Flygtabellrecension och betyg

Airtable är ett relationsdatabasverktyg som fungerar som en online-samarbetsservice. Innan du borstar det som tråkigt på grund av ordet "databas", ta en titt på Airtable. Det är mycket visuellt och det underlättar meningsfullt samtal också. Företag kan använda den för att hantera CRM, och individer kan använda den för att skapa inventeringar av samlingar de äger. Airtable skiljer sig från äldre databashanteringssystem eftersom det ser ut som en app som alla med en iPhone kan använda. Och eftersom du använder Airtable för att titta på information annorlunda, som du gör med kanbanbrädor, gör det verktyget lämpligt för nya samarbetsanvändningar.

Airtable är det minst skrämmande databashanteringssystemet som jag har sett, och det kommer med ett utmärkt utbud av mallar som hjälper dig att förstå hur andra använder det också. Det är databashanteringsappen för lag som aldrig vill använda ordet "databas." Det har fortfarande utrymme att växa, men Airtable är redan en bra tjänst för team som behöver det.

Prissättning och planer

Med en Free Airtable-plan kan du skapa och hantera så många databaser som du behöver, och det finns inga begränsningar för antalet personer som kan gå med i planen. Det finns dock en gräns på 1 200 poster per databas, och du får bara 2 GB lagringsutrymme. Du är också begränsad till två veckors revision och stillbildshistorik.

Plus-kontot är nästa tjänstnivå. Det kostar $ 12 per användare per månad; En rabatt för årlig betalning ger det motsvarande $ 10 per person per månad. Med denna plan kan du också ha så många databaser som du behöver, och antalet poster per databas ökar till 5 000. Lagringsutrymmet ökar till 5 GB, och du får 6 månaders revidering och stillbildshistorik.

Pro-kontot kostar $ 24 per användare per månad, diskonterat med motsvarande $ 20 per person per månad när du betalar årligen. Med denna tjänstnivå ökar antalet poster per databas till 50 000 och du får 20 GB utrymme för bilagor. Du får också ett års revisions- och ögonblickshistorik, prioritetsstöd, anpassade märkesformulär, personliga vyer och en utökad färgpalett för rullgardinsfält.

Airtable erbjuder också ett Enterprise-konto, men du måste kontakta företaget för en prisuppskattning. Företaget har också specialerbjudanden för organisationer som arbetar inom ideell sektor och utbildningssektorer. Se Airtables prissättning och plansida för ytterligare information.

Luftbord är billigare än Smartsheet, men ganska nära i pris. Smartsheet börjar med $ 14 per användare per månad som faktureras årligen, och dess affärsplan kostar $ 25 per användare per månad när den faktureras årligen.

En annan app som delar vissa likheter men som inte är ett databashanteringsverktyg är dapulse. Det är svårt att jämföra priser direkt, eftersom dapulse tar ut en månatlig skattesats för en mängd användare, till exempel $ 29 per månad för upp till fem personer i sin grundläggande plan (som fungerar för att vara mindre än $ 6 per person), eller $ 352 per månad för 25 personer i Pro-planen (som fungerar till lite mer än $ 14 per huvud).

Quick Base, ett annat databassystem, debiterar ganska liknande avgifter som Airtable's. Det kostar $ 15 per användare per månad (med ett minimum av tio personer) för en väsentlig plan och $ 25 per användare per månad (med ett minimum av 20 personer) för en Premier Plan.

Kärnfunktioner

Kärnan är Airtable ett online-system för att skapa och redigera databaser bland en grupp människor, även om du säkert kan använda den solo om du väljer. En databas är inget annat än en uppsättning saker grupperade, och Airtable tar den öppna definitionen på allvar. Du kan använda Airtable för att hantera information om nästan vad som helst.

En annan sak att notera om Airtable är att den också innehåller aspekter av kalkylprogram. Det ser mycket ut som ett kalkylblad till en början, och av den anledningen är det mycket lättillgängligt.

Som nämnts kommer Airtable med ett användbart urval av mallar, vilket föreslår många av de olika sätten du kan använda Airtable. Mallar grupperas i teman, såsom Eventplanering, vardagsliv och fastigheter. Inom dessa kategorier finns specifika mallar; till exempel i kategorin Grupper, klubbar och hobbyer är mallar för bokkatalog, romanplanering, fotoutrustningsspårare, sneakersamling, fotbollsklubb och andra. För att ge dig en känsla av vissa affärsmässiga användningsområden finns det mallar för reklamkampanjer, fel- och problemspårare, tillväxtexperiment, användarstudier och så vidare.

Samarbete

Samarbete är en viktig del av Airtable. När du bjuder in andra att gå med i en databas kan du i Skaparrollen ge dem en av tre behörighetsnivåer. Först är Skaparen. Alla med Creator-behörigheter har full tillgång till databasen, inklusive möjligheten att ändra andras behörighetsnivåer och ta bort hela saken. Det andra är endast redigera. Personer med behörighet för endast redigering kan lägga till, radera och ändra både rader och vyer. Endast användare som redigerar kan inte ändra fälttyper (det vill säga kolumnen). För det tredje är skrivskyddad åtkomst, vilket innebär att personen bara kan visa posterna och inte redigera dem på något sätt.

För att skapa en databas kan du starta en från en mall, bygga en från grunden eller importera data från någon annanstans. Du behöver en CSV-fil om du ska ladda upp något, men ett annat alternativ för små databaser är att helt enkelt kopiera och klistra in innehållet i ett fönster som Airtable tillhandahåller. Jag försökte det med en databas som bara hade en handfull kolumner men mer än 400 rader, och det fungerade utan problem.

För att rulla med en databas, anpassar du den på samma sätt som du gör med ett kalkylblad. Bör något antal rader eller kolumner frysas? Vilken typ av värde kommer de olika kolumnerna att innehålla? Airtable håller det lätt, med ett vänligt användargränssnitt som innehåller många ikoner. Ingenting om det verkar skrämmande.

Möjligheten att skapa och spara anpassade vyer i Airtable är en annan viktig funktion och en som ytterligare stöder samarbete. Förutom den klassiska rutnätsvyen är andra alternativ Kalender, Galleri eller till och med Kanban. Kanban är inte bara ett sätt att se information annorlunda. Det är också en metod för att arbeta. Med Airtable kan du och dina lagkamrater skapa kanbanbrädor och hantera ditt arbete med dem. Du kan enkelt växla från kanbanvy till en rutnätvy när det hjälper till att se uppgifter som läggs ut på ett annat sätt.

Enkel terminologi och användning av ikonografi gör det enkelt att navigera Airtable och börja anpassa vyerna på databaser. Om du inte har omfattande kunskap om hur du använder kalkylprogramvara känns Airtable fortfarande väldigt lättillgänglig. I stället för att skriva formler med Excel's lingo, i Airtable, känns det mer som att du säger appen "Visa mig det här, men inte det."

Airtable har inte Gantt-kartvyer, som är tidslinjevisningar som vanligtvis visar uppgifternas varaktighet och eventuella beroenden bland uppgifterna. Om du behövde Gantt-kartvyer skulle du troligtvis ha det bättre med en projekthanteringsapp. Några andra appar på samma sätt som Airtable har Gantt-diagram, inklusive Smart Sheet och dapulse.

Celler i Airtable kan utvidgas till ett komplett ark med ytterligare information utan att ladda om sidan eller öppna ett nytt fönster. När en cell expanderas kan du lägga till mycket mer detaljer som kanske inte är relevant när du granskar databasen som ett rutnät. Till exempel i en heminventaredatabas kanske du vill reservera rutvyn för att enkelt se en lista över allt du äger och dess värde. Men utöka vilken cell som helst, så kan du se en mängd ytterligare information, till exempel uppladdade garantier och kvitton för objektet, bilder på det eller bara anteckningar. Dra och släpp uppladdningsarbeten också. Den utvidgade vyn ger dig en plats för kommentarer, där du kan använda @ symboler före människors namn för att flagga deras uppmärksamhet.

Samarbete går utöver att bara kommentera. Om du till exempel använder Airtable för att tilldela och hantera arbete kan du skapa en kolumn med fälttypen Collaborator och sedan tilldela någon av dina kollaboratorer uppgiften. Om du länkar till en tabell eller databas med personer för den här fälttypen kan du se till att alla lämpliga personer visas som möjliga val.

När du blir en mer expert Airtable-användare, som inte är svårt att göra med tanke på dess rikliga tutorials, kan du göra mer och mer med det. Du kan till och med använda den för projektledning, även om vissa kanske tycker att en dedikerad projektledningstjänst är bättre utrustad för att hantera det jobbet.

Luftbord för personligt bruk

Jag noterade tidigare att du kan använda Airtable för att hantera alla slags samlingar, till exempel en personlig sneakersamling, till exempel. Jag frågade mina vänner som är samlare vilken typ av app de använder för att hantera sina samlingar. En vinylskivsamlare sa till mig att han använder Discogs, som är specifikt för musiksamling. En annan vän som gillar vin sa att hon använder appen Wine Cellar. En vän som har ett förråd fullt med sällsynt öl berättade för mig att han för närvarande inte har en app utan halter tillsammans med Wine Cellar eftersom det långsamt vänder sig till andra sorters flasksamlingar.

Poängen är att samlare ofta använder en databashanteringsapp som är specifik för det de samlar in. Anledningen är att de appar som vanligtvis länkar till en databas som redan har poster av objekt. När min vän lägger till ett vin i sin samling gör hon det med en streckkodsscanner. All information om vinet fylls automatiskt, och hon måste göra lite mer än se över för fel, och kanske lägga till en anteckning om var på hennes hylla hon lagrar den.

Någon av dessa samlingar är lämpliga att hantera i Airtable, men nackdelen är tiden det tar att konfigurera och manuellt lägga till poster. Fördelen är att du kan designa databasen så att den är exakt vad du vill att den ska vara. Om du föredrar bekvämlighet är det bättre att skanna streckkoder. Om du gillar mycket kontroll är Airtable ett bra verktyg.

Appar och integrationer

Det finns appar för Airtable för macOS, Windows, iOS och Android. Tjänsten fungerar också på webben. Airtable kan också ansluta till ett stort antal andra onlinetjänster, till exempel Asana, Box, Google Drive, Basecamp, SMS Salesforce, Zendesk, Github, Trello och till och med Instagram (för att ladda upp bilder). Om det finns en tjänst som du behöver som inte stöds kan du försöka ansluta den via Zapier eller IFTTT, tredje parts tjänster som ansluter andra appar åt dig. Om detta misslyckas kan du komma i kontakt med företaget för åtkomst till dess API.

Vad saknas

När jag tittade på funktionsbegäranden som Airtable-användare gjorde online så upptäckte jag att många av dem hade att göra med formatering. En som fick min uppmärksamhet var Airtables oförmåga att linda in text i ett bord. Med vissa typer av kalkylark vill människor hålla ganska lång text i celler, och de måste kunna se dessa detaljer när de är i rutnätsvy. Airtable låter dig dock inte lasta in textlinjer. En representant från företaget svarade på funktionens begäran genom att säga att det var ett designval att inte tillåta variabel radhöjd. Men det skulle säkert vara till nackdel för produktiviteten om du behövde kunna packa in text och inte hade möjlighet. Observera att när du skriver ut kan du visa hela texten som lindad text. Det fungerar bara inte när du tittar på ett bord på skärmen.

Airtable-fans har andra grepp om formatering och skärmar, till exempel oförmågan att använda villkorlig formatering (till exempel om cellvärdet är "ja", gör det grönt). Företaget verkar dock lyssna. En av de mest efterfrågade funktionerna, möjligheten att exportera rapportdata till diagram och diagram, finns redan i beta för betalande abonnenter.

Det saknas också förmågan att ansluta databaser till varandra. Med Airtable behöver du dock inte skapa flera databaser som drar från samma data eftersom du istället kan ha en databas med flera sparade vyer. Den här lösningen kanske inte är idealisk för olika team som dock behöver hålla sina samarbetskommentarer privata från varandra.

Det enklaste databasverktyget

Luftbord kan vara det minst skrämmande databashanteringsverktyget du någonsin kommer att använda. Den är gjord för människor som vill förstå det arbete de gör och få det effektivt, snarare än för människor som älskar att arbeta abstrakt genom siffror och symboler. Airtable känns enkelt och matrisen och mallar hjälper dig att utforska nya sätt du kan använda systemet. Samarbete stöds väl och priset är rättvist. Det är prissatt att vara konkurrenskraftigt med Smartsheet, och det är det. Jag har inte granskat tillräckligt med liknande program för att förklara ett redaktörsval ännu, men Airtable är ett mycket starkt val.