Teramind granskning och betyg

Det var enkelt att skapa ett Teramind-konto. När jag registrerade mig för ett testkonto skickade Teramind ett e-postmeddelande för verifiering som öppnades till en installationssida. Registreringen följdes snabbt av ett e-postmeddelande från en kontochef, med instruktioner och handledning för installation av agenter och inställning av administratörspanelen.

Rätt utanför fladderträet frågar Teramind om du vill att dina användare ska veta att de övervakas. Till skillnad från Veriato 360, där agenten alltid är dold, ger Teramind administratören möjligheten att tillhandahålla en avslöjad agent för entreprenörer, frilansare, fjärrarbetare etc., att logga timmar och övervakas endast när de arbetar för ditt företag. Du kan vända omkopplaren i Inställningar när som helst för att göra agenten synlig eller osynlig. För den avslöjade agenten ger Teramind dig en länk för en direkt klientinstallation. För den dolda klienten finns det en snabb YouTube-video som leder dig genom installation och installation.

För PCMags tester installerade jag en dold agent. Teramind skickar ut en länk för direkt nedladdning och installation, varefter det inte krävs någon ytterligare installation på den övervakade enheten. När installationen var klar visade den datorn omedelbart upp data i realtid på min admin-instrumentbräda. Jag kunde till och med hoppa direkt in i liveflödet på min övervakade användares skärm. Installationen kunde inte vara enklare.

Personalövervakning

Teramind admin UI går den svåra stramningen mellan att erbjuda ett imponerande kommandocenter med exakta övervakningsfunktioner, instrumentpaneler och rapporter samtidigt som det gör upplevelsen lätt att navigera och enkel att anpassa. I motsats till de klumpigare, mer menytunga UI: er av liknande övervakningsplattformar av företagsklass som InterGuard och Veriato 360, har Teramind en modern, lyhörd, molnbaserad portal som packar massor av komplexitet i ett minimalistiskt, intuitivt användargränssnitt.

När du först loggar in tar Teramind dig till sin "Focus Dashboard" som kan konfigureras med widgetar för att visa allt från hela organisationen till en viss avdelning eller användargrupp. Anpassat efter datumintervall längst upp till vänster kan administratörer trycka på knappen Lägg till widgetar för att dra in dussintals olika widgetar som ger dig en snabböversikt och datavisualiseringar om övervakning, produktivitet eller säkerhetsmätningar. Till exempel kunde jag lägga till övervakningswidgets för applikation, webb och nätverksanvändning; en lista över anställda online, en knapptryckningslogg och produktivitetswidgets för att spåra aktivitetskategorier, uppgifter eller projekttimmar. Jag har också lagt till en övervakningswidget för lönekartor som kartlägger produktiviteten till en anställd eller avdelningens tilldelade lönelista.

Förutom Focus Dashboard finns det tre andra standard-instrumentpaneler. Den första är en Enterprise-instrumentpanel som är fokuserad på säkerhets- och produktivitetsmätningar för C-suite-chefer. Den andra är en produktivitetspanel som spårar statistik som tomgång och aktiv tid samt produktiva och oproduktiva webbplatser. Den tredje är en riskpanel som visar regler och policyöverträdelser och användaraktivitet som kan kategoriseras som "i riskzonen." Riskpanelen är sorterbar efter avdelningar, svårighetsgrad, anpassade taggar eller Teraminds anpassade "riskpoäng" som kvantifierar medarbetarnas beteende i om de utgör organisatoriska eller säkerhetsrisker för ditt nätverk. Du kan också bygga en instrumentbräda från grunden.

Instrumentpanelerna finns alla på flikar ovanpå den vänstra navigeringsmenyn, tillsammans med en tidsspårningsflik med funktioner som webbklockning och projekt / uppgiftsspårning. Teramind är inte lika fokuserad på tidspårning som rena spelleverantörer HubStaff och Time Doctor. Men kärnfunktionen finns för övervakning av arbetstid för heltidsanställda, fjärrarbetare, entreprenörer och frilansare eller någon på ett företags system.

De flesta åtgärderna sker på fliken Övervakning. Här hittar du en lista över rapporter med djupa uppdelningar av data för de primära övervakningsmetriker som agenten hämtar. Du kan övervaka statistik som webbsidor och appar som besöktes, e-postmeddelanden (i tjänster som Gmail eller Outlook) skickade och mottagna, filöverföringar (via en USB eller annan bifogad lagring), snabbmeddelanden (Facebook Messenger, Google Hangouts, Skype och WhatsApp Web), tangenttryckningar, webbsökningar, skärmdumpar, sessionbrytning, nätverksövervakning samt exporterad video och alla dokument eller filer som har skrivits ut.

Allt i Teramind är indexerat. På listan över webbsidor och applikationer ser du ett stapeldiagram över de mest aktiva apparna och sedan en tidsstämd uppdelning av medarbetaren, datorn, vilken process eller URL de öppnade, besöksvaraktighet och app- eller webbsidan. Ännu viktigare (och det gäller alla datapunkter, vare sig det är en e-post, webbaktivitet, chatt, sökning etc.), det finns en liten videoikon bredvid varje post som drar upp det Teramind kallar "Historiskt uppspelningsläge." Det är i huvudsak en videospelare under sekunder eller minuter då en användare var engagerad i en viss aktivitet. Det låter dig spola tillbaka och spola framåt, ta ytterligare skärmdumpar, ladda ner videon och se alla varningar eller aviseringar som utlöses under sessionen. Teramind stöder också inspelning av mikrofoner och hörlurar i både historisk uppspelning och Live View-lägen för callcenter och andra ljudtunga jobbfunktioner.

Alla dessa övervakningsverktyg är tillgängliga i en makrovy på fliken Övervakning, som kan filtreras ned efter avdelning, användargrupp eller andra aggregerade kategorier du har anpassat. Jag tyckte dock att det också var lätt att göra djupgående övervakning av vissa användare eller maskiner genom att klicka på fliken Anställda eller Datorer. Teramind är stort på kriminaltekniker, vilket innebär förmågan att spåra en incident före och efter den inträffar, identifiera riskfyllda eller regelbrottande beteenden och snabbt följa användarens digitala fingeravtryck. Instrumentpanelerna för fokus och risk, historisk uppspelning och övervakningsverktyg nämnde alla faktorer i detta. Men när du identifierar en viss användare eller dator som du vill kolla in, klickar du på den anställdes eller maskinens profil en annan fristående instrumentpanel.

På sidan med testdatorn som jag övervakade för min testning fanns flikar överst för Aktivitet, varningar, e-postmeddelanden, filöverföringar, Live Montage (som tog mig direkt till ett realtidsskärmflöde), Snapshots och nätverksövervakning. Det finns också On / Off-knappar för att starta och sluta övervaka och för att avinstallera agenten från användarens dator. Om du går till medarbetarprofilen istället för datorprofilen finns det också flikar för tangenttryckningar, utskrift, sessionlogg och tidsarbetad. Du ser samma filteralternativ och aktivitetslogginformation för öppna appar och webbplatser, med tillhörande skärmdumpar och video. Du kan konfigurera skärmdumpar som ska tas med valfritt anpassat intervall. Slutligen har Teramind också en felsäker funktion som låter en administratör ta full fjärrskrivbordskontroll över en maskin. InterGuard erbjuder funktioner för avlägsnande av data och avstängning via sin dator Cop-tillägg, men det ger dig inte den fullständiga kontrollen som Teramind gör.

Automation och larm

Förutom de mest omfattande övervakningsfunktionerna och den bästa användarupplevelsen (UX) av alla verktyg i denna roundup, sticker Teramind också ut genom sin automatisering och varning. På fliken Beteende på administratörsmenyn på vänster sida kan du ställa in varningar, beteende regler och vad Teramind kallar "anomalieregler." Dessa regler utlöser varningar när en anställd avviker från normalt beteende.

Medan InterGuard och Veriato 360 också har automatiserade policy- och larmutlösare, är Teramind det enda verktyget som vi testade som har ett komplett automatiseringslager vävt i resten av produkten och integrerat i rapporteringsmoduler som riskpanelen. I beteendevillkor, till exempel, fanns det redan standardregler för när en anställd överskrider sin dagliga tidsgräns på sociala medier, om de skriver ut ett stort dokument eller om de använder en molnlagring som inte är sanktionerad av IT.

I min testning ville jag prova reglerna för att bestämma effektiviteten hos automatiseringsfunktionerna. Så jag öppnade Netflix och YouTube och började titta på videor och började sedan surfa på Facebook och Twitter. När jag träffade den 15 minuter långa aktivitetslocket visades ett e-postmeddelande automatiskt i min inkorg (från administratören) som meddelade mig om policyöverträdelsen. Detta dök också upp direkt på riskpanelen. Du kan också lägga till filterregler för att ange om regler gäller eller inte gäller specifika avdelningar, projekt eller användare. Till exempel skulle du inte vilja lägga ut sociala medieaktiviteter på ditt företags chef för sociala medier.

Anomaliereglerna är lite annorlunda. Teramind ger dig mer än 200 mallar som du kan välja när du ställer in en ny med anknytning till appar, e-postmeddelanden, filoperationer, IM, nätverk, utskrift, användaraktivitet eller webbplatser. Du definierar sedan vem regeln inkluderar och utesluter och ställer in vad som utlöser regeln.

När jag ställer in en "webbplatsanalys" -regel kan jag till exempel bestämma att om en användare är inaktiv i en app för länge eller om de går till en webbplats utan en HTTP-anslutning, kan jag ställa in baslinjen och utlösa villkor för att meddela en administratör med en realtids- eller en daglig / vecka e-postrapport. Jag kunde också ställa in den för att blockera webbplatsen eller stoppa ett e-postmeddelande från att skickas. Detta är ett bra, automatiserat sätt att upprätthålla produktivitets- eller säkerhetsregler. Efter att ha ställt in ett för socialt medieanvändning baserat på det tidigare utlösta aktivitetslocket, fick jag sedan ett e-postmeddelande från administratören när jag laddade in YouTube igen. Meddelandet sa: "Du har överskridit användningen av sociala medier för dagen" och det blockerade webbplatsen. Dessa regler kan också ställas in för att endast verkställas under arbetstiden i fall där en avlägsen anställd kan använda maskinen efter att de har stängts av.

En annan funktion som varken InterGuard eller Veriato 360 har är live optisk teckenigenkänning (OCR) på användarens skärm. Oavsett om en viss chattapp stöds kan Teramind analysera all text som visas på skärmen, indexera den och sedan låta dig ställa in automatiska sökordsvarningar och regler om anställda skriver eller visar nyckelordet. Med Teramind kan du till och med ställa in en regelrisknivå (dvs. låg, måttlig, hög eller kritisk) med tillhörande triggers för att modulera det automatiserade arbetsflödet, beroende på svårighetsgraden för en regelöverträdelse.

Sekretess, efterlevnad och åtkomstkontroll

När det gäller ett anställds övervakningsverktyg som är lika kraftfullt och långtgående i användaraktivitet som Teramind, är det också viktigt att diskutera vad verktyget gör för att upprätthålla integritet, efterlevnad och åtkomstkontroll. Teramind har en granskningsflik som en administratör kan kontrollera för att se vilka chefer som har tittat på vilken information. På fliken Inställningar finns en policy för åtkomstkontroll som anger regler för vad personer med instrumentpanelåtkomst kan se och vilka funktioner de har tillgång till. Du kan också se till att en chef för finansavdelningen inte kan se vad de anställda på HR-avdelningen gör.

Med Teramind kan du också slå på och stänga av agentens synlighet, vilket är viktigt för överensstämmelse. I Europa måste arbetsgivare anmäla anställda om de övervakas (detta krävs inte i USA). Verktyget vidtar också åtgärder för att säkerställa integriteten för anställdas personliga eller ekonomiska data, till exempel så att du kan ställa in policyer för att upphöra med övervakning och att trycka på tangenttryckningar när användare besöker en banks webbplats eller när de anger ett personligt lösenord. Dessa skyddsåtgärder kan verka som en droppe i skopan jämfört med den oroande nivån på övervakning Teramind har råd med administratörer som får fritt tyg. Men företag bör leta efter ett övervakningsverktyg för anställda som innehåller dessa kontroller mot obefri, allvetande, Big Brother-liknande övervakning.

Teramind DLP-utgåva kombinerar DLP med beteendedataanalys. Användare kan skydda data genom en process med filtransformation som involverar kryptering, komprimering eller extraktion av filer. Chefer använder en instrumentpanel för att analysera användardata och välja vilka data som är viktigast att spåra. Sedan får de i realtid varningar om beteende som matchar ett beteende de tittar på.

Teramind har bara funnits sedan 2014, men dess funktionsuppsättnings- och övervakningsverktyg är lika med och förmörkelser som veteranrivalerna InterGuard och Veriato 360, samtidigt som de erbjuder konkurrenskraftiga, skalbaserade priser. Det unga verktyget har också den bästa UX, den smidigaste agentinstallationen och de mest avancerade automatiseringsfunktionerna för alla övervakningsverktyg som vi testat. Teramind kan göra allt. Det är våra tydliga Editors Choice-val som det mest omfattande, lättanvända medarbetarövervakningsverktyget på marknaden. Det är verkligen ett allsynt öga.