Great minds mjukvarukontrakt fördelar granskning och betyg

Släpp inte av webbplatsen om du bestämmer dig för att undersöka Great Minds Software Contract Advantage. Ja, det är både långsamt och svårt att navigera, men om du gräver igenom så hittar du information om en mycket väl presenterad och mycket anpassningsbar kontraktshanteringsplattform. Tyvärr speglar webbplatsen något appen genom att Great Minds har lagt en betydande inlärningskurvbarriär mellan dig och full användning av Contract Advantage. Företaget fortsätter dock att förbättra produkten, vilket framgår av det faktum att Contract Advantage, sedan vår första granskning, har lagt till förbättringar av användargränssnitt (UI), nya integrationer, automatiskt arbetsflöde och mer; och det betyder att det kan vara värt det för många att korsa den inlärningsbarriären.

Denna veterankontrakthanteringsplattform börjar på bara $ 75 per namngivna användare per månad och fokuserar inte på någon aspekt av kontrakthanteringsprocessen. Snarare ger det en mängd funktioner över lagring och kategorisering av kontrakt, skapande och redigering av kontrakt, arbetsflöden och elektronisk signatur samt rapportering och varningar. De största problemen vi hade med den här produkten var användbarhet och kompatibilitet för att initialt komma igång. Företaget erbjuder en mängd uttömmande omfattande guider, hjälpdokument och resurser för att hjälpa dig att navigera och anpassa systemet. Men den stora mängden anpassning kan vara skrämmande och även med förbättringarna sedan vår första granskning och hjälpmaterialet är användargränssnittet bara användarvänligt när du får tag på produkten. Företaget säger att deras hjälpresurser inte ersätter formell utbildning. Företaget tillhandahåller demonstrationer och träningspass, inklusive 3-5 dagars träning och installation på plats beroende på vilken plan du väljer.

Editors Choice Updraft ger bättre kontraktförfattare och Editors 'Choice Agiloft är lättare att använda med lika mycket anpassningsförmåga. Det finns också ett antal mer intuitiva, molnbaserade produkter som granskas i denna roundup som är mycket lättare att använda men utan nästan lika mycket funktionalitet på företagsnivå. Men för medelstora företag till stora företag och organisationer som kan ägna tid åt att ställa in systemet och anpassa UI, kontraktsmallar och hanteringsalternativ och arbetsflödesautomation, är Contract Advantage bland de mest kraftfulla verktygen på marknaden.

Upplagor och prissättning

Contract Advantage finns i tre olika versioner: WebEssentials, WebPro och WebElite. Prissättningen skiljer sig beroende på om du vill att den värdprodukten är tillgänglig via en webbportal eller den installerade versionen av Contract Advantage som skulle leva på en server bakom din brandvägg. Blueridge Software Contract Assistant är den enda andra produkt som testats i denna roundup som erbjuder ett lokalt alternativ.

WebEssentials-planen börjar med $ 75 per namngivna användare per månad och $ 90 per samtidig plats per månad. För den installerade versionen är prissättningen en engångslicensavgift på $ 500 per namngivna användare och $ 875 per samtidig användare. Nästa plan är WebPro, som börjar med $ 83 per namngivna användare och $ 99 per samtidig användare per månad. Den installerade versionen kostar $ 550 per namngivna användare och $ 963 per samtidig användare för engångslicensen.

Slutligen finns WebElite-utgåvan, som börjar på $ 95 per namngivna användare och $ 114 per samtidig användare per månad. Den installerade versionen av WebElite kostar $ 633 per namngivna användare och $ 1 108 per samtidig användare för engångslicensen. Great Minds Software erbjuder också endast platser för Contract Advantage, som sträcker sig från $ 15 - $ 20 per månad för värdade system och en $ 150 - $ 175 licensavgift för installerade system. Som nämnts erbjuder företaget också utbildning på plats med varje plan för att hjälpa till med den betydande inlärningskurvan. Inkluderad utbildning är tre dagar för WebEssentials, fyra dagar för WebPro och fem dagar för WebElite.

Även om alla dessa utgåvor har "webb" i sina namn, är det inte att säga att de bara körs som hostade molntjänster. Istället betyder det att användare interagerar med dem via en webbläsare som pekar på programvara som körs antingen på servrar som är värd av Great Minds Software eller på servrar som körs i kunddatacenter. Valet är upp till dig. Contract Advantage har flera alternativ för distribution och prissättning, så se till att förstå hela bilden innan du köper. Och kom ihåg att köra programvaran lokalt betyder att investera i Microsoft SQL Server (2008, 2012, 2014 eller 2016-utgåvan) eller Windows Server (2008 R2, 2012 R2 eller 2016 R2-server).

Denna extra infrastruktur innebär extra kostnader utöver baslicenspriset för Contract Advantage: server- och klientåtkomstlicenser för både Microsoft-plattformar och kostnaderna för en dedicerad servermaskin, antingen fysisk eller virtuell. Det innebär också potentiellt en viss extra komplexitet för små verksamheter utan intern IT-personalkompetens för att hantera servrar och databaser. Detta kan leda till fler IT-konsultkostnader från tredje part. Allt som kan vara för komplicerat för vissa företag, speciellt mycket små verksamheter som ensamägare. För medelstora operationer med en fysisk eller virtuell server att spara och vissa IT-cykler öppna för hantering erbjuder Contract Advantage flexibel licensiering, alla grundkomponenter och en enorm mängd anpassningsbarhet.

Kunder bör dock undersöka kapaciteten i varje utgåva noggrant, eftersom det finns markanta skillnader. Till exempel finns det ett antal funktioner som inte är tillgängliga i WebEssentials eller WebPro-utgåvan. WebElite- och WebPro-utgåvorna erbjuder en klausulbibliotek och immateriell äganderätt (IP), finansiell och specialiserad spårningsfunktioner. WebElite-utgåvan erbjuder också användardefinierad rapportering, arbetsflöde med automatisk meddelande, användardefinierade och förfyllda dokumentmallar och fakturaspårning. Antalet tillgängliga rapporter ökar också per upplaga. Du får 60 rapporter med WebEssentials, 70 med WebPro och tillgång till 115+ rapporter med WebElite. Liksom med många avtalshanteringssystem finns det ett stort antal funktioner och en hög grad av individualisering. Denna granskning fokuserar främst på out-the-box-funktionaliteten - kärnfunktionerna i kontrakthantering - och de andra många funktionerna i mindre utsträckning.

Komma igång

Liksom många av de andra mycket anpassningsbara kontrakthanteringssystemen vi granskade, inklusive Agiloft och Coupa Contract Lifecycle Management, är Contract Advantage från början svår att navigera. Den breda funktionaliteten som ingår i Contract Advantage innebär att du står inför ett trångt användargränssnitt av knappar, flikar, datafält och menyer för att anpassa din upplevelse.

Jämfört med det strömlinjeformade Gmail-liknande användargränssnittet från Concord eller de enkla molnbaserade instrumentpanelerna som finns i mindre kraftfulla SaaS-verktyg som ContractSafe och Contract Hound, är Contract Advantage inte ett verktyg du bara kan logga in på och börja använda. Förutom en demo i stället för formella träningspass, tillhandahöll Great Minds Software ett antal användarguider som behövs för att få rulla. Beväpnad med en Komma igång Användarhandbok, en arbetsflödesguide, en Ändra skärmar och byta namn på fält mini guide och en minihandbok för webbläsarinställningar, började installationsprocessen med mitt testkonto länkat till en exempeldatabas.

Great Minds Software säger att systemet fungerar med Google Chrome, Microsoft Edge och Safari samt Internet Explorer (IE) för de olika portalerna som erbjuds. Men kärnsystemet körs för närvarande bara på IE och kräver en irriterande grad av inställningar som justeras för att det ska fungera. För vår uppdaterade granskningstest använde jag en Windows 10-dator med Microsoft Edge och Google Chrome installerat. Men för att få webbportalen Contract Advantage att fungera, var jag tvungen att öppna IE och gå igenom webbläsarguiden för att aktivera rätt kompatibilitetsinställningar. Contract Advantage är optimerad för IE 6, 7, 8 och 9, som alla är föråldrade. Nyare datorer som kör IE11 måste konfigurera ett antal internet och avancerade säkerhetsalternativ i webbläsaren för att det ska fungera. För en webbaserad produkt 2017 är denna grad av extra installationsarbete för att möjliggöra bakåtkompatibilitet ett betydande slag mot produkten för alla organisationer som fortfarande inte använder äldre programvara. Företaget sa att det förväntar sig att ha hela kärnsystemet aktiverat med flera webbläsare under det första kvartalet 2018.

En kundanpassad livscykel

Nästan alla aspekter av Contract Advantage är mycket anpassningsbara. Contract Advantage kan ställas in för att öppna antingen användarens Dashboard eller bara till huvudmenyn (som också finns på Dashboard). Dashbordet består av olika fönster eller brickor som kallas "widgets". Dessa widgetar kan konfigureras för att visa nästan alla typer av information, inklusive förfallna åtgärder, kommande åtgärder, användarens aktiva uppgifter och kontraktens utgång. Alla Dashboard-widgetar kan dras och släppas till en ny position och fler widgetar kan läggas till. Även färgschemat kan ändras så att användare till exempel kan tilldela olika färger för vanliga kontrakt, underentreprenader eller masterkontrakt för enklare visuell identifiering. Instrumentpanelen kan också konfigureras för att visa företagsmeddelanden eller en graf som visar rapporter som jämförelse av kontrakt över år. Varje användare kan anpassa sin Dashboard med färgscheman och widgets i inställningsmenyn, men huvudmenyn är alltid tillgänglig från nedre vänstra sidan.

Contract Advantage ger dig också ett centralt dokumentförvar med ett antal ytterligare moduler du kan lägga till beroende på dina affärsbehov (till exempel en finans- eller fastighetsmodul). I detta avseende liknar kontrakthanteringssystemet nästan ett företagsresursplaneringssystem (ERP) i dess konfigurerbarhet. Det finns också en kontrakt för begäran om kontrakt för användare som inte behöver administratörsfunktioner. Detta ger affärsanvändare och handledare ett användargränssnitt för att skicka kontrakt för godkännande, godkänna eller avvisa dokument och hantera arbetsflöden. Alla formulär och fält kan anpassas av administratören, så den här portalen är användbar för ett företag där olika avdelningar behöver skicka in och hantera olika typer av kontrakt.

Även om Contract Advantage inte har samma graffunktioner på Dashboard som Agiloft, har Contract Advantage-användare den något unika förmågan att välja sina egna färgscheman på några få sidor - särskilt Dashboard och Contracts-sidorna. Det är något förvånande att den här funktionen inte är lättare tillgänglig i andra system. Contract Advantage är en av de få vi har sett med sådana funktioner. Med en fullständig pall tillgänglig, kan användare klä sig Contract Advantage efter deras smak.

Huvudrubriken (längst upp på sidan) kan anpassas med företagets logotyp och färger. Det finns två grundläggande sätt för användare att navigera genom Contract Advantage: via menyfältet och via Main Menu. Huvudmenyn är en widgetliknande lista över de olika aspekterna av kärnfunktionen i Contract Advantage inklusive Kontrakt, parter, kontakter och ett dokumentförvar. Menyfältet korsar toppen av varje sida; det ger snabb åtkomst till många av områdena på huvudmenysidorna samt till moduler och rapporter.

En intressant aspekt av användargränssnittet är att många av skärmen för val av kontrakt har känslan av ett Microsoft Excel-kalkylblad, ännu mer än många av de andra produkterna som jag granskade. Detta skulle sannolikt ge en viss komfort för användare som är väl bekanta med Microsoft Excel eller kalkylprogram. Men detta kanske inte tilltalar användare som föredrar en virtuell filskåpstrategi för kontrakthantering, som finns i system som ContractWorks och ContractSafe.

Att lägga till ett kontrakt till systemet är ganska smärtfritt; det handlar bara om att klicka på Nytt kontrakt och ange relevant information för att komma igång med datainmatningsprocessen. När den grundläggande informationen om kontraktet har skrivits in för att ställa in profilen kan resten av relevant information läggas till. I WebElite-utgåvan kan du också ladda kontraktet från en mall. På sidan kan du också lägga till mer avancerad kontraktspart och förhandlingsinformation, inklusive "ansvarig person" för varje företag som deltar i ett avtal. Du kan också lägga till namnen på alla parter som finns på vardera sidan av ett ärende, samt vilka användare som utses som undertecknare.

Kontraktsprofilerna har ett navigeringsindex av sidor på vänster sida för att flytta mellan Sammanfattning, Åtgärder, Ändringar och Klausuler. Anpassade kontraktsidor kan läggas till i WebElite-utgåvan. Sidan Sammanfattning har en rubrik som visar den mest grundläggande informationen (som typ, term, utgång och status). Information om parter, kontakter, detaljer och status kan anges. Om användaren har tillstånd kan dessutom nästan allt på sidan individualiseras eller ändras över hela systemet, om så önskas.

Parterna och kontakterna kan antingen läggas till från en lista över befintliga intressenter eller läggas till om de är ett nytt företag. Den här funktionen möjliggör både snabb datainmatning och effektivare rapportering. När det inte finns någon central lista över parter, kan användare variera den exakta ordalydelsen för ett företag (t.ex. mellan XYZ Incorporated, XYZ Inc. och XYZ), vilket kan leda till felfylld sökning och rapportering. Contract Advantage har en ytterligare användbar funktion som jag inte tidigare sett på fliken "FKA History". FKA står för "Tidigare känd som" och denna användbara funktion gör det möjligt för de tidigare namnen på företaget att dokumenteras direkt på profilen för att hålla reda på ändra företagens namn.

Nästa är kontraktdetaljer och nyckeldatum. Det är inom dessa områden som huvuddelen av kontraktsuppgifterna kommer att matas in. Avsnittet Kontraktsdetaljer kan konfigureras av en administratör för att presentera vissa datafält baserat på den typ av kontrakt som ursprungligen valts av användaren eller över alla kontraktstyper. Alla typer av fält kan skapas: kryssrutor, textrutor, listrutor, listor med flera poster, valutafält och datum. Dessutom kan ett antal viktiga datum ställas in inklusive avtal, effekt, upphörande, utgång och förnyelsedatum.

Från nyckeltiderna kan åtgärder snabbt skapas för att påminna de ansvariga om viktiga framtida händelser. Tidigare varningar kan ställas in med automatiserade e-postmeddelanden som skickas ut till lämpliga personer under ett antal dagar före evenemanget. Om finansiell information impliceras av händelsen, kan sådan information läggas till. Meddelanden kan skickas kontinuerligt tills åtgärdens status ändras. Meddelanden kan till och med skickas till motparten.

Om du har dokumentsignaturmodulen, som endast är tillgänglig med WebElite-utgåvan, kan du också integrera processen med DocuSign för elektroniska signaturer. När du aktiverar, om du klickar på en kontakts namn på kontraktsidan, kan den spara deras referenser direkt i DocuSign. När du har genererat dokumentet med alla relevanta datum kan du tilldela ett valfritt undertecknande. Om du använder en mall har den redan ett specifikt kontraktsspråk och du kan helt enkelt fylla i de relevanta fälten. Du kan generera en Microsoft Word- eller PDF-fil med signaturblock tappade i de angivna områdena i kontraktet. Varje kontrakt har sitt eget dokumentförvar där du kan anpassa mappstrukturen. Systemet sparar kontraktet automatiskt i ett godkännande arbetsflöde. Så om det är ett köpeavtal så ser du inte mappar för ekonomi eller försäkring, etc. Det finns ingen inbyggd elektronisk signatur, så du kan antingen aktivera DocuSign-integrationen om du har ett konto eller om du måste skriva ut dokument, signera manuellt och ladda upp den signerade versionen tillbaka till godkännandeflödet.

Avancerade arbetsflöden, sökning och rapportering

För mer avancerade användare i WebElite-utgåvan kan arbetsflödesinformation också läggas till om kontraktet i avsnittet Contracting Process Status. En konfigurerbar lista med steg kan skapas för chefer att spåra framstegen i ett kontrakt. Alternativknapparna Ja / Nej kan ställas in bredvid olika statuser (t.ex. skickad till laglig, körd, skickad till redovisning, skickad till avtalsslutande part och begäran accepterad) med datumrutor för att dokumentera tidslinjen.

Möjligheterna till automatisering av arbetsflöden har förbättrats sedan vår första granskning, med fler arbetsflödesmallar och uppgifter efter arbetsflödet. När du har slutfört ett kontrakt kan du tilldela uppföljningsåtgärder, till exempel att skicka ut ett signerat dokument, skapa en rapport osv. Alla dessa uppföljningsåtgärder utlöses automatiskt. Arbetsflödesmallar kan ändras för att ange en uppgift, vem som är ansvarig för den, dess varaktighet och aviseringar för ett nytt steg i ett arbetsflöde. Sammanfattningsvarningar kan också ställas in vid anpassade tidsintervall.

Contract Advantage har också avancerade förhandlings- och spårningsfunktioner. Dessa låter dig spåra ändringar av ett kontrakt som är kopplat till en ändringspost i ett kontors dokumentlager. Systemet har också en versionsjämförelsefunktion och inkluderar rollback-kontroll och fullständiga revisionsloggar av alla ändringar och uppdateringar. Att redigera kontrakt startar Microsoft Word direkt och låter dig göra ändringar direkt i dokumentet. Men systemet skannar och bearbetar den uppdaterade versionen med optiskt teckenigenkänning (OCR) för att registrera ändringar.

Liksom många kontraktshanteringssystem finns det en Obs-funktion. I Contract Advantage kallas den här funktionen "Contract Diary:" och den låter användare bifoga kommentarer till kontraktsprofilen genom att skapa Diary-poster som är datum- och tidsstämplade. Liksom många system kan kontraktsprofiler kopieras men Contract Advantage ger möjlighet att kontrollera vilken individuell information som finns i profilen som kopieras.

Contract Advantage tar en något annorlunda inställning till dokumentets eller filsidan av organisationen. Varje kontraktsprofil har ett dokumentförvar, som erkänner att vissa kontrakt kan ha en mängd dokument eller underavtal bifogade. Varje förvar har dokumentgrupper som ger användare möjlighet att lägga filer under olika kategorier. Många system på marknaden låter användare bifoga flera filer eller dokument till en enda kontraktsprofil. De flesta ger dock inte samma organisationsnivå som Contract Advantage gör. Mappar kan skapas och strukturen kan redigeras. Dokumenten kan också låsas för att förhindra versionskontrollproblem. E-postmeddelanden som skickas via Contract Advantage loggas också i förvaret.

För administratörer som är bekymrade över säkerhet kan användare tilldelas grupper för enkel kontroll av åtkomst och redigering. Användare kan hållas från hela områden i systemet eller bara förhindras från att redigera vissa fält, vilket ger en nyanserad strategi för säkerhet.

Liksom alla andra aspekter av Contract Advantage är sökfunktionen mycket anpassningsbar. Alla datafält kan sökas, vilket ger nästan obegränsade sökfunktioner. Sökparametrarna är organiserade i flikar. Detta håller den mest grundläggande informationen framför och centrerar medan du fortfarande gör alla fält sökbara. Sökningar kan också sparas för senare användning.

Som nämnts kommer Contract Advantage med OCR för uppladdade dokument. Den här funktionen möjliggör textsökning av dokument och filer i systemet. Contract Advantages textsökfunktion är mer användbar än de flesta eftersom den visar antalet träffar på varje dokument. De sofistikerade sökfunktionerna översätter till robust rapportering. Alla sökningar eller listor med kontrakt kan exporteras till Microsoft Excel och informationskolumnerna kan anpassas helt. Förutom att exportera alla sökningar, kommer Contract Advantage med ett antal förbyggda rapporter som kan anpassas för den enskilda användaren. Dessa rapporter ger en lite mer estetisk produkt och kan exporteras till Microsoft Excel eller visas i systemet.

Förutom de många intressanta funktioner som redan har diskuterats är några fler värda att nämna. Till exempel är Contract Advantage ett av få system som möjliggör en global uppdatering av systemet. Detta låter en chef uppdatera information mellan olika kontakter, företag eller datafält samtidigt. Den här funktionen kan spara en enorm mängd tid och energi när du implementerar nya fält eller uppdaterar och ändrar gamla.

För att hjälpa till med organisationen kan kontrakt arkiveras. Contract Advantage har ett antal andra funktioner såsom import av Microsoft Outlook-kontakter, skapande av mallar och klausulbibliotek. Det finns också Active Directory (AD) -integration och SSO-stöd (Single Sign-on) för WebElite-planen.

En tung plattform för kontraktshantering

Contract Advantage kan anpassas för att tillgodose nästan alla kunders behov. Men systemkrav och installation kan vara oöverkomligt för individer och mindre företag. Contract Advantage erbjuder ett antal användbara funktioner som OCR och globala uppdateringar, plus en unik strategi för lagring av dokument. För de användare som föredrar att vara omedelbart igång med en mer naturlig upplevelse av kontrakthantering, kan Editors 'Choice-vinnare Agiloft och Updraft vara bättre passform. Och för ett enkelt molnbaserat alternativ med intuitivt samarbete kan Concord vara bättre passform.

När det gäller verkligen ändlösa anpassningar och avancerade arbetsflödesautomatiserings- och hanteringsfunktioner som krävs för kontrakthantering på företagsnivå, är Contract Advantage bland de mest kapabla funktionspakade verktygen på marknaden. När du väl har gått igenom installation och utbildningar för att få dig bekväm med denna komplexa produkt, handlar det om ett så omfattande och skräddarsytt system som ditt företag kommer att hitta.