Fyrkantig lönegranskning och betyg

Square är mest känd för sina betalningsbearbetningsverktyg och erbjuder en online lönetjänst sedan 2015. Det har lagt till några viktiga funktioner sedan vi senast granskade det, inklusive fristående mobilappar och omfattande statlig löneskattstäckning. Square Payroll är tillräckligt lätt att använda, och alla viktiga delar i löneadministration stöds, från installation till betalningskörningar till skatter till rapporter. Men den här unga tjänsten saknar djupet och anpassningsbarheten i sin konkurrens. Rapporterna är på den smala sidan, och det kommer bara med en handfull inkomsttyper. Square Payroll har en lång väg att gå för att tävla med vårt Editor's Choice, Gusto.

Prissättning och planer

Baspriset för att betala W-2-anställda och entreprenörer med Square är $ 29 per månad, med en $ 5 per arbetaravgift per månad, vilket gör det till ett av de mer ekonomiska alternativen. Endast Patriot Softwares grundläggande erbjudande ($ 10 per månad plus $ 4 per anställd per månad) är billigare, och det kräver att du skickar in dina egna löneskatter. Du kan betala så mycket som $ 80 per månad plus $ 4 per anställd per månad om du väljer Quickbooks Payrolls fullserviceplan.

Fyrkantig lön är unik i det att erbjuda en enda entreprenör som kostar $ 5 per entreprenör per månad. Ingen prenumerationsavgift förfaller i månader där du inte betalar någon, vilket har blivit en ganska vanlig praxis. Det kan vara en bra tjänst för nystartade företag som inte har - eller planerar att ha - väldigt många anställda, och som vill använda Squares andra integrerade appar, till exempel utnämningar, betalningar och försäljningsstället - eller den nya fakturaprodukten.

En ny ingång

Många andra småföretagstillämpningar - till och med ekonomiska - kräver inte att du utser alternativ för absolut varje inställning innan du faktiskt börjar göra lite arbete. Till exempel kan du börja skicka fakturor med bokföringsprogramvara innan du går in i hela kunddatabasen. Du kan lägga till dina kunder i farten.

Lönesidor är inte så. Även om du säkert kan lägga till anställda när du anställer dem och förmåner när du tar dem ombord, kan du inte göra din första körning förrän du har slutfört omfattande medarbetarregister och lagt till all nödvändig information om de fördelar du erbjuder din personal.

Square Payrolls installationsverktyg har trunkerats sedan förra gången jag granskade tjänsten. Den hade tidigare en omfattande guide som ledde dig genom alla steg som krävs för att ställa in för en första lönekörning. Den användbara funktionen är borta, ersatt med en kort fyrstegsprocess som ber om kontaktinformation och storleken på din personal. När du har slutfört detta öppnas webbplatsens huvudanvändargränssnitt med hjälp av en vertikal ruta till vänster för navigering. Du kommer att slutföra dina installationsuppgifter därifrån.

En besvärlig uppgift

Först upp: Skapa anställda poster, som i Square Payroll innehåller information om förmåner inom varje arbetarjournal. Detta är ett arbets- och tidskrävande jobb. Du kan dock spara mycket tid genom att bjuda in anställda att ange en hel del av sin egen information, till exempel kontaktuppgifter, födelsedatum, personnummer, arkiveringsstatus och antal ersättningar som anges på W-4-formuläret. Konkurrenter tillåter också denna typ av begränsad anställdstillträde.

Du innehavaren måste fortfarande lämna mycket information i medarbetarregister, inklusive huruvida arbetstagaren är tim- eller tjänsteman, vad hans eller hennes lön är, om en papperslön eller direktinsättning har begärts och så vidare. Om du använder Square Point of Sale och planerar att importera tidskort därifrån måste du tilldela en lösenord till den anställda.

Om du är ett ungt företag eller bara börjar erbjuda fördelar har du två alternativ. Du kan dra nytta av de partnerskap som Square Payroll har med tredje parts förmånsadministratörer för saker som sjukförsäkring och pensionsplaner. Eller så kan du ta med dina egna och ange dessa avdrag på webbplatsen så att de ingår i löneprocessen.

För att lägga till en förmån som sjukförsäkring, öppnar du en anställdspost och klickar på Lägg till förmån och sedan Skapa ny. Ange namnet som du vill att ska visas på lön, t.ex. sjukförsäkring eller 401 (k), välj sedan förmånstypen i listrutan. Du kan välja att ha en procentandel av en arbetares lön eller ett fast belopp som dras av. Om det finns en årlig gräns anger du det. Företagets bidrag hanteras på liknande sätt. Den nya fördelen visas då som ett alternativ i varje anställds register. Square Payroll erbjuder de vanligaste avdragstyperna, men det är inte så flexibelt som till exempel OnPay.

Kommer dina anställda att kunna tjäna betald tid eller sjukfrånvaro? Från detta skrivande stöder Square Payroll endast det ena eller det andra. Det hjälper dig att skapa policyer för att spåra detta och gör de pågående beräkningarna i bakgrunden. Du måste ange hur många timmar anställda behöver arbeta innan de är kvalificerade. Webbplatsen stöder också garneringar och andra avdrag efter skatt.

Fler steg

Innan du kan köra en lön måste du ange löneskattinformation för ditt land (alla 50 stöds nu och webbplatsen innehåller aktuella skattetabeller). Detta inkluderar statligt källkod och UI-kontonummer och statliga UI-skattesatser. Du måste göra några fler hushållsuppgifter, till exempel att koppla Square Payroll till ditt bankkonto så att det kan ta ut medel för skatter och direktinsättning. Den här processen kan ta några dagar, eftersom Square måste göra två mycket små insättningar på ditt konto för att verifiera anslutningen. Du kan dock använda Plaid - en tjänst som direkt kan autentisera konton och som integreras med Square. Detta låter dig köra en lön samma dag som du registrerar dig. Lönen samma dag är en utmärkt funktion, som vissa konkurrenter också har lagt till.

Om du redan har betalat anställda eller entreprenörer måste du ange din lönehistorik - en ganska tyngre uppgift. Precis som sina konkurrenter har Square onboarding-specialister till ditt förfogande som kan hjälpa till med detta och andra installationsuppgifter.

Den fyrkantiga lönanvändarupplevelsen

Square Payroll visar alla anställdas datafält på en lång skärm som kräver mycket rullning. Konkurrenter som SurePayroll separata relaterad information och visar den på enskilda skärmar som är tillgängliga genom att klicka på flikar. Detta underlättar den ursprungliga skapandet av posterna, samt efterföljande hämtning och redigeringar.

Det är inte webbplatsens enda skämt. När du loggar in ser du en instrumentpanel som innehåller länkar till andra Square-produkter och tjänster. Du måste klicka på lönesymbolen för att komma till Square Payroll's Dashboard, som till exempel inte är lika omfattande som OnPays. Den visar en tremånadersradiagram som illustrerar de totala arbetskraftskostnaderna och länkar till de senaste lönerna. En varning om den kommande lönen uppe till höger, tillsammans med en länk till Pay My Team, som du klickar på vid lönetiden.

Sammantaget är webbplatsen mycket gles, med få navigationslänkar; i själva verket finns det helt enkelt inte mycket navigering alls, förutom Fortsätt-knapparna under lönekörningar. Huvudmenyn innehåller länkar till webbplatsens avsnitt: Översikt (instrumentpanelen), historik (tidigare lönelistor), team (medarbetarlista och poster), fördelar (som tredje parter som kan hjälpa till att upprätta sjukförsäkringsplaner), skatteformulär (inlämnad löneskatt formulär) och Inställningar. Den sista inkluderar inte mycket på grund av enkelhet på webbplatsen. Du använder huvudmenyn nästan uteslutande för navigering, men när du är på en intern arbetsskärm måste du ibland klicka på ett X i det övre vänstra hörnet för att stänga det och återgå till huvudmenyn.

Att köra lön, få hjälp

När du har slutfört installationsprocessen och verifierat ditt bankkonto är du redo att betala personer. På hemskärmen klickar du på Pay My Team, som startar en guide. Du får tre alternativ: köra en vanlig lön, köra en cykelbetalning eller betala en entreprenör. Nästa skärm visar alla anställda i en tabell, tillsammans med deras lönesatser. Här anger du antalet arbetade timmar i rätt kolumner: Vanliga, Övertid (1, 5x regelbundet), Dubbel (2x regelbundet), Ytterligare, Lönecheck-tips och kontantips. Alternativet Ytterligare är för provisioner, bonusar och så vidare, men etiketten säger bara Extra, och du kan inte redigera den för att vara mer specifik.

Du kan också ange PTO eller sjuklönstimmar. Klicka på de tre punkterna i slutet av varje rad för att lägga till anteckningar, till exempel en förklaring till kolumnen Ytterligare. Webbplatsen beräknar varje arbetares bruttolön och deponerar den i den sista kolumnen. Om du klickar på Fortsätt kommer du till sidan Justeringar, där du igen ser tabellen över anställda. Kolumner här visar källbelopp för skatter, avdrag och företagens bidrag, återbetalningar och slutligen Nettolön.

Nästa skärm, Bekräfta uttag, är tillräckligt med tanke på webbplatsens funktionsuppsättning. Den sammanfattar körningen du ska godkänna. Totalt för alla lönetyper, arbetsgivarskatter och företagsbidrag visas längst upp till vänster på sidan. Uttagssammanfattningen till höger delar lönen upp i schemalagda debiteringar och betalningar du behöver hantera. Du kan också se en förhandsgranskning av enskilda betalstubbar genom att klicka på en länk.

Klicka på Bekräfta uttag och din körning är klar (även om du kan avbryta den fram till kl. 19.00 Pacific Time dagen före lönedag). Länkar på följande sida låter dig skriva ut checkar, ladda ner betalstubbar och exportera körningen till CSV-format. Om du har problem med att köra din lön (eller genomföra andra uppgifter) kan du kontakta Square support via telefon, e-post eller Twitter; alternativt kan du bläddra i onlinehjälpen och användargemenskapen. Webbplatsens onlinehjälp är inte så lika omfattande som hos vissa konkurrenter, inklusive SurePayroll, och mer kontextkänslig hjälp skulle vara välkommen.

Rapporter och mobil

Om du letar efter en tjänst som erbjuder massor av förformaterade rapporter, hittar du webbplatser som Gusto mycket mer tillmötesgående än Square Payroll, som bara erbjuder ett anpassat rapportalternativ. Du kan exportera lönecheckdetaljer, anställdes totalsumma, lönestolar eller företagstotal i CSV-format. Square integreras också med QuickBooks Online, och som du kan förvänta dig är det välintegrerat med andra Square-tjänster.

Företaget har lagt till mobilappar för iOS och Android sedan jag senast granskade det. Båda fungerar på samma sätt som det webbläsarbaserade gränssnittet när det gäller både installation och operationer, med ett par undantag. Översikten (instrumentpanelen) saknar arbetskraftsdiagrammet och länkar till tidigare löner. Poster som visas i navigationsmenyn till vänster i skrivbordsversionen är också uppdelade mellan en rullgardinsmeny som är tillgänglig från en ikon uppe till vänster och tre navigationsikoner som kör längst ned: Översikt, team och historik. Jag kunde få åtkomst till anställda och entreprenörer i appen och köra en lönelista utan problem.

En nybörjarsida

Square Payroll kan vara ett bra val för företag som redan använder Square Point of Sale, eftersom du kan importera anställdas tidkort från det till lönesidan. Den skiljer sig också från tävlingen genom att erbjuda en enda entreprenör, för $ 5 per entreprenör per månad. Detta ger en lätt uppåtväg för ett mycket litet företag som bara använder oberoende entreprenörer från början.

Vi skulle faktiskt bara rekommendera Square Payroll för ett mycket litet företag med få anställda, eller en som bara sysselsätter entreprenörer. Tjänsten är ganska enkel att använda, men ett företag med komplexitet kommer att hitta nödvändiga funktioner som saknas, till exempel anpassningsbara inkomster och fler rapporter. För närvarande kan den inte tävla med Gusto, våra redaktörers val. Gusto kombinerar en exceptionell användarupplevelse med de funktioner som många små företag mest troligt kommer att använda. Square Payroll visar definitivt löfte, men det har ett sätt att gå när det gäller rapportering, anpassningsbarhet och djupet i erbjudandet.

Medan du tänker på pengarna kan du kolla in våra sammanfattningar av de bästa online-bokföringstjänsterna och skatteprogramvaran.