I världen av samarbetsprogramvara finns det lätt hundra tjänster som lovar att få ditt team att arbeta tillsammans i en kommunikationsapplikation som håller en sökbar post över allt deras arbete. Om din organisation redan använder programspårningsprogramvara Jira av Atlassian, kan du överväga att lägga till Confluence som ditt virtuella arbetsplatshylla. Confluence är en tjänst där teammedlemmarna kan diskutera arbete, registrera beslut, kommentera dokument och på annat sätt samarbeta som ett team. När nya teammedlemmar kommer ombord ger Confluence dem sammanhang och historia om både de projekt som finns och teamet självt. Både Confluence och Jira är gjorda av Atlassian, så de är utformade för att fungera bra tillsammans.
Företaget gör också teamchatt-appen HipChat, ett redaktörsval, för att slutföra en trifekta av verktyg för samarbete i teamwork. Om du redan använder andra Atlassian-tjänster är Confluence ett bra tillägg, särskilt för större organisationer. Små till medelstora företag, speciellt de som inte behöver Jira för sitt arbete, men kanske föredrar Editors 'Choice Podio, en mer flexibel, mer anpassningsbar tjänst som enkelt skalar med ett företag när det växer.
Prissättning och planer
Atlassian Confluences prissättning varierar dramatiskt med antalet användare och de funktioner du väljer. Kärnprodukten, som inkluderar Jira-integration, för tio användare kostar $ 10 per månad. För 15 användare stiger priset till $ 50 per månad och för 25 användare fördubblas det till $ 100 per månad. Det går upp därifrån. Observera att det här är priser för tjänsten som Atlasian är värd; Det är ett annat pris om du är värd för Confluence på dina egna servrar (utom för team på 10 personer eller färre, i vilket fall priserna är desamma). Till exempel kommer ett team på 25 att betala 1 200 $ för en evig licens för att vara värd.
Det finns två tilläggsalternativ som kallas Confluence Team Kalendrar och Confluence Questions. Team Kalendrar lägger till en central kalender för att hålla reda på vem som tar ledigt och när, samt för projekt och evenemangsplanering. Jira-användare ser på denna kalenderdatum för utgivningar, sprint med mer. Confluence Team-kalendern har också integrationsalternativ med Google Kalender, Outlook och iCal. För Confluence plus Team Kalendrar kan en grupp på 15 räkna med att betala 75 $ per månad.
Confluence Questions, det andra tillägget, låter lag ställa, rösta på och svara på frågor samarbetande. Avsnittet Frågor är avsett att blomstra i ett kunskapsdelningsområde när användare lägger till innehåll. Allt innehåll blir sökbart, precis som det andra teamkommunikationen som hålls i Confluence, och det finns en spelaspekt där människor tjänar poäng för att publicera och visa upp sin expertis. Sammanfattnings- och sammanflödesfrågor tillsammans för 15 användare kostar 75 $ per månad också, och om du lägger till Team Kalendrar och får alla tre bitarna i samma paket ser du på $ 100 per månad. Men kom ihåg att den totala kostnaden varierar ganska mycket beroende på antalet användare.
Podio, PCMag's Editors 'Choice för arbetshanteringssystem, debiterar $ 9, $ 14 och $ 24 per användare per månad för de tre grundläggande servicenivåerna. Den har också en företagsplan som har anpassade priser.
En stor övervägande i det samarbetsverktyg du väljer är storleken på din organisation och hur mycket du förväntar dig att den storleken kommer att ändras. Tänk på detta: Varje gång du lägger till en person till din personalantal kommer du att betala lite mer per månad med ett Podio-abonnemang. Med Confluence förblir priset dock stabilt tills du når en tröskel, men då kan det fördubblas över en natt.
För att ge dig ett annat riktmärke för prissättning är Workfront en samarbetsplattform för företagskvalitet som kostar cirka $ 30 per användare per månad. Priset varierar, eftersom varje installation är unik, så $ 30 per person per månad är genomsnittet.
En annan samarbetsplattform som är lämplig för företag är Igloo. Igloo är allt från $ 3 per användare till $ 12, beroende på installationen.
Genom att flytta ett steg ner i storlek är Clarizen bäst lämpad för medelstora till stora företag och företag, men inte småföretag. I sina tre servicenivåer kostar Clarizen allt från cirka $ 30 till $ 60 per användare per månad.
Confluences samarbetsstil
Att skapa ett Confluence-konto är ganska enkelt och snabbt, och du kan ansluta det till Google Apps, vilket är ett stort plus för många organisationer. Vem som helst kan prova tjänsten i två veckor gratis utan att behöva sätta upp ett kreditkort, men två veckor är inte så lång tid att testa vattnet. Vissa andra samarbetsverktyg låter dig prova en produkt gratis på obegränsad tid, men med andra begränsningar, som antalet användare eller mängden data du kan ladda upp.
Jag gillar att alla som går med i Confluence-teamet omedelbart uppmanas att ladda upp ett profilfoto. Det är en liten detalj, men det hjälper till att undvika att människor inte laddar upp sin profilbild helt enkelt för att de aldrig kommit till det.
När du skapar ett konto för att prova Confluence ser du också ett alternativ att lägga till HipChat, Atlassians teamchattprogram. Jag gillar HipChat mycket, men jag var lite förvirrad över att det inte fanns något alternativ att integrera ett befintligt HipChat-konto. Under en testinställning såg jag bara ett alternativ att skapa ett nytt HipChat-konto, vilket skulle göra det svårt att utvärdera Confluence som en befintlig HipChat-användare. Du kanske vill kontakta Atlassian om du redan använder några av dess produkter och vill prova Confluence.
Med ett konto och några få gruppmedlemmar ombord kan du börja med att skapa olika utrymmen i sammanflödet, vilket kan vara för specifika avdelningar eller typer av arbete som görs, till exempel ett redaktionellt utrymme och ett designers utrymme.
Utrymmen i sammanflytning skiljer sig från projekt eller till och med team som du kan se i andra samarbetsverktyg, till exempel Asana (ett redaktörens val för samarbete och arbetsflödeshantering). Utrymmen liknar målsidor, där du kan behålla all slags information, inklusive länkar till fler sidor. Till exempel kan du ha ett utrymme för ditt designteam och att Space kan ha en navigeringsfält med sidor som länkar till designspecifikationer, en stilguide och anteckningar från senaste möten.
Som nämnts är kompatibilitet med Jira en av försäljningspunkterna för Confluence, om inte den största försäljningsstället. När du integrerar de två kan du visa Jira-problem på en Confluence-sida. Omvänt kan du skapa problem i Jira från Confluence. Som med de flesta samarbetsprogramvaror, när du lägger till innehåll eller kommenterar andras innehåll, kan du använda ett @-tecken för att nämna människor så att de får meddelande om att något kräver deras uppmärksamhet, som att berätta för någon att de behöver logga in ett problem i Jira. Alla dessa diskussioner sparas och göras sökbara.
Du kan veta hur du använder Jira och Confluence tillsammans på Atlassians webbplats.
Design och användarvänlighet
När jag lägger till lite innehåll och filer i Confluence, tyckte jag att det var enkelt att navigera och använda som både teammedlem och administratör. Men det finns några områden där det känns lite bakom andra arbetsplatser och samarbetsverktyg.
Den delade kalendern låter dig se när människor har ledigt tid och tidsfrister på arbetsplatsen och allt kan färgkodas. Jag tyckte att den delade kalendern var ganska mycket en nödvändig funktion, och jag tycker att det är lite konstigt att det anses vara ett tillägg för en extra kostnad. Kalendern är tillräckligt enkel för att använda, men för att få en ny möte planerad på eftermiddagen planerad, var jag tvungen att använda militär tid. Varje gång jag skrev 4:00, lägger Confluence till "am"
På andra områden, när du lägger till kommentarer, är jag förvånad över att Confluence ger dig en enorm avsnittruta med massor av formateringsalternativ. Detta är långt ifrån de mer förenklade kommenterade textfält som jag är van vid att se i andra samarbetsverktyg. Det får sammanflygning att verka lite daterad eller kanske bara inte i takt med dagens trender.
Ett annat exempel på att ligga något bakom andra samarbetsverktyg är hur Confluence hanterar dokumentsamarbete. Om en teammedlem laddar upp en fil kan alla diskutera den och kommentera rätt genom att placera en anteckning på det område de vill markera. Det är användbart och liknande det du ser i projektledningstjänsten Volerro, men det är inte så imponerande som hur Igloo hanterar dokumentsamarbete. Igloo lägger till andra PDF-markeringsverktyg, så att du kan gå till stadens ritning direkt på dokumentet för att göra dina poäng. Igloo har också ett stjärnklassificeringssystem, vilket är genialt för de tider då någon presenterar några alternativ för ett dokument och måste fråga en grupp "Vilken tycker du bäst om?"
Clarizen, en annan utmärkt projekthanteringsapplikation, har dokumentkommenteringsverktyg som liknar Confluence's, men för team som gör mycket med PDF-filer och bildfiler, erbjuder det en integration med en speciell tjänst som heter Proof HQ som effektiviserar processen för korrektur och godkännande.
Att ladda upp dokument på Confluence är enkelt och jag testade funktionen genom att lägga till både bilder och PDF-filer. Det finns ett alternativ att lägga till enkla effekter till en bild, till exempel en drop-skugga, men genom att göra det gjorde min bild att bli bonkers och förhindrade att sidan laddades.
Alla dessa små kinks och sällor behöver strykas ut, men de är inte show-stopp på något sätt. Vissa team kanske aldrig ens stöter på dem eller märker dem, även om andra kan hamna ut håret på grund av dessa enkla frustrationer.
Välja rätt samarbetsapp för ditt team
Att välja ett samarbetsverktyg som är rätt för ditt team tar en hel del hänsyn, från att utvärdera teamstorlek och framtida tillväxt till att ta reda på vad som kan fungera med din nuvarande paket med verktyg. Lag som använder Jira och HipChat av Atlassian kan finna att Confluence är meningsfullt eftersom det är utformat för att fungera med dessa plattformar. Det stöder också Google Apps.
Andra organisationer som letar efter något som är mer flexibelt kan överväga arbetsplatsplattformen Podio, ett redaktörsval, för sin marknadsplats för appar som du kan utnyttja för att skapa exakt den arbetsyta du behöver.
