Officetime review & rating

För några år sedan, när jag stötte på OfficeTime, imponerade denna tidsspårningsapp för arbetare som fakturerar per timme mig med dess enkelhet, användarvänlighet och låga kostnader. OfficeTime är fortfarande ett underbart alternativ för soloarbetare som vill ha en pålitlig tidspårare för offline som innehåller enkla verktyg för spårning av utgifter och fakturering. Det är dock inte perfekt för samarbete och integreras inte med många andra appar och tjänster. För teamanvändning och mer avancerade faktureringsalternativ är Harvest en bättre app och ett redaktörsval. Ett annat alternativ för soloarbetare på en budget är Toggls gratisversion, som också är ett redaktörsval.

Pris och tillgänglighet

OfficeTime är också en nedladdningsbar app för Windows och Mac, med mobilappar för iOS och Apple Watch. Skrivbordsapparna kostar $ 47 vardera. De flesta andra tidspårningsappar säljs som prenumerationer, men med OfficeTime betalar du bara en engångsköpsavgift.

Med tanke på att du inte betalar en pågående kurs för OfficeTime är priset lågt. Andra tidspårningsappar kostar i allmänhet någonstans mellan 8 och 12 USD per månad. Många av dessa appar stöder emellertid samarbete, vilket innebär att du kan spåra och skapa fakturor från inte bara din tid på projekt utan också din kollegas tid. OfficeTime är endast för solobruk.

För enskilda innehavare erbjuder OfficeTime stort värde, men det finns gratisversioner av andra appar som erbjuder liknande värde. Toggls gratistjänst till exempel är tillräckligt för många frilansare. Toggl inkluderar inte fakturering, men du kan ansluta den till nästan alla andra fakturerings- och kostnadstjänster du kan använda.

Harvest, som annars kostar $ 12 per person per månad, erbjuder också en gratisversion av appen, även om den begränsar dig till att bara hantera ett projekt åt gången. En annan app som heter TopTracker är helt gratis, men det är lätt på funktioner.

Installera och komma igång

För att få OfficeTime laddar du ner Windows- eller Mac-appen, som kommer med en gratis provperiod på tre veckor innan du måste ange kreditkortsinformation. När du ställer in kontot frågar OfficeTime om du vill börja med lite dummy-data för att hjälpa dig att bli orienterad, eller om du vill hoppa till att ställa in ditt eget arbete att spåra.

För att använda OfficeTime (och verkligen de flesta tidspårningsappar för den delen) måste du spendera några minuter på att se till att du har en klar förståelse för hur dina affärsprojekt är organiserade. Många yrkesverksamma har dessa tyst kunskaper till hands, men ibland krävs det lite lärande för att testa och fel för att korrekt analysera ditt arbete. OfficeTime är tillräckligt snabb för att låta dig korrigera dina misstag snabbt när du går.

OfficeTime sparar alla dina kontodata lokalt på din dator, eller vilket lagringsutrymme du anger under installationen. Om du väljer att använda både desktop-appen och iOS-appen kan du synkronisera ditt konto mellan dessa enheter, men bara när de är anslutna till samma nätverk (t.ex. samma Wi-Fi). Det finns inget alternativ att synkronisera mellan en Windows-skrivbordsapp av OfficeTime och en Mac-version av appen. Synkroniseringskontrollerna visas bara i iOS-appen, inte på skrivbordsapparna.

Funktioner

I OfficeTime har du projekt, rader och kategorier. Linjeposter är mer eller mindre samma sak som uppgifter, även om de här också kan vara utgifter. Varje projekt innehåller rader och varje rad kan tilldelas en kategori, till exempel marknadsföring, design, forskning eller vad du skapar andra. Du kan också tilldela projekt till kategorier.

När du är redo att börja arbeta skapar du en rad och trycker på en uppspelningsknapp längst till vänster. Din timer kommer att börja spåra tiden efter minut, som du kan se i realtid om du lämnar fönstret i vyn. I Mac-versionen placeras också en visning av den aktiva timern i statusmenyn, så att du kan titta upp och se hur länge du har arbetat med en uppgift. Från samma statusmenyikon kan du också pausa och återuppta tidspårning, snabbt börja spårningstid på en ny uppgift, och skapa en påminnelse.

Påminnelsefunktionen, som är unik för OfficeTime så vitt jag vet, låter dig ange all fri form du vill ha. OfficeTime påminner dig sedan om det via ett popup-meddelande när du ställer in.

Eftersom OfficeTime är en stationär app, fungerar allt offline. Vissa tidspårare online, som Toggl, har offlinefunktioner, men inte alla gör det. När jag testade Toggl stängde jag plötsligt av mitt internet för att se vad som skulle hända med timern, och det fortsatte att krypa. Det var inte fallet med Everhour, som omedelbart stoppade sin timer när min dator upptäckte att den inte var offline.

Om du börjar spela in en ny uppgift i OfficeTime när du redan har en timer igång, pausar appen automatiskt det aktiva radobjektet, vilket gör det omöjligt för dig att av misstag fakturera två klienter eller spela in tid för två uppgifter samtidigt. Det finns ett sätt att åsidosätta den här inställningen om du behöver.

Linjeposter kan också vara utgifter, till exempel stockfotografi du köpte för en klients arbete eller transport för att komma till ett möte. Du registrerar utgifter som om de vore någon annan rad, vilket innebär att du ser dem listade rätt bredvid all din spårad tid för ett visst projekt.

Även om OfficeTime inkluderar fakturerings- och kostnadsverktyg, täcker det inte alla situationer och villkor som ibland uppstår för frilansare. Exempelvis hanterar OfficeTimes fakturerings- och projektverktyg inte schablonprojekt. Låt oss säga att jag debiterar en schablonbelopp på 200 $ för en ansikts-till-ansikte rådgivningssession, eller $ 5 000 för en webbplatsuppbyggnad, oavsett hur mycket tid som används på projektet. Andra appar, som Harvest och Paydirt, erbjuder sätt att på lämpligt sätt spåra projektarbete och fakturera det, medan OfficeTime endast fungerar under fakturerbara timmar. Anledningen till att du fortfarande vill spåra tid på ett projekt med en fast ränta är att säkerställa att du inte spenderar för mycket tid på det och därmed gör det mindre lönsamt.

En annan saknad funktion i OfficeTime som dyker upp i flera online-tidspårningsprogram är möjligheten att uppskatta hur mycket tid en uppgift eller projekt tar. Den här typen av information hjälper människor att förbättra sin tidhanteringsförmåga, vilket kan leda till att på ett lämpligt sätt ta på sig eller avvisa nytt arbete.

Rapporter och fakturor

Rapporterings- och faktureringsverktygen i OfficeTime fungerar bra och är tydliga. Jag är alltid nöjd med att rapporteringsverktyg inte kräver att jag har en avancerad examen i affärsjargong för att förstå vad de kommer att visa.

Som nämnts är OfficeTime inte idealiskt för teamanvändning, även om det är möjligt att generera rapporter om flera personer genom att ladda upp en annan persons data till ditt OfficeTime-konto. Det är en onödigt klumpig process som är benägen att fel, särskilt jämfört med tjänster som helt enkelt stöder flera personer på ett konto. Harvest, Toggl, Paydirt, Everhour, Timmar , och andra appar erbjuder alla riktiga team-tidspårningstjänster.

I alla händelser är rapporter enkla att generera, som är fakturor . Från menyn kan du välja en rapport, som förra månaden, och se en sammanfattning av det arbete och den tid som spåras visas längs ett cirkeldiagram. Du kan justera vad som visas i rapporten och, när det är klart, tryck på en knapp längst ner för att skapa en faktura eller exportera data.

När du genererar fakturor kan OfficeTime automatiskt fylla i information som kontaktinformation för ditt företag och klienten samt andra standarduppgifter. Det har inget avancerat system för att spåra när betalningar tas emot, vilket Paydirt emellertid erbjuder när du registrerar dig för att göra det möjligt för dina kunder att betala via PayPal eller Stripe.

integrationer

OfficeTime stöder inte många integrationer med andra appar och tjänster. Du kan ansluta appen till iCal, men det handlar om det. Andra tidsspårningsappar, särskilt Toggl och Harvest, låter dig ansluta dem till andra vanliga företagstjänster, till exempel QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet och andra.

För att spåra fakturerbara timmar offline

OfficeTime förblir en stark tidspårningsapp om det du behöver är ett pålitligt verktyg som fungerar offline för att hålla register över fakturerbara timmar och utgifter. Det är inte perfekt om du arbetar med ett team, eller om du ibland debiterar klienter en projektfrekvens snarare än en timme. Om OfficeTime inte uppfyller dina behov, överväga Harvest eller Toggl, redaktörens val i denna kategori.