Vericlock granskning och betyg

VeriClock (som börjar på $ 15 per månad) är en stark plattform för tidspårning med en design utan krusiduller. Det ger dig ett imponerande antal konfigurationsinställningar över hur och när anställda loggar sin tid, och det är rimligt prissatt. Du hittar inte samarbets- och projekthanteringsfunktionerna (PM) för en omfattande plattform, till exempel Zoho Projects, som är ett av våra redaktörers val i vår PM-programöversikt, eller de väl utformade klockknapparna i TSheets, våra redaktörers val i vår tidsspårning av programvara för översyn av programvara. Men trots att det saknas några mindre funktioner, gör VeriClock ett utmärkt jobb vid tidspårning, och borde vara på din utvärderingslista om du letar efter något specialbyggt och inte alltför funktivt tungt.

Prissättning och planer

VeriClock kostar $ 5 per användare per månad med en kontonavgift på $ 10 per månad (för totalt $ 15 per månad). Prissättning per användare och kontoavgifter ändras inte oavsett hur många användare som arbetar i systemet, så multiplicera $ 5 med antalet användare du har och lägg sedan till $ 10, och det är det pris du betalar för systemet. Som sådan är VeriClock bland de mest prisvärda lösningarna för tidspårning som vi testade. Men om du är en enda användare som vill hålla reda på tid för dina egna projekt, erbjuder Time Doctor en gratis, inledande, skrivbordsplan som bara ger tillgång till rapportering.

TSheets är ett annat direkt tidspårningsfokuserat verktyg som också börjar med en gratis plan inriktad på en användare. Det har en plan för upp till 99 användare som kostar $ 5 per användare per månad med en $ 20 basavgift per månad. Dessa verktyg erbjuder dock inget av de grundläggande fakturerings- eller kostnadsspårningselement som du hittar i konkurrentens TimeSolv Pro.

Funktioner och användargränssnitt

Det första du kommer att lägga märke till när du loggar in på VeriClock är dess minimala, något tråkiga, tabbtunga användargränssnitt (UI). Denna programvara kommer inte att vinna några designpriser, vilket är en av anledningarna till att den inte riktigt matchar med Editors 'Choice-vinnande TSheets.

Anställdskontot är mycket mer kala ben jämfört med den administrativa sidan. UI: n är vanligt jämfört med Hubstaff och TSheets. Det finns mycket vitt utrymme, särskilt på sidorna Clock In och Clock Out. Men vad du hittar gömt i den till synes oändliga mängden vitt utrymme, djärva svarta och tråkiga blues från VeriClock är en skattkista av funktionalitet som gör det enkelt att spåra tiden.

Ett problem som vi märkte med att lägga till tid för en tidigare förskjutning är när jag försökte spara ett tidblad för en anställd, vi fick felmeddelandet att vissa anpassade fält har valideringsfel. Vi anser att detta är ett problem med avsnittet Anpassade fält.

VeriClock gör ett bra jobb med fokus på automatisering av manuella repetitiva processer. När du till exempel börjar använda verktyget kommer du att kunna ladda upp anställda. När de anställda är i systemet kan du sedan kolla in jobb som en grupp. Tänk på hur viktig denna funktion är för en mobil arbetskraft som reser från plats till plats för uppdrag. Ett konstruktionsteam, till exempel, kommer att kunna ladda upp sin lista över 500 arbetare via en Microsoft Excel-fil och sedan kontrollera varje arbetare till ett jobb med ett enda klick på en knapp. Självklart blir detta mer komplicerat när variabler läggs till, till exempel timtider, men det är överlägset det bästa partiet vi har sett på något verktyg som vi har granskat.

VeriClock gör ett utmärkt jobb som gör det möjligt för användare att klocka in via det verktyg som de föredrar. Användare kan klocka in för att arbeta via en traditionell stationär webbläsare eller mobilwebbläsare via Android eller iOS. De kan också ringa in för att klocka in med röst eller skicka SMS till klockan, för extra $ 3 per användare per månad. Eftersom VeriClock har ett öppet applikationsprogrammeringsgränssnitt (API), kan ditt utvecklingsteam bygga VeriClocks klockningsknapp till något annat öppet tredjepartsverktyg. Andra appar i vår roundup, som TSheets, Hubstaff och TimeSolv, erbjuder också denna öppna API-funktionalitet.

Sedan vår senaste recension har VeriClock lagt till flera funktioner som rör kartläggning. Du kan nu spåra den senast kända positionen för alla anslutna anställda, och företaget har förenklat kartvyen vid bredare zoomskalor för att göra användargränssnittet renare. Dessutom har VeriClock förbättrat sin larmfunktion för att spåra om anställda klockade in på de platser de ska fungera.

VeriClock erbjuder också geofencing, en funktion som du också hittar i tidspårningsprogramvara som TSheets och Hubstaff. När du lämnar en specificerad geografisk radie kan du automatiskt klocka ur en arbetsskift. Dessutom kan du ställa in VeriClocks geofence till självförstörelse när du klockar ut. Du kan låta VeriClock skicka en varning om du håller på att lämna en geofenceradie och inte kan klocka in. Chefer kan få en varning om en anställd gick för långt bort. Du kan använda en skala för att ställa in avståndet för geofence. Geofencing är en praktisk funktion som människor kan använda för att övervaka om de befinner sig i eller ut ur en omkrets av en plats som ett kontor. I mina tester ställde vi in ​​skalan så att människor skulle vara inloggade eller ut om de ligger inom en mil från sitt kontor (cirka 5 289 fot).

Att lägga till tid i VeriClock är ganska standard. För att börja spåra valde vi Clock In längst upp till höger under mitt namn. Sedan valde vi jobbet och valde sedan Clock In igen. UI är barben och inte ett fint stoppur som i TSheets, men det får jobbet gjort. TSheets gör ett stoppur tillgängligt hela tiden om du bestämmer dig för att snabbt spåra tiden från projekt till projekt. Vi skulle vilja se att VeriClock lägger till en stoppur som visar dig till den andra. I mobilappen kan du se ett stoppur som visar timmar och minuter men inte sekunder.

För att ange tidigare tid klickar du på Lägg till tid, väljer ditt namn och väljer namnet på jobbet du klockar in i. Sedan väljer du de arbetade dagarna och timmarna. VeriClock gör det enkelt att redigera skift så att du kan lägga till eller subtrahera den tid som en skift äger rum om du gör ett misstag.

Speciellt för administratörer

VeriClock har robusta konfigurationsalternativ, särskilt på den administrativa sidan. Du kan skapa konton för nya anställda och ställa in deras lösenord och dagliga budgettimmar. Programvaran har intuitiva inställningar som att lägga till och redigera tid, visningstid och visningsdetaljer för jobb och serviceobjekt. Nästa steg är att lägga till jobb genom att klicka på Lägg till jobb. Vi har lagt till en budget för de olika projekten. Du kan ställa in All Time Budget, Monthly Budget, Weekly Budget, Daily Budget och Payroll Budget. Du kan också ange om projektet är undantaget från övertid. Alternativen för att välja dessa budgetposter sticker ut bland konkurrenter som TSheets och Hubstaff. Som med TS-ark kan du ställa in om ett jobb är ett förälder- eller ett barnjobb. Ett exempel är Regeringskontormålning (förälder) och (Måla XYZ City Supreme Court Building som barn). Men när vi lägger till denna underordnade uppgift, visades jobbet inte i listan - bara i en dold rullgardinsmeny. Att lägga till jobb i VeriClock innebar också lite matte men vi gillar budgetens totala funktioner.

Fliken Inställningar ger administratörer en till synes oändlig mängd alternativ och anpassningar (säkert mer än något av de andra rena verktygen för spårning av speltid som vi granskade). På den här fliken kan du hantera varningar, ställa in lönestandarder, anpassa din översikt på instrumentpanelen, hantera dokumentlagring och bygga ut dina tidskort för specifika jobb. Det tar för lång tid att dela upp varje anpassning, så vi använder resten av det här avsnittet för att markera de viktigaste och unika anpassningsalternativen.

Du kan ställa in om du vill att jobbkoderna ska krävas under Inställningar. Under Inställningar> Extra kan du också välja vilken mängd lagring du vill ha. Jag märkte att servicekoder inte dyker upp eftersom de var inaktiverade under inställningar. Så jag bytte till Valfritt. Det är inte tydligt vad servicekoder är trots att företaget förklarade det för oss. Under Basic kan du välja att integrera med QuickBooks som TSheets. VeriClock integreras också med Sage 50 Canada och Sage 50 US.

VeriClock innehåller en användbar inställning under vilken du kan lägga till regler för varningar. En No Show-regel, till exempel skickar ett meddelande till utsedda anställda via e-post eller SMS om någon inte dyker upp vid en viss tidpunkt.

Vi stötte på när vi lägger till en anpassad inställning och fann att UI förvirrande. Vi tittade till fältet på vänster sida under anpassade fält, men vi kunde inte skriva något där. Vi var tvungna att ange det till höger under Fältinställningar.

Administratörer kan kräva att användare bifogar foton till sina klockor innan och efter början av skift. Detta är idealiskt för administratörer som vill mäta produktionen så mycket som de vill hålla reda på arbetade timmar. Om du till exempel driver ett hotell och du vill att servicepersonal ska bevisa att de servar rum, kan du kräva att de klickar på ett foto före och efter varje rum de tjänar.

Dessutom, och kanske viktigast av allt, låter VeriClock du lägga till så många anpassade fält du vill. Så om du är mer orolig för hur många miles lastbilsförare körde snarare än hur lång tid det tog dem att göra enheten, kan du lägga till ett fält som kräver att de kommer in i total körsträcka när de klockar ur deras skift. Alla dessa anpassade fält kan stängas av för jobb som det inte hänför sig till. Du hittar bara denna kontrollnivå på fler avancerade verktyg, till exempel Clarizen, TimeSolv Pro och TSheets.

VeriClocks flik Jobb låter dig tilldela anställda, blockera anställda och skapa månatliga tilldelningar för dollar eller timmar för varje jobb. Instrumentpanelen låter administratörer veta var de är med jobb i realtid för att förstå arbetskraftskostnaderna och förhindra överskatt. Du kan till och med växla systemet för att blockera anställda från att klocka in i ett jobb om din budget har uppfyllts.

Systemet erbjuder fem olika varningar för administratörer för att säkerställa - i nära realtid - att uppgifterna slutförs och att budgetar respekteras. Om någon håller på att gå in i övertid, kommer administratörer att få ett e-postmeddelande eller textmeddelande som berättar för dem. Du kan övervaka specifika anställda för att se om och när de klockar in eller ut via anmälan. Time Guard varnar vakter mot anställda som glömmer att klocka ut i slutet av dagen, och No Show-larmet låter chefer se vem som inte dyker upp och vilken uppgift de tilldelades. Jobbkostnadsvarslingarna varnar dig när du är nära att gå över budgeten för ett specifikt jobb.

Personalövervakning

VeriClock har också en viss solid övervakning av anställda. Liksom de flesta av de verktyg som jag har granskat kan du begränsa klockan från vissa IP-adresser, vilket är idealiskt för kontor med fast plats som inte vill att folk ska klocka hemifrån. Du kan också flagga klockor för att se var någon loggat in i systemet. Detta är en mycket mer civiliserad övervakningsfunktion för anställda än vad du hittar i verktyg som Hubstaff och Time Doctor, som båda erbjuder Big Brother-esque övervakningsverktyg som låter dig se de webbsidor som besöktes, appar som används och musaktivitet för alla aktiva anställda. VeriClock spårar dessutom GPS för smartphoneklockor, vilket är en industristandardfunktion. Med den här funktionen ser du var de anställda befann sig under skift, en viktig funktion för till exempel personer som driver transportföretag.

VeriClock har också tre olika behörighetsnivåer: admin, manager och anställd. Detta är viktigt för att upprätthålla kontroller av data och integritet när det gäller övervakning av anställda. På fliken Inställningar kan du till exempel gruppera anställda under en viss chefs övervakning så att chefen bara kan se sitt eget lags data i VeriClock-instrumentpanelen. En annan fin funktion är förmågan att batch-ladda upp anställda via din bokföringsprogram. VeriClock integreras med Intuit QuickBooks, Sage och andra.

Verktygets övervakningsfunktioner för anställda delas huvudsakligen upp i realtid datainsamling, platsverifiering, anteckningar och foton, anpassade datafält, varningar och rapporter. Men vad VeriClock gör bäst är spårning av tid och plats.

På Aktivitetssidan på fliken Tid i instrumentpanelen kan du se alla anställdas klockor i realtid. Du kan se var de anställda är, baserat på den användbara ikonlegenden (en bärbar datorikon för en webbklockning och en klotikon för en smarttelefonklockning). Du kan spåra anställdas plats antingen med IP-adress eller GPS. Du kan klicka på Plats för att se en kartvy över där anställda har en diameter på 21 meter. VeriClock låter dig också blockera IP-adresser från att klockas in med alternativen för klocktillgångsregler i Inställningar. Här kan du vittlista eller svartlista specifika telefonnummer och IP-adresser och lägga till jobbspecifika regler.

VeriClock-servicebranscher som rengöring, konstruktion och landskapsarkitektur så att du kan ställa in specifika regler för åtkomst eller vitlistning baserat på en anställds jobb. På smartphones finns det också ett kontinuerligt spårningsalternativ för att övervaka en anställds plats hela tiden, även om det är mer tömt för batteri och data. När den är påslagen kommer VeriClock att visa ett orange brödsmulespår på kartvyn för att visa en anställds rörelser.

Dessutom kan anställda bifoga anteckningar och bilder till sina klockor och klockor för kompletterande övervakningsdata. Till exempel kan en arbetare ladda upp ett gaskvitto eller en bild från sin arbetsplats för att verifiera att de är på den utsedda platsen. Om du vill se bilder eller aktivitetsanteckningar kan du köra en sökning på fliken Anställda med ett datumintervall. Det finns också ett antal varningar, inklusive en som kallas TimerGuard, som skickar en anställd ett meddelande om de glömmer att klocka ut efter att deras skift är över eller, om på en mobil enhet, om deras GPS-plats indikerar att de lämnade en jobbplats.

rapporter

När det gäller rapporter erbjuder verktyget ganska grundläggande men anpassningsbara rapportskapande genom anpassade filter och mallar. På fliken Rapporter finns det alternativ för att köra rapporter för lön, jobbkostnad, anställningstider och sammanfattning av anställdskostnader. Du kan också klicka på fliken Mallar för att skapa dina egna. Mallfiltren i avsnittet Rapporter är komplexa med inställningar som "Använd globala avrundningsinställningar" och "Använd globala schemalagda avdragsinställningar."

På den här sidan skapade vi en testrapport som vi kunde dra och släppa de olika fälten jag ville ha, till exempel information om anställda och jobb, IP- och GPS-adresser och jobbbudgetering och löneobjekt. Dessa senare artiklar kan grupperas efter anställd, jobbfilter eller serviceposter. Du kan sedan generera och exportera rapporten i Microsoft Excel-, CSV- eller PDF-filformat och sedan schemalägga den som en återkommande rapport eller bara spara rapporten.

Under "Visade fält" och "Gruppera efter" klickar du på rutan för de fält du vill ha. Till höger om varje objekt finns en hamburgermenyikon, men det tjänar inget syfte. Det verkar vara en designfel. Om inställningarna inte är inställda, kommer det att säga "Kolumn ej tillgänglig."

En fördel med VeriClock är att du kan inkludera IP-adressen i rapporteringen. Denna funktion är användbar för att se om en anställd verkligen klockade in där de sa att de gjorde. Det sista fältet på rapportkonfigurationssidan är "Filter." Vi anser att det här alternativet borde ligga högre upp på sidan Rapporterkonfiguration eftersom det är där du får en popup-meny för att ange de anställda som ska ingå i rapporten. Sedan kan du generera rapporten och schemalägga denna rapport.

När rapporten har genererats har du möjlighet att exportera i CSV-, PDF-, XLS- och XLSV-format. Du kan också skriva ut och spara. Det är inte den mest spännande bilden av en rapport jämfört med vad du får i TSheets eller i företagsfokuserade program som Zoho Projects, men det är tillräckligt och enkelt att följa.

Det är inte en officiell rapport, men under Time kan du visa ett rutnät över tidsavläsningar för anställda under en viss tidsperiod. Du kan exportera till PDF och Microsoft Excel. Det finns en mappikon bredvid administratörskontot som indikerar att det finns en rapport tillgänglig, men det här är en rapport i en rapport, så det är förvirrande. Vi tycker fortfarande om designen av ikonerna.

Slutligen har VeriClock anpassade fält för att spåra ytterligare typer av övervakningsdata. Vi diskuterade anpassade fält i administratörssektionen i den här granskningen tidigare men de är lika viktiga för övervakning av anställda. Från fliken Anpassade fält i Inställningar kan en administratör eller chef ställa in ett anpassat text-, nummer- eller datumfält för anställda att fylla i när de klockar in och ut för att spåra mer detaljerat arbete.

I fältet Antal kan du till exempel ställa in ett valfritt eller obligatoriskt fält där de anställda ber om en kilometertellerläsning i början och slutet av en skift, om deras jobb kräver körning. Du kan också skapa ett flervalsfält, till exempel för att hjälpa arbetare att kryssa av för en säkerhetschecklista eller arbetslista om de arbetar på en byggarbetsplats. I sin helhet, som med Hubstaff och Time Doctor, är VeriClock ett rent speltidspårningsverktyg med vissa inbyggda övervakningsfunktioner.

Test av mobilapp

När du loggar in på mobilappen ser du klockskärmen direkt, vilket är bekvämt. Den fyra-radiga hamburgermenyn i det övre vänstra hörnet leder till en meny med all vit text på svart bakgrund. Designen är lite tråkig, men lätt att läsa menyalternativen samtidigt. På klockmenyn längst upp till höger ser du en GPS-ikon i mobilappen. När du klickar så ser du en vacker karta med levande gröna färger. Kartan (nedan) visar nuvarande skiftplatser.

Menyn under hamburgersymbolen uppe till vänster är välorganiserad. När du väljer Grupper från den här menyn får du en lista över dina anställda med ett alternativ att klocka in eller ut dem. Detta är en praktisk funktion för administratörer som hjälper anställda som kanske arbetar och glömde att klocka in eller de arbetar men inte har tillgång till sin telefon.

Vi tyckte att mobilappen var enkel att använda och i nivå med den från Hubstaff och Editors 'Choice vinnare TSheets. Egentligen var möjligheten att klocka dina rapporter in och ut en funktion som verkade överlägsen TSheets och Hubstaff.

För att se både ett administratörskonto och ett anställdskonto eller lägga till flera konton i mobilappen klickar du på hamburgarknappen och sedan på Hantera konton och Lägg till konto. Detta är ett användbart sätt att logga in på flera konton. Sidan Händelser i mobilappen är enkel.

Du kan se en veckarapport om arbetsskift under den veckan. Du kan klicka på varje skift för mer information. När du klickar på händelsen kan du se mer information för den skiftningen, redigera timmar, ändra namnet på jobbet som arbetats den veckan och lägga till anteckningar.

Även om vi gillade mobilgränssnittet för VeriClock, var TSheets lite mer robust. Du kan se hela schemat för dina teammedlemmars vecka medan det verkar som om VeriClock bara kan visa vad som händer den veckan för en anställd åt gången. TSheets har en anständig visning av tidblad för veckan. Du kan bläddra uppåt och nedåt för att gå igenom listan. Hubstaff har den snyggaste mobila instrumentpanelen bland TSheets och VeriClock. Det har utrymme för bilder bredvid varje medlem och liten procentandel av tidbearbetade märken bredvid varje uppgift. VeriClocks mobilapp är lite tråkigt jämfört med de andra, men det är lätt att använda.

Ett fast verktyg med ett oinspirerat användargränssnitt

Det finns tre stora problem med VeriClock: För det första behöver UI förbättras. Tack och lov behöver inte programvara vara vacker; det måste vara funktionsrikt, en kvalitet som säkert kan tillskrivas VeriClock. För det andra kan användare bara ladda upp 1 gigabyte (GB) till systemet utan extra kostnad (du kan få ytterligare 10 GB lagringsutrymme för $ 20 per månad). Tänk på hur snabbt 1 GB lagringskapacitet kommer att ätas upp om du vill att alla dina användare ska knäppa bilder när de checkar in i ett jobb. Detta är lite obekvämt, särskilt jämfört med verktyg som TimeSolv Pro, som är ett dokumenthanteringsverktyg och ett tidsspårningsverktyg. Som referens: TimeSolv Pro erbjuder sina användare en obegränsad mängd dokumentlagring. För det tredje kan du inte schemalägga framtida tid. Den här frågan är en headscratcher och vi föreställer oss att VeriClock kommer att åtgärda snart.

Om ingen av de tidigare problemen är besvärande för dig, bör du säkert ta upp VeriClock i sin 30-dagars gratisversion. Det är en lättanvänd, välplanerad, funktionsrik tidsspårningslösning som kan underlätta livet för både administratörer och användare.