Hubstaff granskning och betyg

Hubstaff (som börjar med $ 5 per månad per användare) liknar Editors 'Choice-vinnande TS-ark eftersom båda verktygen nästan uteslutande fokuserar på tidspårningsfunktioner. Hubstaff delar upp detta fokus något genom att lägga till vissa övervakningsmöjligheter för anställda, till exempel övervakning av tangenttryckningar, men för det mesta är det fokuserat på tidsspårning. Trots det kommer det inte riktigt till TSheets i den här avdelningen eftersom den senare gör något bättre när det gäller mer avancerade funktioner.

Medan rena spellösningar som Hubstaff och TSheets vädjar till många kunder, vill andra ofta ha en bredare funktionsuppsättning som till exempel kan omfatta projekthantering (PM), kostnadshantering eller fakturering. Verktyg som faller in i denna kategori inkluderar Mavenlink och våra andra tidspårning Editors 'Choice vinnare Zoho Projects.

Prissättning och planer

Hubstaff byggdes för att ge dig Big Brother-kontroll över när anställda arbetar, vad de gör medan de arbetar och vad du behöver för att betala dem när arbetet är gjort. Den grundläggande $ 5-per-månadersplanen ger dig tillgång till enkla tidsspårningsverktyg, en anställds betalningsscheman, 24/7 support och användarinställningar som kan hanteras på en anställd-för-anställd-basis. Dessutom låter den här planen hålla reda på om dina anställda arbetar genom att låta dig spela in skärmdumpar medan de fungerar samt övervaka tangentbord- och musaktivitet under skift. Av de verktyg som vi testade i tidsspårningsuppdateringen, är Hubstaff och Time Doctor de enda verktygen som erbjöd denna nivå av insikt i hur arbetarna utvecklas. Även om tangentbord- och skärmövervakning är användbara (om än överträffande) funktioner för en skiftmonitor, lämnar Hubstaffs implementering mycket att önska (mer om detta senare).

Premium-planen för $ 10 per användare per månad inkluderar allt du hittar i Grundplanen, men du får också tillgång till Hubstaffs applikationsprogrammeringsgränssnitt (API) för att integrera verktyget med annan programvara från tredje part. Premium-paketet har också ett lätt schemaläggningsverktyg som ger administratörer möjlighet att tilldela skift och delegera uppgifter från konsolen. Premiumkunder kan också använda verktyget för att skapa fakturor och göra PayPal-betalningar automatiskt. Kunder som betalar årligen får två månader gratis (för båda prisnivåerna).

Jämfört med TSheets, dess närmaste konkurrent i vår roundup, är Hubstaff rimligt prissatt, särskilt med tanke på de extra övervakningsfunktioner som inte finns tillgängliga i konkurrenskraftiga verktyg. TSheets erbjuder ett grundläggande gratis konto, liksom ett $ 5-per-användare-per-månadskonto som debiterar en $ 20 basavgift per månad för lag med färre än 100 användare, och en $ 100 basavgift per månad för lag med mer än 100 användare användare. Basavgiften, som Hubstaff inte tar ut, gör TSheets något dyrare än Hubstaff, även på Hubstaffs premiumnivå. Hubstaff planerar att flytta bort en prisplan som grupperar antalet användare tillsammans i uppsatta belopp som 5, 10 och 15 och istället kommer att vara mer exakt med prissättningen beroende på antalet användare. Till exempel kommer ett företag med 17 användare att spela för 17 användare snarare än att runda upp antalet till priset för 20 användare, vilket är $ 99 per användare per månad.

Om du är mer intresserad av de skrymmande projekthanteringslösningarna, måste du göra lite mer pengar. Mavenlink debiterar $ 39 per användare per månad för sin billigaste plan som inkluderar tidspårning. Zoho erbjuder sin billigaste tidsspårningsplan till $ 20 per månad för 10 användare och 10 projekt (vilket är en anständig affär om du behöver alla extra PM-funktioner). Den billigaste tidsspårningsplanen från Wrike kostar 24, 80 dollar per användare per månad.

Funktioner och användargränssnitt

Hubstaffs användargränssnitt (UI) är utformat med en attraktiv grå och blå navigeringsfält på vänster skena som lämnar gott om utrymme på höger sida av skärmen för datainmatning och analys. När du loggar in första gången kommer du till huvudpanelen, som ger dig en översikt över hur många timmar dina anställda har arbetat den dagen och hur många timmar de har arbetat de senaste sju dagarna. Du kommer också att se en lista över varje medlem, deras senaste uppgifter och hur aktiva de har varit under den senaste veckan. Detta är en gedigen visualisering av projektledningsdata som gör att du omedelbart kan skilja mellan arbetshästar och noteringar och det uppmanar omedelbart uppmärksamhetsprojekt som får mer än tillräckligt med uppmärksamhet och projekt som försummas.

Vi bjöd in användare att gå med i vårt konto som medlemmar för några av våra aktiva e-postadresser. När de läggs till korrekt visas de anställda som "Medlemmar" i administrationsvyn. Men när vi lagt till en användare för en av våra aktiva e-postadresser, visade användaren fortfarande under Inbjudningar men dykte inte upp under Medlemmar. Vi fick ett e-postmeddelande om "Utestående inbjudningar." Även om vi redan accepterade inbjudan till en e-postadress visade den sig inte i systemet som accepterad. Vi klickade på länken i e-postmeddelandet, vilket ledde till listan med inbjudningar. Sedan valde vi Action och Resent Invite. En representant från Hubstaff berättade för oss att när vi accepterar inbjudan från vårt andra konto måste vi logga ut från Hubstaff och sedan logga in från det andra kontot. När vi tagit detta steg kunde vi lyckas lägga till den nya medlemmen till vårt konto och få den personen att spåra tid från det separata kontot.

Det finns två sätt att lägga till tid i Hubstaff: Du kan bygga manuella tidblad med tidigare arbetade timmar, eller så kan du använda stoppurfunktionen. Tidigare erbjöd Hubstaff bara stoppurfunktionen i sin stationära app. Nu kan du använda stoppursknappen i mobilappen, skrivbordsappen eller på webbplatsen. Du lägger till en uppgift att arbeta med och klickar sedan på stoppurpilen för att börja timingen på ditt arbete. Om du vill ändra uppgifter klickar du på rullgardinsmenyn i timer-widgeten för att byta till en annan uppgift. Till exempel för "Nytt järnvägstunnelarbete" ville vi byta uppgifter från "Borrning i berggrunden" till "Att utföra det elektriska arbetet." När vi ändrade rullgardinen stannade timern. Sedan klickade vi på pilen för att starta stoppuret för den nya men relaterade uppgiften.

Med tidbladets funktion loggar du dina timmar som du antagligen gjorde med penna och papper under den analoga eran med tidsspårning. I huvudsak arbetar du på ditt skift, lägger du till tid i tidtabellen och loggar av på det. Detta är en ganska standardmetod för spårningstid. Tyvärr, eftersom Hubstaff inte låter dig lägga till framtida tid, kan du inte använda plattformen som en skiftplanerare. Administratörer kan låta användare manuellt redigera tidigare inlämnade tidblad, och de kan tvinga användare att kräva en anledning att se till att de faktiskt lägger till timmar de arbetade. Administratörer kan också påminna användare att börja spåra tid om de inte har klockat in i systemet på ett tag.

Den ursprungliga appen tar ett foto med slumpmässiga intervaller på upp till tre bilder per timme beroende på hur ofta administratören vill spionera på arbetare. Skärmbilder kan delvis suddas för att inte spela in känslig information på varje grepp, men tillräckligt med skärmen lämnas oupptagen för att du fortfarande får en känsla av om skärmen är på arbetsrelaterat eller spelrelaterat innehåll. Detta är ett irriterande komplicerat och invecklat sätt att manuellt spåra tid, särskilt om du hoppar från uppgift till uppgift under hela dagen. Hubstaff borde hitta ett sätt att lägga till de screengrabelementen till den molnbaserade arkitekturen som det gjorde med stoppuret för att förenkla användarvänligheten.

På fliken Scheman kan du tilldela datum och tider för anställda att arbeta. Du kan ställa in ett minimalt antal timmar att arbeta och en lunchpausvaraktighet. Med Hubstaff kan du också ställa in en återkommande skift. Verktygets rapporteringsprogramvara har förbättrats sedan vår senaste granskning, men fortfarande följer det med mer robusta verktyg som Zoho Projects. I Hubstaff får du tillgång till rapporter om arbetad tid, procent av aktivitet och pengar som spenderas. Sedan vår senaste recension har Hubstaff lagt till en grafisk vy över ett helt arbetsflöde. Snart planerar Hubstaff att lägga till möjligheten att spara filter för en viss sökning snarare än att söka efter medlemmar separat. Du kan se en rapport om tid och aktiviteter eller rapporter om veckoaktivitet, betalningar, skyldigt belopp, projektbudgetar, tidsavbrott, fakturor och mer. Om ditt mål är att lära sig och utvecklas baserat på när och hur dina anställda hanterar tid, skulle du bli bättre på att arbeta med Zoho Projects.

Administratörer får aviseringar när de har nått veckobemanning och budgetgränser. Fakturor beräknas och skapas automatiskt baserat på den tid som varje anställd arbetade, samt hans eller hennes tillhörande lönesats. Du kan ställa in automatisk lön genom PayPal, som låter dig automatisera betalningar baserat på den tid som spåras i verktyget. Kom ihåg: Användare behöver inte skicka tid igenom för godkännande, så automatiska betalningar görs oavsett om de anställda hade rätt eller fel om antalet timmar de arbetade. Det finns ingen påminnelse för chefer att dubbelkontrollera varje tidblad innan automatiska betalningar går ut. Om du är orolig för att göra falska betalningar kan du ställa PayPal-betalningar till manuell.

Som en del av konfigurationsinställningarna kan du styra vem som får varningar om en användare, (hantering, en användare, båda eller ingen). Vi tycker att det är smart att både hantering och användare skulle få detta. Samtidigt, när det gäller redigeringstid, låter Hubstaff dig ange en anledning till redigeringstiden. Det kanske är till hjälp när företag behöver hålla register så att de inte granskas.

Personalövervakning

Vi har berört hur några av Hubstaffs mer Big Brother-liknande funktioner faktorerar in i tidspårning. Men plattformen har också många av kännetecknen för övervakningsverktyg för anställda. Hubstaffs övervakningsfunktioner för anställda inkluderar inloggning av tangenttryckningar, URL- och applikationsövervakning, GPS- och platsövervakning och skärmdumpar av aktivitet.

När du ställer in dina användare och de laddar ner timerappen till sin maskin spårar skrivbordsappen inte bara tiden utan tar skärmdumpar slumpmässigt eller med anpassade intervaller, till exempel tre skärmdumpar per minut. Detta gäller inte bara användarens huvudskärm utan även alla bifogade bildskärmar. Hubstaff loggar inte in nycklar, men spårar den aktivitet som tillhandahålls via musen och tangentbordet, vilket ger arbetsgivarna en beräkning av hur aktiv arbetstagaren är. Denna information släpps upp på Hubstaff-instrumentpanelen på fliken Aktivitet. Det är här du sedan kan välja en användare från rullgardinsmenyn för att se deras skärmdumpar korrelerade med aktivitetsdata.

När det gäller applikations- och URL-övervakning går Hubstaff utöver att helt enkelt spåra tid för att se vilka webbplatser och appar som anställda besökte eller öppnade och hur länge deras sessioner var. Rapporter-modulen kan sedan köra anpassade frågor på vektorer som appanvändning som kartläggs mot tid och aktivitet. Hubstaff integreras med projekt- och uppgiftshanteringsverktyg som Asana och Trello för att filtrera rapporter efter specifika projekt eller uppgifter för att spåra produktiviteten.

En unik funktion för övervakning av anställda som erbjuds är GPS-positionsspårning via Hubstaffs mobilapp. Även om mobilappen inte kan ta skärmdumpar (den mobila enheten kan) eller fånga mobilapp och webbplatsaktivitet, låter den spåra och logga plats för anställda som arbetar i fältet. Medan djupet för övervakningsdata och övervakningsfunktioner inte kan mäta ett kraftverktyg som Teramind, våra redaktörers val för medarbetarövervakning, har Hubstaff ett användbart urval av funktioner för arbetsgivare som vill ha lite mer övervakning.

Mobil åtkomst

Spårning i realtid på Hubstaffs Android- och iOS-appar är exakt samma som på desktop-appen, men mobilappen ger ett särskilt intuitivt gränssnitt. Mobilappen låter administratörer övervaka rörelser via GPS-spårning. Detta ger dig en översikt över hur mycket rörelse som gjordes av din anställd genom att fånga platsdata i olika stadier.

Först kunde vi inte starta timern för en uppgift eftersom vi inte aktiverade Location Services för Hubstaff. När vi klickade på Tillåt kunde vi börja tima projektet SEO-rapporter för XYZ-butiker.

Den mobila instrumentpanelen i Hubstaff var snyggt organiserad. Gränssnittet i mobilappen var ganska bra, men du kan inte se kolumnen Skäl på tidbladet. Du bör kunna rulla över med pekskärmen.

När du klickar på en artikel kan du se hur mycket pengar som spenderades baserat på hur mycket tid som arbetat. På huvudpanelen kan du spåra tiden och kostnaden för både enskilda medlemmar och ett team. Mobilgränssnittet var nära kvaliteten på TS-bladen, men den senare plattformen har ett snyggt utformat tidblad med varje anställd separerad med regler. Vi gillar också alternativen i TSheets mobilapp så långt som Break, Clock In och Clock Out. Hubstaff har en "ta en paus" -funktion, men den var inte synlig i våra tester.

Vad saknas

I slutet av 2018 släppte Hubstaff några uppdateringar som specifikt adresserade vissa funktionssvagheter eller utelämnanden, inklusive att lägga till en web-timer, utplåna rapporteringsalternativ och lägga till aktivitetsnivåer och skärmövervakning. Bortsett från dess drakoniska screengrab- och tangenttryckspårning, gör Hubstaff inte ett särskilt bra jobb som möjliggör djupare skiftövervakning som de större projektledningsverktygen. Till exempel tillåter inte Hubstaff avancerad spårning. Om du driver ett lastbilsföretag och du är mindre bekymrad över hur många timmar en lastbil körde än det körda distansen, så finns det inget sätt att hantera det i Hubstaff. Till skillnad från Hubstaff ger TSheets dig möjligheten att skapa ytterligare sex anpassningsbara avancerade spårningsfält. Du kan också lägga till en fråga för varje utklockning (dvs. "Var det en incident? Ja. Nej.") Och systemet tvingar användaren att svara på frågorna i slutet av varje skift eller så kommer de inte att kunna att klocka ut.

Hubstaff är dock mycket förbättrad när det gäller rapporteringsfunktioner. Tidigare kan du lägga till anteckningar till en tom text som lagts in, men nu visas dessa notfält i rapporter. Som de flesta tjänster kan du exportera data i CSV- eller PDF-format.

Liksom hardcore som Hubstaff handlar om att spåra arbete tillåter inte verktyget IP-adressbegränsningar, vilket innebär att dina anställda kan säga att de arbetar från kontoret men de kan faktiskt arbeta från ett kryssningsfartyg på Bahamas (om de inte " använder mobilappen för att spåra tid). Detta är en standardfunktion som finns i nästan alla andra verktyg som vi testade. Hubstaff möjliggör inte heller att administratörer kräver att användare klickar på ett foto när de rapporterar att de fungerar. Vi antar att det är överdrivet att få någon att ta en selfie precis innan du börjar spela in skärmen och övervaka deras tangenttryckningar, men med TS-ark kan du ställa detta som ett krav (vilket är vettigt, särskilt om du spårar uppgifter utanför en dator, t.ex. som detaljhandel, byggande eller underhållningsarbete). Programvaran låter inte användare klocka in via ett telefonsamtal, vilket är en elementtjänst som TSheets, VeriClock och Zoho Projects gör tillgängliga för arbetare som inte har en smartphone.

Ett anständigt tidsspårningsverktyg med viss övervakning

Hubstaff är ett enkelt att administrera, funktionsrikt, tidsspårningsverktyg. Om du är flitig med att övervaka anställdas beteende medan du är på klockan, finns det ingen bättre programvara än Hubstaff. Du kan logga skärmdumpar, spåra knapptryckningsvolym och ruttrörelser via GPS-spårning.

Tyvärr, om du letar efter en plattform som går den extra milen för att möjliggöra anpassning, atypisk datainmatning eller en mer avancerad rapporteringsstruktur, är Hubstaff inte rätt för dig. Även om det saknar TSheets är den mycket förbättrade Hubstaff ett fast val för en plattform som fokuserar på tidsspårning.