Hur bokföring utvecklas för en moln-första värld

Ökningen av mer kraftfulla molnbokföringstjänster förändrar sättet för såväl revisorer som kunderna som hanterar hanterar affärsekonomi. Webbaserad programvara påverkar företag i alla storlekar men ger ännu större värde för små och medelstora företag (SMB) och enskilda företag som får större tillgång till redovisnings- och finansiella verktyg än någonsin för att effektivisera sin verksamhet.

Molnbaserad bokföringstjänstleverantör AccountantsWorld utnyttjar denna teknologiska förändring för att förbättra företagens produktivitet på alla betalnings- och kundfordringar, bokföring, inventering, rapportering och lön, med filosofin att sätta tillbaka kraften i revisorernas händer och låta småföretagare oroa sig om verksamheten istället. 2003 sålde AccountantsWorld sin skatteprogramvaruverksamhet till Thomson Reuters och skiftade fokus uteslutande till att skapa molnbaserade lösningar för revisorer. Företaget behandlar nu 30 000 företagslöner varje år med sin mjukvara, enligt Dr Chandra Bhansali, grundare och VD för AccountantsWorld.

PCMag talade med Bhansali om hur molnbaserade lösningar förändrar sättet som revisorer och små och medelstora företag gör affärer, de tekniska trenderna som påverkar industrin och hur utvecklande mobila kapacitet och säkerhetsproblem formar redovisningens framtid.

PCMag: Vilka var några av de redovisningsproblem som du tog upp med att använda molnteknologi och Internet?

Dr Chandra Bhansali: Vi frågade oss själva, vilka typer av problem kan vi lösa genom att använda kraften på Internet? Vi insåg att det erbjöd enorma funktioner som skrivbordet inte gjorde. En sak som vi märkte var att lönelistan i huvudsak är en redovisningsfunktion eftersom den hänför sig till skatter men vid den tiden var det mycket få revisorer som erbjöd lönetjänster. Du måste vara 100 procent korrekt och uppfylla kraven i tid, annars finns det hårda påföljder. Revisorer hade inte verktygen för att göra det så de brukade dirigera alla sina kunders löner till tjänster som ADP och Paychex Accounting Online.

Vi sa att det inte var vettigt. Vi insåg att vi borde kunna skapa ett kraftfullt behandlingscenter och använda servrar till en bråkdel av kostnaden för att använda stordatorn. Så vi skapade det allra första molnbaserade lönebearbetningscentret för revisorer och gav våra kunder internetåtkomst till det redan 2004. Nu kan de använda det för att erbjuda mycket lönsamma löntjänster till sina kunder, med programvaran som gör allt bakom scener för dem: direkt insättning, skatteinsättning och arkivering av skatteformulär och W2, W3 och 1099 blanketter exakt och i tid. Allt revisorer och klienter måste göra är att ange data. För många revisorer har det blivit en av deras mest lönsamma tjänster. Så vi har ändrat paradigmet för lönebehandling genom att använda molnet; leverantörer av lönelösningar har följt efter att de nu erbjuder ett slags bokföringsverktyg.

Vad är några av de andra tekniska trenderna som påverkar industrin utöver dessa omedelbara användningsfall?

Bhansali: Trenden är verkligen mot integration i molnet för alla dessa tjänster som företag och revisorer använder dagligen. Revisorer har nu också verktygen för att ta över många av dessa backoffice-funktioner för att hjälpa små och medelstora företag att göra det de gör bäst och för att driva och hantera sina företag mer effektivt. Det är en kombination av dessa faktorer. Jag ser de mest betydande produktivitetsvinsterna inom småföretagssegmentet.

Tekniken tenderar att ge revisorer möjligheten att erbjuda kompletta tjänster till sina kunder. Det handlar om att fylla i alla länkar eller komponenter som saknas i den kedjan. Just nu är affärsprocesshantering (BPM) ett tillväxtområde. Hur effektivt kan revisorer hantera det? Så för småföretag har det mesta av redovisningen fram till nu varit gör-det-själv (DIY). Kunder skulle göra något i slutet och revisorer skulle städa upp det. Det sker en stor förskjutning mot "inte-gör-det-själv" (DDIY). Arbeta istället med din revisor. Vi ser redan lön, som togs bort från revisorer, som kommer tillbaka via molnprogramvara. Inte bara för revisorer utan för alla andra tjänsteleverantörer, den tid som spenderas på kontorsarbete för småföretagare och anställda krymper drastiskt eftersom de får förmågan att ladda ner arbetet till revisorer.

Ur redovisnings- och klientperspektiv, hur förändrar molnbaserade lösningar hur de gör affärer?

Bhansali: Stora lönebyråer ger inte revisorer samma nivå av effektivitet och produktivitet, och de debiterar kunder mycket. Nu kan de revisorer de litar mest på och med vilka de har relationer erbjuda sina småföretagskunder en anpassningsbar lönetjänst mycket kostnadseffektivt och med en integration mellan bokförings- och lönesystem för att säkerställa ett direkt, säkert dataflöde.

Med bokföringssystemen är ett större problem kundbokföring. Jag pratade med en CPA-vän till mig för några år sedan som gumrade över en av sina klienter, som han berättade aldrig att gå in i någonting efter att han stängde böckerna. Klienten lade till en ny post och det kastade allt ur balans. Han sa att han spenderade 20 till 30 procent av sin tid på att fixa det rörelse som dessa små företag gör när de inte har någon aning om redovisning och inte borde ha tillgång. Vi började fråga revisorer och fann att den här typen av kundbokföring är ett stort hinder. Om du deltar i någon bokföring eller CPA-konferens är alltid en av de högst deltagande sessionerna bokföring. För att lösa detta använder vi molnet för att möjliggöra en förskjutning för att ge revisorer större kontroll snarare än system utformade för användning av småföretagskunderna själva. Vi gav revisorer kraften att anpassa system och behörigheter för varje enskild kund.

Revisorer ska vara viktiga affärsrådgivare för sina kunder, men hittills kunde de inte fylla den rollen effektivt för småföretag. Så för en rörmokare som inte vet någonting om bokföring kommer bokföringen att ge dem tillgång endast till att skriva checkar och skriva in kontantkvitton; det är allt de behöver oroa sig för. Om en klient är bokförare kan de ge dem tillgång till kundfordringar och mervärde. Under åren har detta utvecklats eftersom bokföring på klientsidan är ett onödigt ont för småföretag. Med dessa molnbaserade system kan revisorer ta över komplett redovisningsarbete.

För ungefär ett år sedan introducerade vi en app som låter klienten ta en bild av en faktura, som går rätt in i systemet som ska betalas. Integrationerna är verkligen nyckeln här eftersom de också kan ansluta detta till klientens webbportal och ett dokumenthanteringssystem. Så fakturan går rätt in i rätt mapp i dokumenthanteringssystemet och samtidigt kan alla betalningar och kreditkortstransaktioner skannas och identifieras. När revisorer loggar in för att registrera betalningen listas alla transaktioner. Det finns också integrationer med mer sofistikerade faktureringssystem, tids- och faktureringssystem, tids- och närvarosystem och 401 000 leverantörer. Vi skapar också ett öppet API för att integrera med praktiskt taget allt.

Användare av molnbokföringsprogram kan vara ett litet företag och bokföringsbyrån som servar dem, eller ett större företagsföretag med en intern redovisningsavdelning. Hur skiljer sig dessa användningsfall eller gör de det?

Bhansali: Vad som händer med dessa lösningar är att det finns många analysverktyg inbyggda. Små företag behöver rådgivning på CFO-nivå, men medelstora och större företag har en egen redovisningsavdelning och kapacitet i sitt system för att göra sådana analyser, med Finansdirektörer och chefer för att ge input. Småföretag har inte det. Så i molnlösningar där revisorer arbetar med livedata och har verktygen för att analysera den, kan revisorer utföra denna typ av CFO-funktionalitet för mindre företag. Det handlar om att hjälpa revisorer utnyttja molnet, och programvaran ger revisorer (och i förlängningen småföretag) kapacitet som de inte hade råd med tidigare.

Vilken effekt har tillväxten av mobila datorer på molnbokföring?

Bhansali: Smarttelefoner förändrar definitivt sättet vi bedriver. Särskilt för enskilda redovisningsföretag var en av anledningarna till att de aldrig gjorde lönelista förut för att, om de var på semester, låt oss säga, det fanns inget sätt för dem att komma åt den. Genom redovisning och löneapplikationer kan de göra det var som helst. Vår app har en mycket enkel skärm för inmatning av mobildata. Det finns också möjligheten att skanna fakturor och checkar, och en annan mobilapplikation vi arbetar med är anställdskostnader så att de kan ta en bild av sina kvitton för utgiftskonton.

Den andra viktiga aspekten av mobil för revisorer och kunder är varningar. För varje företag finns det trösklar. Vissa kan ställa in att om kundfordringar överstiger $ 50 000 är det ett problem. För ett större företag är det kanske 300 000 dollar och samma sak för betalningar eller kontanter i banken. Revisorer kan ställa in trösklar för alla dessa viktiga affärsdrivrutiner för sina klienter och när trösklarna överskrids kan revisor ställa in en varning för att först ta emot en text och sedan ringa klienten för att diskutera i detalj, eller ställa in en varning för att gå ut till både dem och klienten samtidigt. Bokföringsportalerna har också skärmar där de kan se en fågelperspektiv över varje klients tröskelstatus.

När du går till dessa molnbaserade lösningar och hanterar känsliga ekonomiska data, hur hanterar du säkerhetsaspekten för att säkerställa säker överföring, filöverföring och lagring?

Bhansali: Det är absolut kritiskt. För oss gjorde vi flytten för fem år sedan till Amazon Web Services (AWS), som var ett steg för att sätta våra kunddata i en infrastruktur med en mycket hög säkerhetsnivå. Dessutom krypterar vi alla känsliga uppgifter, från personnummer och personalidentifieringsnummer till bankinformation. Vi lägger också till mycket ITS-teknik (ITS) för att minska risken och göra våra system- och klientdata så säkra som möjligt.