlekar upp till 50 GB. Det finns också en mycket rikare funktion med säkerhet, automatisering och redigering. En besvikelse för många är dock att du inte får ett Adobe Photoshop- eller Illustrator-plugin om du inte väljer Hightail's högsta prissättningsnivå, Business. Du får alla godbitar här, inklusive inte bara Adobe-plugin-program utan också prioritetsstöd, enkel inloggning (SSO) och möjligheten att hantera filstorlekar upp till 100 GB. Tyvärr är detta nivåers prissättning tydligen "anpassad", vilket vanligtvis betyder att du måste förhandla med en Hightail-säljare.

Dokumenthantering för annonsmaterial

De flesta dokumenthanteringssviter fokuserar med rätta sina funktioner på uppgifter som vanligtvis utförs på kontordokument, till exempel redigering i webbläsaren och ändringsspårning. Till och med de avancerade säkerhets- och efterlevnadsfunktionerna inbyggda i avancerade sviter som Microsoft SharePoint Online är alla utformade för ett typiskt affärsscenario där användare utför typiska dokumentuppgifter som kopiering, redigering, flyttning, utskrift eller delning.

Medan Hightail Business kan arbeta med vanliga kontordokument, är det inte dess forte. Där dokumenthanteringssviter som Ascenscio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online låter dig kommentera ordbehandlingsdokument och kalkylblad, ger Hightail Business verktyg för att markera delar av en bild eller en del av en video för att ge sammanhang för kommentarer. Dessa verktyg kan också utnyttjas i vissa vanliga kontordokumentformat, så att du kan markera delar av ett dokument och tillämpa kommentarer. Men förvänta dig bara inte att redigera dokumentet inline. Hightail Business fungerar med följande filtyper: MOV, JPG, PNG, MP3, DOCX, PPT, Adobe Illustrator (AI) och PDF.

Hightail Business erbjuder ett par olika alternativ för att organisera filer. Projekt är den högsta organisatoriska enheten och är idealiska för att rikta in sig på en specifik kund eller produkt. Utrymmen ger en ytterligare nivå av hanteringsfunktioner och kan antingen läggas till i ett projekt eller användas på egen hand. Båda enheterna låter dig hantera åtkomst, till exempel vilka gruppmedlemmar som kan bidra och vem som är involverade i godkännandeprocessen. I slutet av en designansträngning kan utrymmen arkiveras och tas bort från vyn men sparas för referens. Under tiden raderas helt enkelt projekt och försvinner i glömska.

Effektivisera den kreativa processen

Oavsett om du är en enskild kreativ butik eller är medlem i ett företags designteam, innebär en stor del av din arbetsbelastning förmodligen kommunikation med kunder för att säkerställa att designval möter deras godkännande. Det är också troligt att du har upplevt ett kommunikationsproblem med dina kunder, där designkraven på något sätt förlorades i översättningen och en viss mängd omdesign måste ske. Hightail Business kan erbjuda några verktyg för att förbättra detta fram och tillbaka med kunder genom användning av godkännandeförfrågningar. Genom att välja kundens filer kan du skicka en godkännandeförfrågan till kunderna och be dem att acceptera de ändringar du har gjort eller ge kommentarer om områden som fortfarande behöver arbete. Du kan också hantera behörigheter på utrymmen som helhet, låta kunder eller teammedlemmar följa framstegen och interagera i realtid.

En annan vanlig uppgift för kreativa proffs är att ta emot filer från kunder som ska användas i deras konstverk eller video. Detta kan vara allt från företagslogotyper till röstskript till fotografier. På grund av arten av de filtyper som arbetas med är e-post inte en optimal metod för filöverföring på grund av filstorlek. Ett alternativ som Hightail Business stöder är integration med molnlagringslösningar som Dropbox Business, Google Drive for Work eller Microsoft OneDrive for Business. Genom att använda dessa alternativ skulle kunderna kunna dela sina filer genom att använda dessa tjänster, då du kan komma åt dem inom Hightail Business.

Ett annat alternativ som Hightail Business erbjuder är dess upplänkfunktion. Uplink låter dig konfigurera en anpassad URL, som du kan ge kunderna för att de direkt kan ladda upp filer till din Hightail Business-instans. För att ladda upp filer kan du välja filer, dra och släpp och importera dem. När du har laddat upp kan du flytta filer till ett utrymme eller projekt, kommentera eller visa revisionshistorik. Din upplänk kan konfigureras med filbevarande, så att du automatiskt tar bort filer efter en tidsperiod.

Hightail-affärer handlar dock inte bara om att interagera med kunderna. Laguppgifter kan hanteras genom att använda en uppgiftslista inom ett utrymme. Dessa to-do-listor kan tilldelas teammedlemmar tillsammans med ett förfallodatum och en påminnelse. Teammedlemmar kan markera att göra saker som gjort och framsteg kan spåras inom rymden. Det är inte så omfattande som en riktig projektledningslösning, men för grundläggande arbetshanteringsuppgifter är det ett praktiskt tillägg.

Konstnärer är människor, för

Hightail Business syftar inte direkt till att konkurrera med Microsoft SharePoint Online eller till och med Ascensio System OnlyOffice, eftersom det är riktigt fokuserat på kreativa typer som vill effektivisera det arbete de utför och göra kundinteraktion mer effektiv och effektiv. Dess funktioner, som godkännandeförfrågningar, uplink och to-do-listor, gör att ditt kreativa team kan prioritera arbete och underlätta både team- och kundkommunikation. Detta kommer att öka dina chanser att skapa innehåll som överträffar kundens förväntningar.