Microsoft, Google, zoho: den bästa kontorssviten för proffsen

Att flytta ditt företag till en molnbetjänad produktivitetssvit är inte något som något företag åtar sig lätt. Det finns många faktorer som kan motivera ett sådant drag, och till och med delar av ditt företag som kommer att påverkas av beslutet. Därför bör du överväga dem alla innan du hoppar in. Motivatorer kan vara allt från viktiga användare som förälskas i en ny funktion till ett behov av nya verktyg för att hjälpa en mer mobil arbetsstyrka.

Licensiering är också ofta en motivator, med molntjänade kontorproduktivitetssviter ses som ett effektivt kostnadsminskningssteg. Men en ofta förbisett faktor är effekten en sådan rörelse har på IT-proffs. Att ignorera detta kan vara ett misstag, eftersom IT har jobbet med att integrera den nya sviten med alla organisationens back-end-servrar och datalager, samt att hålla användare på den nya sviten fungerar säkert och pålitligt oavsett var de är.

Att hantera ett stort antal användare och deras kontorproduktivitetsprogramvara kan vara en besvärlig uppgift, och att ha den sviten serverad från en separat organisation via molnet istället för att installeras och hanteras lokalt ger både nya fördelar och nya svårigheter. Till exempel blir det akut smärtsamt om du behöver göra ett stort antal ändringar (som att ta bort åtkomst till ett specifikt dokument eller fildelning) som påverkar en lång lista med användare. Automatisering av dessa uppgifter blir då nödvändigt, liksom att se till att den nya sviten fungerar bra med de automatiseringsverktyg som din IT-personal skulle använda. Det kan helt enkelt vara en skriptmotor, till exempel Microsoft Windows PowerShell, eller det kan vara en företagskatalog som styrs av en IDM-plattform, till exempel Okta Identity Management.

Backup är ett annat område som borde beröra varje IT-proffs. Med den senaste ansträngningen av ransomware-attacker måste säkerhetskopiering vara en front-and-center-fråga. Var lagras dina nya kontorproduktivitetssatser? Är den platsen säker från inte bara ransomware utan från attacker från andra former av skadlig kod också? Om ditt korta svar på den första frågan är "i molnet", blir svaret på huruvida dina uppgifter är säkert "kanske". Om dina lokala dokument synkroniseras med molnlagring och ditt lokala system kompromitteras, är det mycket möjligt att de två kommer att synkroniseras och du förlorar båda kopiorna, inte bara det lokala.

Att hålla data säkert har blivit ett centralt fokus för IT-chefer. Det finns många fantastiska lösningar för säkerhetskopiering av moln för att hjälpa dem, särskilt Zetta Data Protection, vår vinnare av Editors Choice i den kategorin. Produkter som Zetta Data Protection har agenter på dina servrar och dina användares olika datorenheter som låter dem hantera sofistikerade säkerhetskopieringsoperationer för all den lokala och mobila utrustningen till molnet. Detta inkluderar inte bara molnlagringsförvar som hanteras av reservförsäljaren utan också andra lagringsmål som din IT-personal utser, till exempel en lokal server eller en annan molnleverantör som Amazon Web Services (AWS). Bortsett från en grundläggande säkerhetskopiering implementerar dessa verktyg också inkrementella säkerhetskopior och vanligtvis en Point-in-Time (PIT) återställningskapacitet. Det senare är när programvaran knäpper en säkerhetskopia av ett komplett enhetssystem för en specifik tidsstämpel. Om det är ordentligt organiserat betyder det att du effektivt kan ha en eller flera ögonblicksbilder av hela miljön från innan en attack inträffar. Då behöver du bara hitta en kopia av kritiska dokument som arkiverades innan en ransomware-attack eller helt enkelt rulla hela miljön till en tid före infektionen.

Det är bara ett litet glimt av de problem som den breda programvaran, som produktivitetssviter, kan ha på IT-verksamheten. Så medan våra grundläggande granskningar av toppmoln som serveras produktivitetssviter, inklusive Google G Suite, Microsoft Office 365 och Zoho Office (som levereras med Zoho Docs) fokuserar på de funktioner som användare behöver, beslutade vi här att titta på samma produkter från en IT-proffs synvinkel. Vi undrade: Vilka av dessa sviter gör mest för en IT-proff som har till uppgift att distribuera, hantera och säkra en kontorproduktivitetssvit för både små och medelstora företag (SMB) och företag?

Google G Suite

Google har långsamt odlat sin kontorproduktivitetssvit under de senaste åren, med sitt initiala erbjudande avsett för individer eller i bästa fall små team. Under de senaste åren har det dock gjort stora framsteg med erbjudandet, som du förmodligen kommer ihåg som "Google Apps" men som företaget nyligen döpte om till "G Suite" och uppdaterade med ett tyngre fokus på affärsanvändare. Ur en IT-administratörs perspektiv är användargränssnittet (UI) rent och enkelt. Att hantera uppgifter som återställningar av lösenord och gruppadministration kräver ett minimalt antal klick. Enkel integration med andra Google-tjänster, till exempel Google Drive, gör manipulering och delning av information snabbt. Användare kan också spara bilagor till Google Team Drives, som liknar funktionen Team Sites som finns i Microsoft SharePoint. Google Team Drives möjliggör enkel, kontrollerad åtkomst till dokument av en grupp snarare än bara av en individ.

Google G-svits baserbjudande kostar $ 5 per månad per användare. Det levereras med Gmail för affärs-, röst- och videokonferenser och smarta delade kalendrar, dokument, kalkylark och presentationer. Det kommer också med 30 GB molnlagring. Företagserbjudandet kostar $ 10 per månad och lägger till ett antal andra funktioner, inklusive arkiv- och lagringspolicyer för e-post och chatt, eDiscovery för e-post, chattar och filer; upp till 1 TB lagrings- och revisionsrapporter. Enterprise-erbjudandet lägger till förebyggande av dataförlust för Gmail och Google Drive, tredje parts arkiveringsintegration och förbättrad säkerhet, plus logganalys med BigQuery.

Du kan implementera viss automatisering via Googles applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) genom att använda valfritt antal olika programmeringsspråk, men det betyder att du behöver lite programmering eller DevOps-talang hos din IT-personal. Du måste använda Admin Software Development Kit (SDK) för allt automatiseringsarbete, som finns tillgängligt på Googles webbplats. Men återigen kräver detta faktiska programmeringsfärdigheter för att kunna använda. Google tillhandahåller dokumentation och handledning med exempelkod för att komma igång och du hittar också en hel del YouTube-videor om ämnet, men detta är inte en uppgift som programmering av neofyter kommer att vara enkel. Som ett alternativ ger affärsutbudet också åtkomst till Google App Maker, Googles utvecklingsplattform för låg kod för att bygga affärsappar genom ett visuellt dra-och-släpp-och formbaserat gränssnitt som inte kräver någon kodning för grundläggande app-skapande.

Meddelanden ger ett sätt att varna en IT-administratör när en händelse som behöver uppmärksamhet inträffar. Google använder en av / på-switch för att aktivera eller inaktivera varningar från en lista över möjliga händelser. Listan är lite begränsad men täcker de flesta händelser som skulle vara intressanta för en IT-administratör, inklusive säkerhetsproblem och servicevarningar för apparavbrott.

På säkerhetsfronten, eftersom ett företags Google G Suite-konto kommer med e-post, blir effektiv hantering av användare en grundläggande katalog, särskilt för små och medelstora företag (SMB) som kanske inte behöver den djupare funktionaliteten som erbjuds av en fullskalig IDM-plattform. Trots detta stöder Google några ganska sofistikerade funktioner här, inklusive tvåfaktorautentisering (2FA) på kontonivå. IT-administratörer kan kräva 2FA som består av ett lösenord plus en verifieringskod. På Enterprise-abonnemangsnivå kan en IT-administratör välja att endast tillåta säkerhetsnycklar som kräver en fysisk enhet, till exempel en USB-dongel eller en smartphone. Detta eliminerar behovet av en speciell kod och lägger till det extra lagret att kräva en fysisk enhet. IT-administratörer kan tillåta integration med externa verifieringstjänster, till exempel Microsoft Active Directory (AD) eller Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) och andra källor som är kompatibla med Security Assertion Markup Language (SAML). Google använder också 128-bitars eller starkare AES-kryptering för all data i vila. Data i transit använder HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) och framåt sekretess (FS). Det senare är en teknik som är avsedd att säkra kommunikationskanaler genom att blockera försök att retrokryptera äldre

Google erbjuder både konserverade rapporter som du kan köra när som helst från admin-instrumentpanelen samt ett rapport-API som låter dig skapa dina egna anpassade rapporter. Konserverade rapporter inkluderar aktivitet, appanvändning, säkerhet och ett antal revisionsrapporter. Revisionsrapporterna ger detaljerad information om saker som konto- och gruppskapning, användarinloggningsaktivitet, skapande och radering av filer och e-postsökning. Var och en av dessa revisionsrapporter har en filterfunktion för att minska mängden information som returneras. Händelsnamn är specifika för varje typ av granskning men ger ett sätt att snabbt se saker som misslyckade inloggningar.

Som nämnts tidigare erbjuder Google Team Drive, som fungerar som ett arkiv för en uppsatt grupp användare som är avsedd för snabb fildelning och samarbete. Administrativa funktioner inkluderar hantering av medlemskap, kontroll av behörigheter för saker som filmigrering och länkdelning och överföring av äganderätt från en användare till en annan. IT-administratören har också mycket detaljerade kontroller över hur filer delas av teammedlemmar. Globala standardvärden ställs in på sidan "Inställningar för Drive och Docs".

Microsoft Office 365

Microsoft har alltid architected med företag i åtanke, och den erfarenheten visar i Office 365. Plattformens Admin Center är den primära posten för alla administrationsuppgifter i Office 365. Dashbordets hemsida presenterar vanliga aktiviteter som Lägg till, radera, redigera en användare, Hantera fakturering och mer på enskilda paneler som heter kort. Dessa kort kan raderas eller omarrangeras för att passa dina behov, vilket gör det enkelt att skapa en anpassad sida som visar bara informationen som en IT-proff behöver för att övervaka aktuell status, hantera användare eller hantera inställningar för företagskonton.

Microsoft erbjuder en Office 365 Admin-mobilapp för Android, iOS och Windows Phone. Det här praktiska verktyget låter dig utföra majoriteten av typiska IT-administrationsfunktioner direkt från din telefon. För ökad säkerhet ger mobilappen en inloggnings-PIN-kod för att förhindra obehöriga åtgärder om du tappar din telefon. Även om du kan nå IT-administrationssidorna för både Google G Suite och Zoho Office från din mobilwebbläsare, är Office 365 för närvarande den enda av de tre med en dedikerad mobilapp. Och naturligtvis har den också användarvända versioner av sina kärnappar tillgängliga för Android, iOS och Windows Phone.

Microsoft introducerade Windows PowerShell tillbaka 2003 under kodnamnet "Monad." Sedan dess har företaget investerat kraftigt i att utöka denna nya skript- och automatiseringsmotor, vilket har resulterat i PowerShell Core och Office 365 PowerShell. Denna tillägg till PowerShell tillhandahåller ett antal verktyg för att hantera användarkonton och licenser. Microsoft erbjuder ett Office 365 Admin Center för att hantera de primära funktioner och konfigurationspunkter som behövs av en IT-administratör; En viktig sak att notera är dock att vissa funktioner bara kan hanteras via PowerShell. Detta innebär att viss kännedom om skript krävs för att Office 365 ska kunna fungera optimalt.

IT-butiker som använder Microsoft-produkter på antingen front-end back-end kan dock hitta betydande fördelar med att investera i viss kunskap om PowerShell. Exempelvis är det mycket enklare att utföra bulkoperationer på ett stort antal användare med PowerShell. PowerShell lyser också när du behöver filtrera data eller utföra åtgärder som att beräkna antalet objekt i alla Microsoft SharePoint Online-listor som är under din kontroll. Och om du hanterar Office 365 i molnet med andra Microsoft-produkter på plats eller någon annanstans i molnet, kan det också vara mycket lättare att använda PowerShell att knyta dem ihop.

För IT-proffs som vill utveckla sina Office 365-färdigheter erbjuder Microsoft en speciell Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) -certifiering för Office 365. Denna certifiering kräver att du klarar två tentor inklusive examen 70-346: Hantera Office 365-identiteter och krav och tentamen 70-347: Aktivera Office 365-tjänster. Microsoft erbjuder två förberedelsessessioner för videoundersökningar på sin webbplats för utvecklare av Channel 9 som du kan se för att förbereda dig för den här examen. Dessa inlärningsresurser förbereder dig inte bara på tentamen, de förmedlar också användbar kunskap för personer som är belastade med att administrera Office 365 till ett stort antal användare, inklusive uppgifter som att säkra data, hantera användare och Office 365 PowerShell.

Skapa nya Office 365-konton kan också genomföras med PowerShell. Genom att använda PowerShell New-MsolUser cmdlet (som står för "command-let") är det möjligt att läsa en lista med namn från en CSV-fil med kommaseparerade värden och sedan automatiskt skapa den användaren, inklusive inte bara behörighet till Office 365 men också till ett Outlook-e-postkonto och en AD-post med förbehåll för standardinställningar eller anpassade grupppolicyinställningar. För att hjälpa till med detta är Office 365 djupt bundet till Microsoft Azure AD, som kan kopplas till en lokal AD-domän. Denna integration ger sömlös användarautentisering mellan lokala datorer, resurser och Office 365. Eftersom AD är de facto industristandarden för datorautentisering gör det att använda Office 365 så mycket lättare, särskilt för organisationer som redan använder det lokalt.

Office 365 stöder flera metoder för 2FA, inklusive samtal eller text till en mobiltelefon, samtal till en kontortelefon eller genom att använda en speciell meddelanden-app tillgänglig för Android-, iOS- och Windows Phone-enheter. Inställningar för multifaktorautentisering (MFA) kan tilldelas på en individuell användarbasis. Övervakning av statusen för att aktivera denna inställning sker på skärmen Användare i Office 365 Admin Center. Vyn för aktiva användare visar Inaktiverad, Aktiverad eller Tvingad för varje användare. Aktiverat betyder att användaren har registrerats i MFA men ännu inte slutfört registreringsprocessen. För ytterligare säkerhet använder Microsoft ett antal olika krypteringslager för att skydda dina data. Varje kontoadministratör får åtkomst till Service Trust Preview-portalen, som ger information om Microsofts fullständiga säkerhetsstrategi.

Microsoft erbjuder en rad prissättningsplaner för Office 365, från 8, 25 USD per användare för små företag och 20 USD per användare per månad för Enterprise E3-prenumerationen. Ur ett IT-proffs perspektiv finns det inget föredraget prisnivå för hantering av Office 365; hanteringsverktygen är desamma på alla prisnivåer. De högre funktionerna, såsom dataförhindrande, hjälp med efterlevnad och avancerat hotskydd, kräver alla en E3-licens, som kostar $ 35 per användare per månad. Precis som med Googles verktyg för låg kod, kommer Office 365 också med tillgång till Microsoft PowerApps för att bygga appar utan behov av kodningsexpertis.

Slutligen gör Office 365 det också enklare för IT-proffsen att kombinera den grundläggande kontorproduktivitetssviten med mer avancerade verktyg för att ge sina användare fler möjligheter eftersom det enkelt integreras med många av Microsofts andra affärsplattformar. Dessa plattformar inkluderar den nya Dynamics 365-redovisnings- och kundrelationshanteringsplattformen (CRM), Microsoft Power BI-affärsinformation (BI) och den ovannämnda Microsoft SharePoint Online-plattformen, för att nämna några. Zoho erbjuder också denna typ av integration med sin långa lista över appar, men Microsofts svit erbjuder ett funktionsdjup och företagsdesign som fortfarande är oöverträffad.

Zoho Office

Zoho Office kommer som en del av ett Zoho Docs-abonnemang, där det senare är Zohos molnlagrings-, samarbets- och fildelningsplattform. Det ger en liknande uppsättning appar och fillagring som för både Google G Suite och Office 365. Ett erbjudande på startnivå är gratis för upp till 25 användare och tillhandahåller 1 GB onlinelagring plus onlineadministrationskontroller. Betalda nivåer ökar lagring per användare till 100 GB för $ 5 per månad och 1 TB till $ 8 per månad. Du måste vara på Premium-nivån för att dra fördel av alla funktioner, inklusive AD- och SAML-integration. Premium-nivån krävs också för avancerade dataförvaltningsfunktioner, inklusive spårning av alla dokument som skapats med produkten.

Att lägga till användare till Zoho Office kräver en anmälningsprocess som initieras från ett e-postmeddelande. En lista med användare att bjuda in kan matas in från en CSV-fil som visar alla användarens e-postadresser. Samma funktion kan utföras programmatiskt med Zoho Mail API. I Googles G Suite, till exempel, om du behöver ändra avdelningsnamnet för en hel grupp användare, gör du det genom Googles API genom att skriva ett kort program som läser listan över användare från en fil (vanligtvis en CSV-fil) och anropar sedan API-funktionen som krävs för att lägga till dessa användare i den nya avdelningsgruppen. I Zoho är det helt enkelt Zoho Mail API. Det låter komplicerat, men med lite programmeringsupplevelse är det inte så svårt att göra. Det är fortfarande mer komplicerat än att utföra samma uppgift med Microsoft AD, för vilket det mesta skulle vara en guiden-baserad operation. Zoho Office använder ett REST-baserat API (Representative State Transfer) för all extern interaktion, så du kan använda vilket skriptspråk du vill automatisera uppgifter och integrera (åtminstone på en hög nivå) med ett stort antal andra programvaror som -a-Service (SaaS) -appar som också har standardiserats vid REST.

Ur ett automatiseringsperspektiv är API-funktionaliteten för Zoho Office lite annorlunda än de andra två produkterna. Alla Zohos appar är som standard integrerade. För att programmatiskt manipulera användare måste du komma åt Zoho Mail API. Listan över tillgängliga funktioner är ganska omfattande, inklusive möjligheten att ändra användarens 2FA-status. Accounts API lägger till ytterligare funktioner, inklusive möjligheten att ändra vidarebefordran av e-post och autosvarmeddelanden för semester.

Zoho Office stöder kryptering under transport när du synkroniserar filer mellan en användares enhet och molnet. Den underliggande tekniken inkluderar en RSA-baserad, 2048-bitars unik nyckel genererad genom Perfect Forward Secrecy (PFS) tillsammans med Transport Layer Security (TLS) -protokollet. Data skyddas på flera platser för att förhindra dataförlust. Dessutom kan 2FA aktiveras för användare som ett första verifieringssteg.

Zoho Office kommer som en mobilapp för både Android och iOS. Företaget erbjuder inte en mobil IT-administrationsapp men du kan komma åt hela webbplatsen från vilken webbläsare som helst. Medan de flesta administrationsuppgifter kan göras från en mobil webbläsare gör en större skärm processen enklare.

Sammantaget verkar Zohos styrka vara mindre i de avancerade funktionerna som erbjuds i Zoho Office än i det stora antalet andra produkter som Zoho har i sin portfölj, som alla integreras ganska enkelt med produktivitetssviten. Dessa produkter är varierande, inklusive de för bokföring, BI, CRM, försäljningsstället (POS) och många andra, inklusive företagets lågkodade Zoho Creator-plattform för att konkurrera med de visuella appskapaciteterna för G Suite och Office 365. Detta innebär att IT-proffs kan skapa en ganska målinriktad verktygssats för många olika typer av företag helt enkelt genom att välja rätt kombination av programvara. Nackdelen är att dessa verktyg inte är lika anpassningsbara ur en automatiserings-, UI- och arbetsflödessynpunkt som de i Microsofts portfölj. Å andra sidan är de snyggt prissatta och sätter Zoho ett steg före Google eftersom det senare helt enkelt inte erbjuder de flesta av dessa andra verktyg (med undantag för BI och dataanalys).

Slutsats

Office 365 är vårt bästa val ur ett IT-proffs perspektiv. Eftersom det är byggt på en IT-orienterad programvara och användarhanteringsplattform i form av AD, har Office 365 helt enkelt fler IT-verktyg för IT-proffs att utnyttja än de andra spelarna. Microsoft lägger till det med en mängd ytterligare verktyg och resurser, som de i Trust Center och Office TechCenter, och erbjuder en rik källa till molninfrastruktur och hanteringsverktyg i Microsoft Azure som i princip möjliggör "snap-in" -integration med Kontor 365.

Medan Google och Zoho erbjuder en del av denna funktionalitet, matchar de inte riktigt punkt för punkt, även om Google kommer nära de förvaltnings- och infrastrukturverktyg som den erbjuder via Google Cloud. Men när du tänker på att Office 365 enkelt kan utökas med molnversioner av Microsofts mest populära back-end-serverprodukter, som Dynamics 365, Exchange Online och Microsoft SharePoint Online, blir Google den svagare spelaren, med bara Zoho som har en konkurrenskraftig programvaruportfölj (även om dess produkter är mer SMB-fokuserade medan Microsoft riktar sig riktigt mot företaget).

Sammantaget gör Google G Suite framsteg och kommer att tilltala dem som letar efter ett Microsoft-alternativ. Även om det inte riktigt matchar sina autentiserings- eller automatiseringsfunktioner, gör det enkelhet för Gmail att utföra IT-administrationsuppgifter. Zoho Office är det billigaste av alla tre, och erbjuder några intressanta funktioner som 1 TB lagring per månad för $ 8. På nackdelen saknade administrations- och rapporteringsverktygen något. Automation kan utföras men inte på samma nivå av funktionalitet som finns i de andra två produkterna.