Innehållsförteckning:
- 1 Starta showen direkt
- 2 Gå B eller W för att få fokus på dig
- 3 Hoppa över kulorna
- 4 Fånga enkelt skärmbilder
- 5 Börja med en tom duk
- 6 Håll markeringsfönstret användbart
- 7 Infoga bilder från Flickr, OneNote
- 8 Lägg till rutnät och linjaler
- 9 Animera dina diagram
- 10 Använd Reading View för att förhandsgranska
- 11 Ställ in en Kiosk-presentation
- 12 Utgång till video
- 13 Gör musikförlängning över flera bilder
- 14 Kopiera inte och klistra in; Duplicera.
- 15 Animera någonting
- 16 Kombinera former
- 17 Ta bort bakgrunder i bilden
Video: Top 15 Microsoft PowerPoint Tips & Tricks (September 2024)
Det kommer en tid i nästan varje ung (eller gammal) kontorsarbetares liv där båset måste vika för styrelserummet, eller ännu värre, till dais. Det innebär att prata offentligt, och oftare än att inte, prata vanligtvis åtföljs av bilder. Sådana presentationer ingår i det offentliga medvetandet, från att titta på stora verkställande direktörer spionera hastigheter och feeds om nya prylar till fascinerande TED-samtal om alla ämnen under solen. Även lärare i klassrummet ger lektioner på ett sätt som den gamla tavlan aldrig kunde förmedla.
Det är rättvist att säga att de allra flesta av dessa presentationer skapas med PowerPoint, presentationsverktyget som är en häftklammer i Microsoft Office-sviten. Webbplatsen SlideNirvana.com uppskattar att PowerPoint finns på minst 1 miljard (med en B!) Datorer över hela världen. Om till och med en tredjedel av dem använder programvaran, är det fortfarande motsvarigheten till hela befolkningen i USA som gör bildbaserade utställningar.
Och de flesta suger. Det är kanske inte kvantifierbart, men så många artiklar skrivs om det faktum - och så många av oss lever igenom dem - det är svårt att argumentera för (makt). På samma sätt skrivs många, många artiklar och hela böcker om hur man gör effektiva presentationer. Det här är inte en av dessa berättelser.
Denna samling av tips handlar om vagarierna i den kraftfulla PowerPoint-programvaran själv. Den är avsedd för de som har grepp om grunderna och utöver dem som letar efter den extra lilla gåsen för att få ut mesta möjliga av programmet. Vi hoppas med dessa tricks - av vilka några, oundvikligen kommer att ha några råd för bättre presentationer och bildspel - hjälpa till att göra ditt nästa talande engagemang ännu mer övertygande. Observera att dessa tips är specifika för PowerPoint 2013, den senaste versionen.
(Bilder i bilder visas ofta med bildspel från SlideShare .)
1 Starta showen direkt
Vi har alla sett för mycket av presentatörens bärbara skärmar, fulla av röriga ikonströda skrivbord eller olästa e-postmeddelanden när de försöker starta en PowerPoint-presentation. Få rätt till det genom att namnge filen med en.PPS (eller.PPSX) filändelse. Det är en PowerPoint-show, och ett snabbt dubbelklick på det går rätt in i bildspelet, inte PowerPoint-redigeringsläget. Klicka på Esc för att lämna bildspelet.
2 Gå B eller W för att få fokus på dig
När du presenterar är bilderna avsedda att hjälpa dig, talaren - inte bli en distraktion. När det är dags att se till att publiken uppmärksammar dig ensam, slå B-tangenten för att skicka skärmen till en fullständig black out, eller W-tangenten för att gå till en vit. Tryck sedan på valfri knapp eller klicka med musen för att komma tillbaka till bilderna. Det är en bra teknik att få alla ögon på dig, även om bilden är full av anteckningar, animationer eller video.
3 Hoppa över kulorna
Ta en fråga från Steve Jobs och Tim Cook. Punktlistor ser inte bra ut. Det smarta sättet att göra en lista är att släppa varje listobjekt åt gången, helst bredvid någon stor bild som är det riktiga fokuset. Ge varje listobjekt sin egen skyldighet när du pratar… men aldrig med kulorna.
4 Fånga enkelt skärmbilder
Om din presentation handlar om att demonstrera något som vanligtvis är på datorskärmen, gör PowerPoint det enkelt att ta skärmdumpar. Klicka på ikonen Skärmdump på Infoga-fliken, så ser du en miniatyrbild av vart och ett av dina öppna fönster. Ändra storlek på fönstret för att visa exakt vad du vill först, kom sedan tillbaka och välj det - det kommer att släppas i bilden du redigerar.
5 Börja med en tom duk
Många människor skyller på dåliga bildpresentationer på en synder: färdiggjorda bildmallar. Det finns många av dem med PowerPoint, och tusentals av dem online, gratis och till salu. Det bästa du kan göra för att göra en presentation till din egen är att börja från ingenting. Ta fram tomt, anpassa det med din egen konst och använd några unika teckensnitt. Det går långt mot att göra något unikt och minnesvärt för publiken.
6 Håll markeringsfönstret användbart
Gå till fliken Hem och gå till avsnittet Redigering och välj Välj> Valfönster. Det kommer att visas på höger sida (du kan dra det till vänster). Håll den öppen medan du arbetar - det här är kontrollpanelen som gör att du inte bara kan namnge varje element på skärmen utan att ordna ordningen på lagren av objekt (till exempel om en bild ligger bakom texten, flytta det upp). Klicka på den lilla ögonikonen bredvid varje element för att dölja den så att du kan koncentrera dig på de andra områdena.
7 Infoga bilder från Flickr, OneNote
Gå till fliken Infoga och välj Onlinebilder. Bland alternativen du ser för bildinsättning är vanliga saker som Office.com Clip Art och Bing Image Search (se till att de är Creative Commons-bilder!), Men också Flickr, OneNote och Facebook. Ett snabbt klick på vart och ett kommer att binda ditt Microsoft-konto till de aktuella kontona (i Flickrs fall är det ditt Yahoo-ID), så att du kan fästa bilder från ditt konto för att infoga. Klicka på alternativet Se mer så finns det en sökruta. Du kan inte söka på andras konton, bara på dina egna. Så Flickr-användare, du måste fortfarande besöka webbplatsen för att ladda ner fantastiska, högupplösta Creative Commons-bilder som är fria att använda i din presentation.
8 Lägg till rutnät och linjaler
Att lägga upp saker i PowerPoint är mycket lättare än det brukade vara, men om du vill göra det visuellt, använd rutnätlinjer och linjaler. De är inte på som standard, men de är tillräckligt enkla att slå på - högerklicka på en plats utanför själva bilden, men inte i sidofältet. Du får en nedrullning för att aktivera rutnät och linjaler, såväl som mer tydliga linjer för den horisontella och vertikala delningen av varje bild. lägg en markör över dessa linjer och du kan dra dem runt. Högerklicka på dem och ändra färg så att de sticker ut.När du högerklickar på rutnäten (faktiskt prickar som är i närheten) får du en rullgardinsmeny och kan välja rutnät och guider. Det leder till en dialogruta där du kan berätta för PowerPoint att "knäppa" objekt till linjerna, så att de justeras automatiskt. Du kan ändra avståndet mellan rader så att nätet inte är överväldigande.
9 Animera dina diagram
Att klistra in ett Excel-esque-diagram är ungefär så enkelt som det blir i PowerPoint: Gå till Infoga-fliken, klicka på Diagram och det kommer att fästa ett i med exempelinformation som du enkelt kan ersätta. Vad är coolt: animera diagrammet ett element i taget. När du har lagt in ett diagram klickar du på fliken Animationer, aktiverar sedan animationsfönstret och sedan på Lägg till animering. Välj en animerad effekt. Högerklicka sedan i Animeringsfönstret där du ser posten för diagrammets animering och välj Effektalternativ. Detta låter dig lägga till ljud och ändra animeringstimingen, men på den sista fliken - Kartanimering - ändra gruppdiagram från "Som ett objekt" till "Efter kategori." När diagrammet visas på skärmen så kommer det att visas ett element i taget när du klickar, med staplar eller bitar av kakor som anländer efter varandra, som om var och en var sin egen bild.
10 Använd Reading View för att förhandsgranska
Du behöver inte hoppa till bildspelsläget för att se hur presentationen kommer att se ut när du arbetar. Byt till läsevyn, ett av alternativen på fliken Visa, så får du en omedelbar inkling utan att PowerPoint tar över hela skärmen (inklusive Windows-verktygsfältet). Det ännu snabbare sättet: klicka på ikonen "öppen bok" i statusfältet längst ner i PowerPoint för att snabbt hoppa fram och tillbaka.
11 Ställ in en Kiosk-presentation
Kioskläge är när din presentation är inställd på att bara spela, om och om igen, vare sig det är med mänsklig intervention eller inte. Hur som helst, det spelar bara och hoppar inte ut för att ge tittaren tillgång till skrivbordet. Det är perfekt för mässor och naturligtvis kiosker som du hittar i ett köpcentrum.För att göra det, klicka på fliken Bildspel, välj Ställ in bildspel och klicka bredvid Browsed at kiosk i dialogrutan (helskärm). Du kan också ställa in den till att slinga kontinuerligt, eller till och med att hoppa över ljudberättelser du har byggt in eller animeringar. Gå sedan till fliken Övergångar till rutan Varaktighet, så att du kan ställa in en tid för hur lång bilden ska visas - tiden är i sekunder. Om du klickar på Apply to All tilldelar det naturligtvis den tidpunkten för varje bild.
Hemligheten med att undkomma presentationer i kioskläge? Tryck på Esc-tangenten.
12 Utgång till video
Det andra alternativet för en kioskliknande presentation som bara spelar och spelar, är att mata ut hela bildspelet till ett videoformat. Det kommer att använda övergångstiderna du har förinställt, ljudet du har spelat in för att spela med varje bild, även animationerna du har ställt in i varje bild. (Videor också, om de kommer från din hårddisk - den producerar inte en inbäddad video från YouTube eller liknande.) Den resulterande WMA- eller MP4-filen fungerar som en charm i en spelare som VLC Player, som själv kan vara inställt på helskärm med en konstant slinga.
13 Gör musikförlängning över flera bilder
Att lägga in ljud i en bild är enkelt - du klickar på fliken Infoga, väljer Ljud och du kan välja från Online Audio (även om det aldrig fungerar för mig. Jag får bara Microsoft Clip Art som ett alternativ med ingenting att välja mellan; MS behöver en hantera SoundCloud), ljud på din hårddisk som en MP3-fil eller alternativet att spela in din egen berättelse. Som standard spelas alla ljud som är infogade på en bild för just den bilden. Du kan ändra det.Klicka på högtalarikonen som visar att du har inbäddat ljud. Du ser ljudverktyg ovanför flikarna högst upp. Välj den nya fliken Uppspelning. Markera rutan för "Spela över bilder" i Start-avsnittet. Det är det - nu kommer ljudet att spela över nästa bildspel tills musiken tar slut. Ännu bättre, klicka på Trim Audio för att få bara den bit du behöver. Du kan också göra musikikonen osynlig genom att markera "Hide Under Show", men det gör det omöjligt att klicka på den och starta ljudet. (Det är dock bra att använda det när du matar ut bilderna till video.)
Det här fungerar inte riktigt bra med voice-overs, men du kan prova det. Varje ljudbädda har sin egen volymreglage, så skruva ner den totala ljudstyrkan på ett musikaliskt bakgrundsspår om du planerar att sätta in annat ljud.
14 Kopiera inte och klistra in; Duplicera.
Du kan slå Ctlr-C för att kopiera och Ctrl-V för att klistra in ständigt om du måste återanvända ett element på en bild om och om igen. Duplicering är enklare: håll Ctrl medan du klickar och drar på objektet i fråga. Det kommer att göra en exakt dupe. Fortsätt välja och göra dupes och de kommer alla jämnt att rymma sig också.Det stora att dupa är hela bilden eller uppsättningen av objektglas. Välj bara en eller flera bilder i det vänstra navigeringsfönstret, gå till Infoga, klicka på Ny bild-menyn och välj Duplicera valda bilder.
15 Animera någonting
Du kan ta nästan alla delar av en PPT-bild och få den att flytta. Välj elementet, gå till fliken Animationer och till höger i animeringsgalleriet klickar du på nedåtpilen för att få "Mer". Det kommer att finnas många, många rörelsealternativ att välja mellan för hur ett element visas, får betoning eller försvinner - men för animerad rörelse, gå till det fjärde avsnittet. Om du väljer Anpassad sökväg kan du få objektet att göra nästan alla vilda rörelser du vill ha på skärmen innan det slår sig ner.Naturligtvis tenderar en av reglerna för goda presentationer inte att animera någonting om du kan hjälpa det. Så tänk på det. Ingen vill ha en publik med rörelsesjuka.
16 Kombinera former
Du kan infoga massor av förskapade former från fliken Infoga. Men visste du att du kan blanda och matcha dem för att skapa unika nya former? Lägg bara dem där du vill, välj alla objekt, klicka på ritverktygen> Formatera fliken och använd menyn Slå samman former för att göra något nytt som kombinerar dem, subtrahera ett från det andra där de korsar och andra roliga alternativ. Det är ett coolt sätt att skapa ett Venn-diagram. Det verktyget fungerar till och med med text och bilder, så att du kan infoga en bild i en form, bilder i ett ord eller infoga text i en form.
17 Ta bort bakgrunder i bilden
Du kan rensa upp en bild genom att ta ut bakgrunden. Välj det, klicka på Bildverktyg> fliken Format och klicka sedan på Ta bort bakgrund. Det är nästan så enkelt, men det du ser är en bild belagd i lila - allt i den färgen är vad PowerPoint vill ta bort. Du måste justera den med markeringsområdena för att behålla och markera områden för att ta bort verktyg. Justera först området så att du får all den bild du vill ha - den försöker beskära den hårt. När du använder ett av verktygen, klicka och dra rader för att visa vad som ska stanna eller gå (minustecken betyder att det kommer att raderas) eller bara klicka på olika platser. Klicka på Behåll ändringar för att döda den döda bakgrunden.
