Efilecabinet online granskning och betyg

efileCabinet Online (som börjar med $ 15 per användare per månad) är ett fullständigt system för affärsdokumenthantering (DM) som har integrerat ett nytt webbaserat användargränssnitt (UI) som är mer intuitivt, med starkare fils digitalisering och lagringsfunktionalitet. eFileCabinet Online utmärker sig när det gäller att erbjuda versionskontroll, fildelning och lagring av dokument och efterlevnadsfunktioner. Dess funktionsuppsättning är anpassad till behoven hos små och medelstora företag (SMB). Om dessa avancerade funktioner verkar överväldigande eller om samarbete står högre på din önskelista, så erbjuder våra Editors Choice-val Zoho Docs Standard bättre samarbetsfunktioner.

eFileCabinet Online-paket

eFileCabinet Online erbjuder användare ett brett utbud av val för sina DM-behov. Men det finns ingen gratis testversion tillgänglig och prisstrukturen har ändrats sedan vi senast granskade den. eFileCabinet Online börjar med $ 15 per användare per månad (faktureras årligen) med 25 gigabyte (GB) lagring, men endast för fildelning och utan DM-funktionalitet. Fördelningsnivån på 30 dollar per användare per månad är en mer robust startpunkt eftersom den erbjuder 1 terabyte (TB) lagring, åtkomst till eFileCabinet DM-system, säker fildelning och tillgång till användbara mallar. Fördelningsnivån inkluderar även Microsoft Office-integration, lagring (styrning), efterlevnadsverktyg och tvåfaktorautentisering (2FA). Den enda nackdelen med denna nivå är dess minimikrav på tre användare. Denna plan inkluderar också integration med eSignature och Intuit QuickBooks.

Ett mer komplett erbjudande är dess affärsnivå, som kostar $ 55 per användare per månad utan minimikrav för användaren. Den innehåller alla funktionerna i Advantage-nivån men lägger till en affärsprocessautomatisering, dataspecifik filruttning, automatisk filnamn / lagring och zoned optisk teckenigenkänning (OCR) fånga till mixen. En Enterprise-nivå är också tillgänglig, men priserna för det kommer att variera beroende på licensiering och funktioner.

Komma igång med eFileCabinet Online

För att registrera dig för eFileCabinet Online måste du först ställa in en demo med säljteamet genom att fylla i ett onlineformulär eller ringa ett avgiftsfritt nummer. En företagsrepresentant kommer då att erbjuda dig en 15-minuters demonstration, hjälpa dig att avgöra vilken plan som fungerar bäst för dig och hjälpa dig att konfigurera. Sedan vår senaste granskning har eFileCabinet Online redesignats och byggts om på HTML5-plattformen, så det kräver inte längre Microsoft Silverlight. Detta betyder att det nu kan användas i valfri webbläsare och också är Mac-kompatibelt.

Den nya eFileCabinet Online-gränssnittet är mycket renare än den gamla, med förenklade menyer och inbyggda hjälpfunktioner. Längst upp på instrumentpanelen finns rullgardinsmenyer för nya, dela, redigera, komma igång och "behöver du hjälp?" knappar. Filer är organiserade som deras papperspartiklar, det vill säga i skåp, lådor och mappar. Under den nya menyn kan du skapa lådor, mappar och skåp. Dela-menyn innehåller alternativ för delning via e-post, SecureDrawer och mer. Kom igång och "Behöver du hjälp?" knappar öppnar ett bildfönster med två flikar: Hjälp och lär dig grunderna, där den senare erbjuder en rundtur i programvaran och guider till enkla uppgifter. En hamburgermeny till vänster på instrumentpanelen ger dig tillgång till administrativa inställningar, e-signaturalternativ, alternativet att byta till programvarans klassiska vy och mer.

Nya funktioner inkluderar integration med Citrix ShareFile. Om du använder Citrix ShareFile för att samarbeta om dokument kan du kartlägga Citrix ShareFile-mappar i eFileCabinet Online. Du kan också söka i dokumenttext så länge den är läsbar; efileCabinet Online automatiskt OCR PDF och bildfiler.

eFileCabinet erbjuder sin gratis desktop-applikation på SideKick. Det representeras av en flytande, cirkulär ikon som du kan dra och släppa var som helst på skärmen. Klicka på det för att expandera så kan du få åtkomst till ditt konto, hantera dokument, ladda upp nya dokument, söka och mer. SideKick desktop-appen synkroniseras med ditt konto i realtid och är ett bekvämt sätt att komma åt dina filer utan att logga in i en webbläsare.

Dokumentdelning och samarbete

Med eFileCabinet Online kan du dela filer med interna och externa användare och spåra obegränsade dokumentversioner. Med in- och utcheckningsfunktioner kan du hålla reda på filer och flera redigeringar till samma dokument på samma gång. En cool funktion är att när du delar en fil kan du lösenordsskydda den och till och med inkludera ett utgångsdatum om du har att göra med känsligt innehåll. Användare kan lägga till metadata till varje fil för att förbättra sökningen och ge en översiktlig information. Alla filer kan förhandsgranskas inline så att du inte behöver vänta på att alla laddas ner.

Om du har ett konto med DocuSign eller Citrix RightSignature kan alla integreras i din eFileCabinet Online-instrumentpanel så att du kan fånga e-signaturer. Du kan skicka dokument till vem som helst som ska undertecknas och bara avsändaren behöver ett konto, precis som du kan göra i Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online erbjuder också full integration med Salesforce. Från Salesforce kan du komma åt filer och flytta filer till eFileCabinet Online.

Det finns användbara organisationsverktyg också. Som administratör kan du skapa och tillämpa mallar för dina skåp. Om du till exempel vill skapa ett skåp för flera avdelningar, alla med samma mappar inuti, kan du ställa in det en gång och tillämpa mallen på varje. För att skapa en mall måste du först skapa ett bibliotek. Jag skulle vilja det om ett exempelbibliotek redan hade fyllts i mitt konto.

För att skapa ett bibliotek använder du rullgardinsmenyn Ny meny, som på admin-sidan innehåller bibliotek, underkatalog och mall. Det finns ett genomgång på den här sidan som heter "Hur lägger jag till en mall", men när jag klickade på det kom ett meddelande som sa att det inte var tillgängligt. Efter två försök dyker upp ett meddelande med instruktioner. På samma sätt kan du skapa arbetsflöden som består av automatiserade åtgärder som utlöses av vissa händelser. Detta är dock endast tillgängligt när du använder Classic-vyn. Andra avancerade funktioner inkluderar schema för lagring av dokument, revision och förstörelse.

eFileCabinet Online har appar för Android och iOS. Med apparna kan du förhandsgranska, hantera och dela dina filer. Du kan också använda din kamera för att fånga och spara dokument när du är på språng. Sökbar onlinehjälp är tillgänglig direkt från programvarans användargränssnitt, och den innehåller artiklar, videor och nedladdningsbara användarguider. Det finns också verktygstips för vissa funktioner. Du kan också kontakta eFileCabinet Online direkt via livechatt, e-post och telefon. Huvudhjälpsidan visar den genomsnittliga väntetiden för telefon och chatt, vilket är en fin touch. Live support via chat eller telefon är tillgängligt på vardagar från 8 till 17 (Mountain Time).

Alla DM-funktioner på ett ställe

eFileCabinet Online kanske inte har det mest spännande namnet, men det erbjuder en mängd funktioner som hjälper ditt företag att hålla sig organiserad och kompatibel. Oavsett om du behöver spåra dokument eller hantera projekt, kan eFileCabinet Online hjälpa. Dess omdesignade användargränssnitt gör det allt ännu enklare och nya integrationer erbjuder fler alternativ för delning och e-signatur. Men för en liknande uppsättning samarbetsfunktioner plus förmågan att redigera dokument online och på mobila enheter, är vår redaktörs val av Zoho Docs Standard en utmärkt lösning.