Microsoft Excel 2013 granskning och betyg

Excel är den näst mest använda produktivitets-appen i världen, och den är bara den andra för Microsoft Word. Om du använder Excel varje dag, men inte behöver Word eller Outlook eller PowerPoint eller resten av den enorma verktygslådan som utgör Office 2013, behöver du inte köpa hela Office-paketet. Ett långvarigt men lite känt alternativ gör det möjligt att köpa Excel ensam. Besök bara Microsofts Office-butik, bläddra ner tills du hittar de små ikonerna som låter dig men Office-apparna separat och klicka på ikonen som låter dig köpa Excel 2013 för $ 109.99. Fråga bara inte varför Microsoft valde det priset, för Microsoft säger inte. Det är ett konstigt pris, men för all den kraft appen erbjuder är det en utmärkt affär.

Excel 2013 förtjänar en längre och djupare look än vi hade utrymme för i vår skrivning av hela Office 2013-sviten, delvis för att Microsoft verkar ha packat fler nya funktioner och bekvämligheter i Excel 2013 än i någon av de andra apparna i sviten. Några av dessa nya funktioner lägger till funktioner som Excel aldrig hade förut, men de flesta gör det enkelt att använda funktioner som tog mycket tid, problem och expertis att använda i tidigare versioner.

Vad är uppenbart nytt

Några av de nya funktionerna är uppenbara, till exempel hur Excel nu öppnar flera kalkylblad i separata Excel-fönster, var och en med sitt eget bandgränssnitt, istället för som separata rutor i ett enda Excel-fönster som delar ett band. Detta gör det enkelt att hantera olika kalkylblad i en installation med dubbla skärmar, samtidigt som Excel överensstämmer med Word, som har använt separata fönster för separata dokument i åldrar. Vissa är under huven, inklusive femtio nya funktioner för användning i formler, inklusive en som konverterar strängar till siffror på ett anpassningsbart sätt, så att "15%" visas som "0, 15" utan att behöva resa till dialogrutan "Formatcelle" för att ändra cellens utseende.

läser in…

Andra nya funktioner effektiviserar befintliga funktioner, vilket gör det förvånansvärt enkelt för nybörjare att utföra uppgifter som tidigare var begränsade till experter. När du väljer ett datablock visas en snabbanalysikon längst ner till höger om markeringen. Klicka på den, och Excel visar ett galleri med föreslagna formatering, diagram, totaler och mycket mer. När du till exempel går igenom de föreslagna valen visar Excel en rad eller kolumn med totaler, kör totaler, medelvärden och andra beräkningar baserat på vald data.

Snabbanalys föreslår också lämpliga diagram, eller anpassad formatering som färgkoderar data, eller visar ikoner i varje cell som indikerar om antalet större eller mindre än föregående cell. Samma galleri föreslår också möjliga pivottabeller för anpassade vyer av data, vilket gör denna funktion mer tillgänglig än någonsin. Alla dessa olika alternativ fanns (och är fortfarande) tillgängliga från bandet om du hade kunskap och tålamod att hitta dem, men nu går Excel ut ur sitt sätt att erbjuda dem. Förresten kommer tangentbjudare att vara glada över att veta att snabbanalysgalleriet, som allt annat i Excel, kan öppnas med en kortkommando, i detta fall Ctrl-Q.

Min nya favoritfunktion, eftersom det sparar en enorm mängd tidskrävande ansträngning, kallas Flash Fill, och det är en av många funktioner där Excel fungerar som det använder sin hjärna, inte bara dess råa antal-knasande kraft. Om du har en kolumn med förnamn och en kolumn med efternamn, och du vill ha en enda kolumn som innehåller celler med ett efternamn följt av ett komma, sedan ett förnamn. Jag brukade åstadkomma detta genom att kopiera namnen till Word, kombinera dem där genom att ersätta flikar med komma och sedan kopiera resultaten tillbaka till Excel. Nu behöver jag bara gå till den översta raden i kolumnerna med namn, som till exempel innehåller "Arthur" och "Andersen", hitta en tom cell på den raden och ange "Andersen, Arthur". Sedan börjar jag skriva en liknande kombination av namn på nästa cell ner, motsvarande namnen i den andra raden, och Excel fyller i den cellen och hela resten av kolumnen med de kombinerade namnen som jag vill ha. De ifyllda uppgifterna visas i grått tills jag klickar på en ikon som inbjuder mig att bekräfta att jag har de data jag vill ha.

Du kan också använda samma trick i omvänd riktning, extrahera det första eller sista ordet från celler som innehåller flera ord istället för att kombinera flera ord till en cell. Med lite experiment kan du upptäcka att Flash Fill är smartare än du förväntar dig. Om du till exempel har en kolumn med datum som "2012, 1995, 1987, 1990" och du anger "2000-, 1990-talet" i kolumnen bredvid dem kommer Excel omedelbart att föreslå "1980-talet" och "1980-talet" för att fortsätta serien korrekt.

Vad är under huven

Några av Excels bästa nya funktioner är inte synliga i själva Excel eftersom de bara finns på webben. En särskilt snygg funktion gör att du kan lägga till en Visa-i-Excel-knapp till nästan alla tabeller som du vill inkludera på en webbsida. Detta kan vara en webbsida på din egen webbplats eller en blogg eller någon annanstans. Allt du behöver göra är att besöka Microsofts webbplats, klicka på några knappar för att få de två bitarna med HTML-kod som du behöver, och klistra sedan in den koden ovan och under en tabell på en webbsida.