Adobes dokumentmolnstandardgranskning och betyg

Adobe är go-to-varumärket när det gäller publicering av skrivbord och kreativt innehåll. Samtidigt är företaget ledande inom PDF-filutrymmet liksom Acrobat. Genom att kombinera dessa två styrkor kan Adobe erbjuda en dokumenthanteringsplattform som Adobe Document Cloud (som börjar på $ 12, 99 per månad).

Du kommer inte att bli förvånad över att företaget, med tanke på varumärket Acrobat och dess styrkor, fokuserar majoriteten av Adobe Document Cloud-verktygen på att hantera PDF-filer såväl som områden som vanligtvis domineras av överstrykningspapper, papper, penna och kurir. Även om det innebär att du kanske tycker att det är mer begränsat än de dokumenthanterare som är mindre formatspecifika, som våra Editors 'Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online, är Adobe Document Cloud fortfarande ett bra val för små företag som har standardiserat på PDF eller bara vill samla in signaturer och dela och spåra viktiga dokument.

Adobe Document Cloud-paket

Du kan prenumerera på Adobe Document Cloud på egen hand eller som en del av Creative Cloud, ett paket med nio Adobe-verktyg som också innehåller Adobe Illustrator och Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud levereras med Adobe Acrobat DC, en stationär produkt, men alla kan också stå ensamma. Det levereras också med Adobe Sign för att begära digitala signaturer och spåra tillhörande dokument. Det finns ingen gratisversion eller en kostnadsfri testversion av Adobe Document Cloud, men den ingår i Adobes Creative Cloud-svit, som har en kostnadsfri 30-dagars provperiod.

Adobe Document Cloud har två betalda planer. Standardplanen kostar $ 12, 99 per månad (som vi granskat) med ett årlångt abonnemang eller så kan du gå varje månad för $ 22, 99 per månad. Med denna plan kan du skapa, redigera och exportera PDF-filer och skicka dokument som ska undertecknas elektroniskt. Standardplanen innehåller Acrobat Standard DC, som endast är kompatibel med Windows 7, 8 och 10.

Pro-planen kostar $ 14, 99 per månad för ett årlångt abonnemang eller $ 24, 99 per månad för en månatlig plan. Den har en licens för Acrobat Pro DC, som lägger till möjligheten att infoga ljud- och videofiler i PDF-filer och redigera skannade dokument. Acrobat Pro DC är både Windows och Mac-kompatibel (OS X v10.9 och v10.10). Det inkluderar också 30-dagars åtkomst till Adobe Photoshop, Lightroom och annan Creative Cloud-programvara. Båda abonnemangsplanerna inkluderar gratisuppdateringar. Om du väljer att köpa Creative Cloud börjar planer som inkluderar Adobe Document Cloud på 49, 99 USD per månad.

Komma igång med Adobe Document Cloud

För att registrera dig med Adobe Document Cloud kan du antingen logga in på ditt befintliga konto eller skapa ett konto med Adobe. Oavsett om du bestämmer dig för att prenumerera på Creative Cloud eller bara Adobe Document Cloud, måste du ange din kontakt- och betalningsinformation och bestämma om du vill ha en månads- eller årsplan.

Du har antagligen använt en Adobe-produkt tidigare, även om du bara vill visa PDF-filer, så användargränssnittet för Adobe Document Cloud (UI) kan se bekant ut. Funktioner delas mellan PDF-tjänster och Adobe Sign-tjänster. Från din instrumentpanel kan du komma åt dina filer och exportera, redigera och skapa PDF-filer. Du kan också kombinera filer och använda tre affärsfunktioner: Fyll & signera, Skicka & spåra och Skicka för signatur. Adobe Document Cloud är kompatibelt med pekskärmsgränssnitt.

Dokumentdelning och samarbete

Adobe Document Cloud handlar mindre om fillagring och mer om samarbetsflöden med PDF, oavsett om du redigerar och förädlar företagsdokument eller behöver skicka kontrakt för flera signaturer. Adobe Document Cloud stöder lagring av flera filtyper, men dessa filer måste konverteras till PDF-format för att möjliggöra redigering. Denna begränsning är användbar för vissa användningsfall, till exempel samarbete mellan kontor med medarbetare med egen Acrobat-licens, men det kan vara ett kritiskt utelämnande för organisationer som samordnar med externa användare för att skapa dokument. Filer kan exporteras som Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint eller andra filer efter det. Å andra sidan kan Adobe Acrobat DC (inte Adobe Document Cloud men Acrobat desktopapplikation samt mobilappar) nå ut till leverantörer av molnlagring, till exempel Microsoft OneDrive for Business och DropBox Business för att hantera PDF-filer du kan ha i en av dessa platser.

Det finns flera verktyg för att hantera vanliga uppgifter med PDF-filer i Adobe Document Cloud, inklusive att skapa PDF-filer (verkligen konvertera dokument till PDF eftersom du inte kan skapa en från grunden), kombinera flera filer till en PDF, omorganisera PDF-sidor och exportera filer till PDF. Dessa verktyg är verkligen inte exklusiva för Adobe Document Cloud UI eftersom licensierade användare kan utföra samma uppgifter i Adobe Acrobat DC eller mobilappar på Android eller iOS. Men att ha ett molnbaserat alternativ för dessa jobb ger verkligen vissa fördelar för användare som kan utföra arbete från flera datorer. PDF-filer redigerade i Adobe Document Cloud kan till och med utnyttja OCR (Optical Character Recognition) för att konvertera skannade PDF-filer till redigerbar eller sökbar text. Detta är en funktion som är särskilt användbar för organisationer med ett befintligt pappersdokumentbibliotek.

Där Adobe Document Cloud verkligen kommer till sin rätt är dess förmåga att hantera uppgifter som ofta behövs efter att ett dokument har nått ett slutligt eller nästan slutligt tillstånd. Det är inte en slump att detta är samma söta fläck som Adobe har beboat med Acrobat och PDF-format i allmänhet i över ett decennium. Funktioner som många användare tar för givet, som möjligheten att bädda in teckensnitt, komprimera bilder och hantera formfunktioner, gör Acrobat till ett fast val för allt från att publicera försäljningsdokument till produktmanualer till juridiska dokument och allt däremellan.

Företag som lägger ner någon tid på att dirigera dokument fram och tillbaka för granskning eller signatur kan dra stor nytta av Adobe Document Cloud. Användningen av e-post för att skicka dokument som ska skrivas ut, signeras, skannas och mailas tillbaka är oerhört ineffektivt jämfört med Adobe Document Cloud förmåga att hantera dirigering av ett dokument till flera signaturer. Alternativ som lösenordsskydd, påminnelser varje dag eller vecka och spårningsfunktioner är helt uppriktigt de slutliga naglarna i kistan för alla argument om kostnadsfördel av Adobe Document Cloud. Det är också värt att notera att signaturfunktionerna som erhållits med Adobe Document Cloud lätt ligger i toppnivån i dokumenthanteringssystemen vi har granskat. Microsoft SharePoint Online ger en liknande funktion till spelet och stöder fler filformat, men hanterar inte PDF-filer så bra som Adobe Document Cloud.

Du kan enkelt fylla i formulär med hjälp av Fill & Sign-funktionen. Bekvämt kan du spara vanliga fält, inklusive ditt namn, adress, e-post och telefon, så att du inte behöver skriva in denna information upprepade gånger. När du har fyllt i ett formulär kan du spara det som en PDF-fil eller skriva ut det. Du kan dela filer med vem som helst (förutsatt att du har deras e-postadress) med hjälp av Skicka & spåra och välja att ta emot aviseringar när mottagaren visar filen. Dessa funktioner är också tillgängliga för alla filer du kanske har lagrat i ett Creative Cloud-konto.

När du väljer en fil kan du sedan lägga till ett signaturfält, ett initialt fält eller ett signaturblock samt namn och datum. Det slutliga dokumentet kan sedan sparas i ditt dokumentbibliotek för framtida användning, vilket är användbart om du skickar ut samma kontrakt konsekvent. Mottagare kan välja att delegera signaturen till någon annan. Annars kan de sedan fylla i alla obligatoriska fält och skapa en e-signatur genom att skriva in deras namn, rita det eller ladda upp en bildfil. Skrivalternativet genererar några signaturval. När mottagaren har skickat in den signerade filen kan de ladda ner en kopia eller registrera sig för en gratis 14-dagars testversion av Adobe Sign ($ 9.99 per månad och uppåt).

Ett problem med den här funktionen är att den omdirigerar dig till Adobe Sign UI och det är inte direkt klart hur du kommer tillbaka till Adobe Document Cloud eller till din Creative Cloud-instrumentpanelen. Vi sparar dig lite tid: Klicka på Adobe Sign-logotypen längst upp till vänster på skärmen.

Adobe Document Cloud stöder också biblioteksmallar, som är återanvändbara objekt (antingen ett dokument eller en formöverlägg) som kan utnyttjas för att utföra repetitiva uppgifter mer effektivt. Dokumentmallar innehåller dokumentets innehåll och form fält, och är idealiska för att skicka en fullständig handling för underskrift (tänk kundavtal, icke-avslöjande avtal etc.). Formöverlägg är lite mer otydliga men ger dig möjlighet att lägga till ett förkonfigurerat formulär till alla dokument med samma layout. Detta är användbart för saker som ett företagsbrevsignaturblock, formulär som kräver olika märkesvaror eller språket beroende på kunden, plus ett stort antal andra användningsfall.

Adobe har flera mobilappar för Android och iOS som utvidgar funktionerna i Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile speglar vad du ser på skrivbordet och online. Du kan visa och redigera PDF-filer när du är på språng. Du kan också komma åt filer som finns i Dropbox, OneDrive eller andra leverantörer av molnlagring om du har anslutit ditt konto. Med Adobe Sign Mobile kan du e-signera dokument, begära e-signaturer från andra och spåra framstegen. Du kan också enkelt fånga din signatur genom att använda telefonens pekskärm, spara den och använda den över Adobe Document Cloud. Du kan logga in i appen med ditt Sign ID eller ditt Adobe ID så att det är länkat till ditt konto.

Fill & Sign Mobile kan användas för att fylla i och underteckna formulär när du är på språng, även om den här appen inte är ansluten med ditt Adobe-konto. Du behöver faktiskt inte ha ett Adobe-ID alls. Med det kan du till och med knäppa en bild av ett formulär och fylla i den på din mobila enhet. På tal om att ta bilder, Adobe Scan förvandlar din mobila enhetskamera till en bärbar dokumentskanner, till och med så att du kan ladda upp en PDF till Adobe Document Cloud där OCR kan konvertera ditt dokument från en enkel bild till text du kan redigera eller kopiera.

Adobe erbjuder riklig hjälp om du stöter på problem. Du kan söka i Adobes grundlig online supportdokumentation, även om vi stött på några felmeddelanden när vi gjorde enkla sökningar. Du kan också besöka användarforum. Om du behöver kontakta Adobe kan du använda livechatt, som är tillgängligt dygnet runt eller ringa upp supportteamet på vardagar mellan 17.00 och 19.00 (PST). Innan du kan kontakta Adobe direkt måste du dock fylla i ett interaktivt formulär till specifika din fråga. Det här är lite irriterande (även om det försöker erbjuda möjliga lösningar innan du ringer eller startar en chatt).

En solid e-signatur- och samarbetsservice

I oktober introducerade Adobe uppdateringar av Adobe Document Cloud som inkluderar ett centralt dokumenthub och support för anslutna mobilappar. Företaget sa också att det har strömlinjeformat dokumentrecensioner och lagt till beröringsaktiverad redigering på surfplattor. Dessutom hjälper en artificiell intelligens (A) -funktion som heter Adobe Sensei att automatisera upprepade uppgifter när du använder Adobe Scan och Adobe DC.

Adobe Document Cloud är inte tänkt att vara en fullfjädrad dokumenthanteringstjänst, vilket innebär att den inte jämförs med Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online när det gäller bred filtypsupport, synkronisering, robust säkerhet och anpassning. För att vara rättvis, dock , Adobe Document Cloud utmärker sig för att tillhandahålla nyckelfunktioner inom fokusområden för sina kunder. Dessutom erbjuder Adobe integration i stora företagsmolnsystem som Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce och flera andra. Dessa integrationer tjänar till att göra ditt företag mer effektivt genom att utnyttja styrkorna hos flera molntjänster, låta dig utföra vanliga arbetsuppgifter inom ramen för ditt fokusområde - vare sig det handlar om att skicka ett dokument till en SharePoint-webbplats för kommentarer eller skicka kontraktsdokument för signatur till kunder inom Salesforce.

Om ditt företag behöver bli effektivare med att dela och spåra viktiga pappersarbete och samla in signaturer, gör Adobe Document Cloud tricket. Detta är särskilt när det är parat med Acrobat DC, som har mer filkompatibilitet, integrationer och redigeringsalternativ. För fullständiga dokumenthanteringsfunktioner vill du förmodligen leta någon annanstans, men det finns en stark möjlighet att du bör överväga Adobe Document Cloud även om det inte är ditt val för ett dokumenthanteringssystem. Tid är pengar, och den digitala signaturen och formfunktionerna enbart skulle kunna göra Adobe Document Cloud till en värdefull investering och en väsentlig del av ditt företag.