Hur vi testar faxtjänster online

Om man kan tro på Wikipedia, kan vi kreditera Alexander Bain med att skapa fax, tack vare hans uppfinning av den elektriska trycktelegrafen - en föregångare för faxmaskiner - på 1840-talet. De faxmaskiner som vi alla känner och älskar kom dock inte fram till mitten av 1960-talet. Även idag, eftersom fristående faxhårdvara har absorberats i allt-i-ett-skrivare, är det fortfarande en nödvändighet att skicka och ta emot fax - särskilt när man handlar med läkare eller regeringar. Tack och lov behöver du inte en hulking, screeching maskin eller ens en snygg allt-i-ett för att skicka ett fax längre. Istället kan du lita på en online faxtjänst som du får åtkomst via din PC eller - alltmer - din telefon.

Hur vi utvärderar faxtjänster

Vi använder flera viktiga kriterier för att bedöma faxtjänster. En av de första aspekterna vi tittar på är varje tjänsts pris per sida (priset per månad dividerat med antalet tillåtna sidor), eftersom den metriken gör att vi kan bestämma deras respektive värde. Observera att medan majoriteten av faxtjänsterna som vi granskat ger en månatlig tillägg av sidor, behandlar inte alla tjänster samma sidor. Till exempel skiljer flera faxtjänster mellan skickade och mottagna sidor och ställer in kapslar för varje typ. Vi föredrar tjänster som erbjuder en mängd sidor eftersom denna struktur ger mer flexibilitet för användare som kan behöva skicka betydligt fler fax än de får eller vice versa.

När konsumenterna tar slut på sidorna tar de flesta faxtjänster en avgiftsavgift i intervallet 3 till 12 cent per sida. För frekventa faxare är en lägre avgiftsavgift uppenbarligen fördelaktig. Tänk på att spamfax fortfarande finns också, så att du kan sluta betala för skräpsidor om du inte blockerar numret innan saker går ur handen.

Faxa med siffror

En viktig faktor med en faxtjänst är vilka faxnummer du kan välja. Vissa tjänster tilldelar dig helt enkelt ett nummer med liten eller ingen ingång. Förutom att du kan välja ett specifikt område för ditt faxnummer, tillåter vissa till och med att du väljer ett fåfänstnummer. Till sist kan 248-FAX-MAX0 vara din. En annan viktig skillnad mellan faxtjänster är om de erbjuder avgiftsfria nummer. De flesta gör det, med bara några få undantag. Vi uppskattar också när en online faxtjänst kan porta ditt befintliga nummer.

Slutligen är det frågan om internationella nummer. Alla tjänster vi granskade åtminstone erbjuder nummer i hela eller några av USA, och de flesta gör i Storbritannien och Kanada. Vissa tjänster kan emellertid också tillhandahålla internationella faxnummer. Det är särskilt praktiskt om du har många långa kontor att hantera.

Webb och e-post

Siffror och statistik kan bara ta dig hittills. Användbarhet är en stor fråga med all programvara eller tjänst. Det är därför vi ser till att gå igenom hela installationsprocessen och testa varje online faxtjänst själva.

Många faxtjänster erbjuder subpar användarupplevelser, med webbgränssnitt som ser mer ut som Hotmail cirka 1999 än en modern programvara. Även om det kan hävdas att faxning är en gammal teknik på väg ut (åtminstone för de flesta konsumenter), är det ingen ursäkt för en ointuitiv användarupplevelse, eftersom flera av våra bästa tjänster är utmärkta inom detta område.

Vi anser att fax-till-e-postfunktioner är ett krav för en online faxtjänst, särskilt eftersom så många av tjänstens webbgränssnitt är svåra att använda. För att skicka ett fax från din e-postinkorg skriver du bara destinationsfaxnumret tillsammans med ett speciellt suffix, vanligtvis: @.. Du kan lägga till alla bilagor som du gör med en vanlig e-post. När du trycker på skicka konverteras din e-post till ett fax och spionas ut från fjärrmaskinen. Du kan också ta emot fax i din inkorg utan extra installation.

Mobil faxning

De flesta vill inte bli besvärade med att besöka ett webbgränssnitt eller inkorg för att skicka ett fax, och varför ska de göra det? Vi anser nu att erbjuda en Android-app och en iPhone-app vara en viktig del av en faxtjänsts erbjudande, eftersom appar låter dig använda din telefon för att ta en bild av vilket dokument du behöver för att faxa, bifoga ett brev och skicka det till en mottagare i några snabba steg, allt utan att någonsin beröra en dator. Liksom med en tjänsts webbgränssnitt bör en mobilapp ha en intuitiv design och användbara funktioner, till exempel förhandsgranskningar av bilagor och en kontaktbok. Om en tjänst inte erbjuder dedikerade appar, bör den åtminstone ha ett webbgränssnitt som ändrar storleken för mobila skärmar.

Säkerhet och funktioner

Vi tar en faxsäkerhet på allvar. Till exempel straffar vi tjänster som inte hanterar lösenord på ett säkert sätt (skickar dem till exempel i klartext) under kontot. Vi föredrar också mycket de tjänster som stöder tvåfaktorsautentisering. Eftersom statliga och medicinska kontor är de troliga mottagarna av dina fax, måste du absolut se till att alla korrespondenser förblir privata och otillgängliga för någon annan, som du skulle göra med något annat onlinekonto.

Vi föredrar också faxtjänster online som erbjuder användbara och relevanta funktioner. Möjligheten att till exempel underteckna dokument digitalt är bekväm eftersom du inte behöver skriva ut ett dokument för att signera med en penna och sedan få det omskannat. Robusta sökfunktioner är också viktiga för att hitta gamla kommunikationer, särskilt eftersom flera av de tjänster vi granskade sparar dina meddelanden för alltid.

Faxens framtid

Under tidigare år använde vi en faktisk faxmaskin för att testa hur väl en tjänst upprätthåller en bilags text och grafik, delvis för att verifiera deras kompatibilitet med de maskiner de ska ersätta. Vi har emellertid inte längre några faxmaskiner på vårt kontor och inte heller några fasttelefonanslutningar. Således använder vi nu onlinefaxtjänster i båda ändarna av ekvationen.

Men vår situation väcker två frågor. Först, hur många andra skickar helt enkelt fax mellan online-faxtjänster? Om faxmaskiner och koppartrådarna som stöder dem försvinner, men företag och regeringar fortfarande insisterar på faxning, kanske faktiskt mycket färre fax skrivs ut av traditionella faxmaskiner. Om så är fallet skickar vi alla helt enkelt komplicerade e-postmeddelanden som är förklädda som fax. För det andra måste vi överväga om andra kontor också har gått den faxlösa vägen. Vi anser att vårt kontor är tekniskt genomsnittligt; om vår IT-avdelning har bortsett från faxning som ett kommunikationsmedel, så har andra säkert också.

Fax för evigt?

Faxet har, som vi lärt känna det, funnits i ett halvt sekel, men solen går säkert ner. Men eftersom vissa företag och regeringar fortfarande kräver dem, fortsätter vi att testa dessa onlinefaxtjänster för tillfället. Låt oss veta i kommentarerna om det finns några andra aspekter av faxtjänster som är viktiga för dig eller ditt företag.