Microsofts projektgranskning och betyg

Att välja Microsoft Project som ditt teams dedikerade projekthanteringsapp är meningsfullt bara när ett antal stjärnor anpassas. Först måste du verkligen ha en certifierad projektledare ombord för att driva programvaran. Andra, tid måste vara på din sida och din certifierade projektledare kan inte rusa för att lära sig att använda verktyget. För det tredje borde ditt team redan vara ett Microsoft-hus, eller så borde det vara villig att bli en . För det fjärde bör antalet projekt ditt team hanterar och deras komplexitet vara ganska hög. Om din organisation uppfyller dessa kriterier kan Microsoft Project visa sig vara ett ovärderligt verktyg. Om inte, tjänar du bättre med ett annat alternativ, och det finns många.

Om du har läst så långt och insett att Microsoft Project inte passar ditt team, rekommenderar jag tre andra alternativ. För småföretag är Zoho Projects och Teamwork Projects PCMag Editors val. Båda är prisvärda och mycket enkla att lära sig att använda, även om du inte är en projektledare ännu. Det andra verktyget som tjänar Editors 'Choice är LiquidPlanner, ett avancerat verktyg som är idealiskt för större team som inte bara hanterar projekt utan också människor och andra resurser.

Några varningar

Microsoft Project tar lång tid att lära sig att använda och ännu längre att behärska. Jag skriver denna recension ur en person som inte har behärskat den (inte ens nära) men vem har experimenterade med det i några veckor och ställde frågor från Microsofts representanter för att lära sig mer. Min synvinkel inkluderar jämförelsetestning med dussintals andra projekthanteringsappar, från lätta de som är utformade för små företag till alternativ i företagsklass.

Eftersom Microsoft Project är något av en björn, skulle jag rekommendera att jag kompletterar min artikel med användarrecensioner av personer som har arbetat med verktyget i stor utsträckning och kan ge olika insikter om hur det håller sig på lång sikt.

Prissättning och planer

Det finns två sätt att köpa Microsoft Project. Du kan lägga till den i ett Office 365-prenumeration eller så kan du köpa en fristående version för lokal distribution. Alternativen blir förvirrande, så låt mig gå igenom dem bit för bit.

Office-tillägg. När du lägger till Microsoft Project i ett Office-abonnemang får du den molnbaserade versionen av appen. Det finns tre prisnivåer för denna typ av köp: Project Online Professional, Premium och Essentials.

Project Online Professional kostar $ 30 per person per månad. Med denna servicenivå får varje person använda Microsoft Project desktop-appen på upp till fem datorer endast för projekthantering, inte portföljhantering. Trots att det är en desktop-app körs den fortfarande i molnet (det kräver en internetanslutning för att använda). Tillgång via webbläsare ingår också.

Project Online Premium kostar $ 55 per person per månad. Det erbjuder allt i Professional-kontot, plus portföljhanteringsverktyg. Det kommer med avancerade analys- och resurshanteringsfunktioner som du inte får i Professional-kontot.

Den tredje nivån, Essentials, är inte en servicenivå så mycket som en rolltyp du kan välja för teammedlemmar som har ganska begränsat ansvar i appen. Det kostar $ 7 per person per månad. Du måste ha ett Professional- eller Premium-medlemskap först för att använda Essential-alternativet. Väsentliga användare kan bara komma åt Microsoft Project via en webbläsare eller mobil enhet. De kan bara uppdatera uppgiftsstatus, arbeta med tidtabeller, dela dokument och kommunicera med kollegor. De får inte stationära appar eller annan funktionalitet.

Fristående lokal distribution. Om du inte vill använda den molnvärdiga versionen av Microsoft Project kan du vara värd för den lokalt och det finns tre alternativ för hur du gör det.

Den ena är Project Standard, som kostar 589, 99 dollar debiteras som en engångsavgift. Med den här versionen får du en programvara installerad lokalt på en dator, och bara en person kan använda den. Det är old school-programvara i den meningen att det inte har några samarbetsfunktioner. Du får projekthanteringsverktyg, men ingenting för resurshantering.

Nästa alternativ är Project Professional för 1 159, 99 dollar. Varje licens är bra för bara en dator. Det har allt i Project Standard, plus förmågan att samarbeta via Skype for Business, resurshanteringsverktyg, tidtabeller och möjligheten att synkronisera med Project Online och Project Server.

Project Server, det sista alternativet, är en version av Microsoft Project som företag kan få med SharePoint 2016. Jag kan gå in i detalj om hur man får SharePoint 2016 och de tre nivåerna av företagstjänster för Office involverade, men jag antar att om detta alternativ är av intresse för dig, du har redan en supportperson hos Microsoft som du kan be om mer information.

Jämförelsepriser

Om vi ​​använder $ 30 eller $ 55 per person per månad för Project Online Professional som vår bas för jämförelse, som är de nivåer av service som jag föreställer mig i ditt styrhus om du läser den här artikeln, så är Microsofts priser i högsta grad för små till medelstora företag.

TeamGantt är ett bra ställe att börja för jämförelse. Det erbjuder tjänster som sträcker sig från ett gratis konto till ett avancerat medlemskap som kostar $ 14, 95 per person per månad. Det är ett webbaserat verktyg som inkluderar samarbete och är mycket lättare att lära sig att använda än Project.

En jämförbar plan med Zoho Projects kostar en schablonbelopp på $ 50 per månad, oavsett hur många som använder den. Teamwork Projects erbjuder en liknande fast månadssats ($ 69 per månad för så många teammedlemmar som du behöver), liksom Proofhub ($ 150 per månad).

Om vi ​​vänder oss till fler avancerade verktyg börjar LiquidPlanner på 599, 40 USD per år för ett litet företagskonto på upp till fem personer. Det priset är baserat på en kurs på $ 9, 99 per person per månad, men den här planen säljs bara i ett fem-sätespaket. LiquidPlanners mest populära plan, Professional, är bättre för medelstora till stora företag. Det fungerar för att vara $ 45 per person per månad, med ett tio person minimum. Precis som Microsoft Project tar LiquidPlanner tid att delvis behärska eftersom det erbjuder så många verktyg för både projektledning och resurshantering.

Andra projekthanteringsplattformar som är lämpliga för större organisationer inkluderar Clarizen (från $ 45 per person per månad), Celoxis ($ 25 per person per månad; fem-personers minimum) och Workfront (cirka $ 30, beroende på installation).

Komma igång

Jag kan inte tillräckligt betona det faktum att Microsoft Project är tänkt att användas av erfarna, eller mer exakt utbildade, projektledare. Den är inte utformad för att lära sig på flygen. Det kommer inte med tydliga tutorials för att komma igång. Det förutsätter bekanta med både stora koncept och fina detaljer i projektledningen. Om du funderar på att du kan använda den här programvaran men du (eller den ledande personen som kommer att använda appen) inte vet vad en nedbränningsrapport är, skulle jag allvarligt rekommendera dig att överväga ett annat verktyg.

Appen själv ser mycket ut som Excel. Det har samma välkända flikgränssnitt med flikar som visas i andra Microsoft Office-appar. Kalkylarkdelen av appen innehåller all data relaterad till uppgifter eller resurser. Till höger om cellerna finns ett Gantt-diagram som återspeglar schemat när du bygger det.

Microsoft Project stöder alla typiska saker du vill göra i en projekthanteringsapp. För varje uppgift kan du ange mycket detaljer, till exempel en beskrivning, anteckningar, startdatum, uppgiftens varaktighet och så vidare. Återkommande händelser stöds, liksom beroenden, anpassade fält och baslinjer för att spåra faktiska framsteg kontra planerade framsteg.

Stängerna i Gantt-diagrammet är interaktiva, så när du justerar dem uppdateras informationen i cellerna också. När en uppgift pågår kan du ange procenten att det görs genom att skjuta en mindre linje inuti dess tillhörande skruvfält mot höger.

Förutom att ha en Gantt-kartvy erbjuder Microsoft Project också kalender- och diagramvyer. Kalendervyn är självförklarande, medan diagramvyn liknar Gantt-vyn, bara den innehåller ytterligare detaljer om uppgiften. Om du följer en tidslinje bättre när det finns någon känsla av en berättelse bakom det, kan diagramvyen vara användbar.

Som nämnts, det första gången du använder appen, det finns inte mycket coaching för hur du kommer igång. Vissa appar har interaktiva tutorials på skärmen. Andra startar dig i ett provprojekt. Fortfarande andra pekar dig tidigt på en kanal med hjälpfilmer för att komma igång. Microsoft Project har inget av det. I själva verket kan det lilla som projektet tillhandahåller bara öka din förvirring, till exempel den lilla klumpen av information som jag såg på dag ett:

"För att vara tydlig är Project Online INTE en webbaserad version av Project Professional. Project Online är en helt separat tjänst som erbjuder full portfölj och projekthanteringsverktyg på webben. Det inkluderar Project Web App och kan, beroende på ditt prenumeration, inkluderar också Project Online Desktop Client, som är en prenumerationsversion av Project Professional. "

Även efter att ha gått igenom alla priser och planalternativ i detalj, får dessa ord fortfarande mitt huvud att snurra.

Funktioner och detaljer

Microsoft Project är kraftfullt när det gäller de mer detaljerade aspekterna av projekthantering, till exempel resurshantering, rapporter och tidtabeller. Kraftfull betyder inte naturligtvis enkelt eller enkelt.

I Microsoft Project, med de nivåer av tjänster som inkluderar resurshantering, kan du hantera arbete (som inkluderar både generiska personer och specifika personer, liksom andra "arbetsrelaterade resurser), material och kostnader. Du kan göra mycket med dessa element om du har tid och lutning.

Till exempel kan du lägga till detaljer i materialresurser, till exempel en måttenhet, och om du vill bli riktigt detaljerad kan du ange materialkostnader. Tänk om kostnaderna för ett material ändrar sig över tid? I Microsoft Project kan en ytterligare detaljpanel spåra och redovisa för kostnadsändringar över tid.

Med arbetsresurser nämnde jag att du kan spåra specifika personer eller generaliserad människor. Beroende på det arbete du spårar kan du behöva tilldela allmänna personalresurser, till exempel en "front-end programmerare" eller "QA-testare", snarare än en specifik person. Det beror på vad du hanterar och hur.

Rapporter är mycket anpassningsbara, även om det, som resten av appen, tar tid att lära sig att använda dem. Några av de mer rudimentära funktionerna är snygga och förvånansvärt enkla att använda. Du kan generera en rapport genom att navigera till rapportsektionen och välja vilken information du vill visa i olika moduler på sidan. Med hjälp av en fältval till höger kan du göra det översta elementet till projektet och nedan Det du kan lägga till en tabell som visar hur mycket av varje fas i projektet som redan är klar och så vidare.

Alla element som du lägger till i rapporten är stiliserade och de justeras inte automatiskt för att rymma varandra. Till exempel, om text från ett element går lång kan den krascha in i ett annat. Andra mindre visuella element behöver ofta finjustering också. Du kan sluta slösa mycket tid med att ändra storlek på lådor och nudga element åt vänster och höger för att det ska se anständigt ut, vilket förmodligen inte är det du får betalt för att göra. Det är verkligen ett designerjobb.

Som sagt, att utforma rapporterna på detta sätt har ett syfte. När du är klar med alla justeringar ser den slutliga produkten redo att exporteras direkt till en presentation (i PowerPoint, utan tvekan), så du kan gå från att generera rapporter till att dela dem utan att många ytterligare steg.

Inom tidrapportavsnittet, för de versioner av appen som inkluderar den, kan du låta teammedlemmar fylla i veckoplan för varje varaktighet du behöver, till exempel varje vecka eller månad. Teammedlemmarna kan rapportera inte bara tid som spenderas på uppgifter relaterade till projekt, utan de kan också indikera vilken tid det var för arbete, till exempel forskning och utveckling eller genomförande. Ett annat alternativ låter folk lägga till tid i sina tidblad för uppgifter som inte är specifikt relaterade till ett projekt. Om Julia till exempel kör för att träffa en klient, kanske teamet vill spela in den tiden och fakturera det, även om resan inte visas som en uppgift i ett projekt.

Plats för förbättring

Jag har redan påpekat att Microsoft Project kan erbjuda mer hjälp för att hjälpa människor att komma igång med det och lära sig att använda det.

Dessutom är Project svagt när det gäller kommunikation i appen. Problemet är att Microsoft är ett kungarike och inom dess rike det har redan många verktyg för att kommunicera. Du kan avfyra ett e-postmeddelande med Outlook, eller schemalägga ett möte i kalendern eller popa in i Microsoft Teams för chatt , eller Yammer för konversationer, eller Skype för videosamtal, och så vidare. Men ibland, när du arbetar med ett projekt, vill du bara @ meddela någon eller pinga dem i en chatt och ställa en fråga utan att bryta sammanhanget för ditt arbete genom att navigera till en annan app. Ser du eftersom dessa verktyg redan finns, varför duplicera dem i Project? (Vissa kanske refererar till Microsoft som att ha ett "ekosystem" snarare än kungarike. Ett ekosystem kan inte låta bli vad det är, men ett kungarike väljer sina gränser.)

Att resa runt i kungariket irriterade mig verkligen när jag testade Microsoft Project. En önskan att dela information kan leda till att appen viskar bort mig till Outlook. Ett behov av att uppdatera något om ett möte schemalagd i mitt projekt kunde lämna min dator ladda en ny flik för kalendern utan mitt samtycke. Många gånger ville jag ha möjlighet att justera alla detaljer relaterade till mitt projekt från projekthanteringsappen, inte någon annanstans.

Microsoft har många egna appar som fungerar med Project, men många organisationer förlitar sig på verktyg som kommer från någon annanstans, och Salesforce är ett bra exempel. Projekt integreras inte med många andra verktyg. Det stöds inte heller av Zapier, som är ett onlineverktyg som ibland kan ansluta appar och tjänster som inte nativt pratar med varandra. Om du hoppas slinga din projekthanteringsapplikation till andra onlinetjänster som ditt team redan använder, vare sig Slack eller Trello eller Salesforce, är Microsoft Project inte ett bra verktyg att välja.

Ett kraftfullt verktyg inom dess rike

Även om det i många avseenden är kraftfullt och grundligt passar Microsoft Project endast mycket specifika företag. Mer och mer är detta fallet med många Microsoft-appar. Ditt team måste redan investeras i Microsoft-produkter för att Project ska vara meningsfullt. Det fungerar också bäst för medelstora till stora organisationer, men inte små. Dessutom behöver du en kvalificerad och erfaren projektledare i teamet för att vara personen som kör appen. Våra läsare har uppenbarligen haft en bra erfarenhet av programvaran, eftersom de tilldelade den en Business Choice-pris för projektledning 2019.

Om Microsoft Project inte är en idealisk kandidat för dina projekthanteringsbehov föreslår jag att små kläder tittar på Zoho Projects och Teamwork Projects, medan större organisationer som hanterar många fler projekt och resurser tar ett dyk i LiquidPlanner. Alla tre fick PCMag Editors 'Choice.