Microsofts dynamik 365 för finansiering och verksamhet, granskning och bedömning av affärsutgåvor

Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Business Edition (Dynamics 365), som lanserades i november 2016, ansluter sig till andra Microsoft Dynamics Enterprise Resource Planning (ERP) -applikationer, inklusive Dynamics GP och Dynamics NAV. Dynamics 365 är inriktad på små och medelstora företag (SME) och erbjuds på en moln-bara distribueringsmodell. Priserna börjar på $ 40 per användare per månad, men varje teammedlem (som definieras som användare som bara behöver observera men inte ange eller ändra information) betalar endast $ 5 per månad. Som med de flesta små och medelstora företagens fokuserade ERP-system måste du ta itu med en Microsoft Partner för att få appen. På grund av detta vet du bara din slutliga kostnad efter att den partner har lagt till sina avgifter. Dynamics 365 är en solid produkt, men dess nuvarande brist på lön, kundrelationshantering (CRM) och projektledning (PM) -funktioner håller den bakom våra Editors 'Choice-vinnare Oracle NetSuite OneWorld och Syspro i vår ERP-granskning.

Fin landning där

Microsoft gav mig en fullständig, autonom testinstans av Dynamics 365, värd i Microsofts moln som alla andra kunder skulle ha gjort. Systemet initierade en målsida med brickor för en mängd integrerade Microsoft-molnappar, inklusive Microsoft Office 365 och flera andra. Genom att klicka på fliken "Dynamics 365" startas appen.

Som med ett antal andra små och medelstora redovisningssystem jag granskade har målsidan brickor som representerar öppna objekt och nyckelprestationsindikatorer (KPI). Microsoft kallar dessa "ledtrådar". Det finns också ett diagram till höger om fönstret där du kan ange vilka KPI: er, påminnelsemärken och kartinformation du vill visa. Med cirkeldiagramgrafiken i mitt testsystem får jag den finansiella information som är förknippad med den genom att sväva över en bit. Genom att klicka på segmentet visas kunden, leverantören eller annan post som är associerad med den del av grafiken. Liksom med andra objekt på målsidan kan du välja vilka objekt du vill ha i diagram och ändra storlek på alla eller alla objekt som visas. På landningssidan finns också en kort sammanfattning av försöksbalansen, en användbar funktion som jag uppskattade. Anpassningsmöjligheterna innebär att användare i huvudsak kan utforma sina egna initiala landningsportaler utan mycket eller ens någon hjälp från IT.

Din huvudnavigationsmekanism är en meny till vänster om landningsfönstret. Vad som visas där beror på vilken roll som tilldelats den specifika användaren. Tillgängliga roller inkluderar revisor, administratör, affärschef, projektledare, försäljningsaktiviteter, försäljnings- och relationschef, försäljningsorderprocessor och teammedlem. Som nämnts tidigare kan en teammedlem bara visa data, inte skriva in eller redigera den.

Jag utförde denna recension i rollen som revisor. I den här rollen bestod den ursprungliga vänstra menyn av ikoner för Advanced Finance, Approvals, Finance, Home, Inköp och Sales. Varje ikon åtföljs av en kort beskrivning av tillgängliga funktioner. Om du till exempel klickar på ikonen Finans kommer du till ett fönster som låter dig samla in och göra betalningar, förbereda uttalanden och förena bankkonton. Ikonen Advanced Financials tar dig till fönstret där du kan hantera budgetar, analysera kassaflöden, utföra anläggningsfunktioner och hantera försäljningsanalys.

Dessa menyer förbättras av menyer i menyn högst upp på varje skärm som presenterar olika underuppgifter som du kan utföra beroende på vilket menyfönster du för närvarande är. Till skillnad från några av de andra ERP och redovisningsprogram jag har granskat, till exempel QuickBooks Enterprise Lösningar och Sage 300, Dynamics 365 tillhandahåller inte ett navigationsalternativ för processflödesschema. Trots det är det tillräckligt intuitivt att jag snabbt blev bekant med appens navigationsprocess. Om du behöver komma till en specifik funktion och inte är säker på var den finns, kommer du omedelbart att öppna önskad funktion eller rapport i sökrutan med olika alternativ, varav ett kommer att leda dig till önskad plats.

Dynamics 365 har motsvarande mobilappar tillgängliga för Android och iOS, och jag testade dem på en iPad Air och Lenovo Yoga-surfplatta. Skärmarna verkar vara identiska med PC-versionen, även om de är något avkortade på grund av den mindre skärmstorleken på surfplattan, men fortfarande snyggt utformade inom dessa begränsningar.

Dynamics 365: s robusta diagram över konton kan ha upp till 35 tecken totalt, 20 som det faktiska kontonumret, och resten som något Microsoft kallar "dimensioner". Dessa dimensioner kan användas för att avgränsa saker som avdelningar och funktion, något som liknar anpassade fält i andra leverantörers redovisningssystem.

Rapporter är rikliga och lättillgängliga. Dynamics 365 har de vanliga finansiella rapporterna, inklusive sammanfattande och detaljerade huvudbokar, försöksbalanser, en Working Trial-balans och standardredovisningen i balansräkningen, resultaträkningen och kassaflöden. En trevlig bieffekt av den täta integrationen med resten av Microsoft Office och Office 365-sviten är att det är ganska enkelt att skapa anpassade rapporter med hjälp av verktyg som du förmodligen redan känner till.

Dynamics 365 har också utmärkta funktioner för grafik och kartläggning. Dessa förbättras kraftigt genom att du enkelt kan ta med ytterligare diagram och grafik från Microsoft Excel och ännu mer komplexa datavisualiseringar från Microsoft Power BI. Microsoft Power BI var dock inte aktivt i mitt granskningssystem så jag testade inte direkt denna funktion, även om funktionen "Importera från Microsoft Excel" fungerade bra.

Solid försäljning och inköp

Försäljnings- och inköpsfunktionerna för Dynamics 365 är ganska standard förutom en standard. På den grundläggande funktionssidan kan du skapa offerter och uppskattningar och förvandla dem till fakturor. Du kan också enkelt skapa beställningar. Både försäljning och inköp är nära knutna till varulager så det är lätt att se om du har tillräckligt med lager för att fylla en beställning, eller om du måste beställa en del av eller hela en beställning och utfärda en inköpsorder för att återställa ditt lager. Dynamics 365 är dock inte riktigt ett lagerhanteringssystem på egen hand eftersom det för närvarande inte stöder flera lager, streckkodning eller liknande funktioner du kan förvänta dig i den kategorin.

Utmärkande funktioner är Microsoft Dynamic 365 for Financials förmåga att skapa försäljningskurser och fakturor direkt inuti en Microsoft Outlook-e-post och få offerten eller fakturan omedelbart återspeglas i Dynamics 365. Detta är ett resultat av den mycket snäva integrationen med Microsoft Office 365, och motiverar enkelt att få Microsoft Office 365 om du inte redan prenumererar. I Microsoft Outlook 365 finns det en knapp med ikonen Financials. Om du klickar på denna ikon öppnas kundens post och du kan skapa uppskattningen eller fakturan direkt i Dynamics 365; det bifogas ett e-postsvar som skickas till kunden. Med de flesta andra redovisningssystem måste du skapa dokumentet inuti bokföringssystemet, spara det som ett dokument av något slag och sedan bifoga det till ett e-postmeddelande.

Inte ganska PM

Förutom försäljning, inköp och lager erbjuder Dynamics 365 det Microsoft kallar projektledning. Men om du förväntar dig ett riktigt PM-verktyg som stöder funktioner som CPM (Critical Path Method), Program Evaluation Review Technique (PERT), min / max resursallokering eller Gantt-diagram, kommer du att bli besviken. Den här funktionen kan mer exakt kallas jobbhantering eller jobbkostnad. För att använda det skapar du jobbkort och skapar sedan uppgifter och priser för dessa samt planeringstider och en budget. När det är gjort kan du använda resurser på jobbet.

Medan Dynamics 365s PM-funktioner inte innehåller Gantt-diagram, kan du fortfarande ställa in milstolpar och bestämma hur bra jobbet uppfyller dem. Du kan också ange tidskort och fördela dessa tidskortutgifter till projektet eller jobbet. För många små och medelstora företag (SMB) kommer denna strategi att fungera tillräckligt bra. Men om du behöver mer djup, måste du våren för Microsoft Project (företaget erbjuder en molnversion) eller något tredjeparts PM-verktyg.

Fasta tillgångar är en fin tillägg

Det är inte så vanligt att hitta fast tillgångskapacitet i ett ERP eller redovisningssystem som är inriktat på små och medelstora marknadsstrat. Men även om en är tillgänglig är det ofta en extra kostnad, valfri modul. Dynamics 365 har fasta tillgångar som en del av dess baspaket, vilket är en fin touch. Tillgångar ingår i systemet på tillgångskort som innehåller en beskrivning av tillgången, anskaffningskostnad och datum samt önskad avskrivningsmetod.

Dynamics 365 har standardavskrivningsmetoder inklusive rak linje, minskande balans och avskrivningar, beräknade med hjälp av halvårskonventionen. Du kan också ange din egen avskrivningsmetod. Även om fasta tillgångar i Dynamics 365 inte är lika omfattande som i många av de fristående fasta tillgångsmodulerna som finns tillgängliga för modulära ERP-system, som SAP Business One Professional, borde det vara tillfredsställande för de flesta av Dynamics 365s avsedda kundbas.

Inventariet är något begränsat

Dynamics 365: s Inventory-meny representerar ett ganska generiskt undersystem för lagerhantering. Det ser dock bra ut; i testsystemet jag granskade, var varje lagerobjekt parat med ett foto av den artikeln. Det är en fin touch och det gör det enkelt att visuellt verifiera att du arbetar med rätt objekt.

På nackdelen har Dynamics 365 bara en enda lagerkostnadsmetod, nämligen First-In First-Out (FIFO). Det kommer förmodligen inte att bli en dealbrytare för många potentiella användare, och en Microsoft-representant bekräftade för mig att företaget tycker att FIFO räcker för sina avsedda kunder. Men jag skulle ha velat ha sett minst den viktade genomsnittliga kostnadsmetoden inkluderad också. Microsoft håller på att lägga till Kitting (skapa underenheter), men detta är ännu inte en funktion i den version av programvaran jag granskade.

Sammantaget, efter att ha testat den första utgåvan av Dynamics 365, tror jag att det som finns tillgängligt var snyggt gjort. Men appen är mycket ett pågående arbete. Vid den tidpunkten jag testade programvaran var den bara tillgänglig i USA och Kanada, så om du bedriver ett företag i andra områden i världen, bör du kontakta Microsoft först. Ändå verkar Dynamics 365 vara en bra passform för företag som vill flytta upp från ett mer ingående redovisningssystem, som FreshBooks. Det är mycket skalbart och kommer förhoppningsvis att få några av de ytterligare kapaciteter som många av sina konkurrenter på mellanmarknaderna erbjuder, särskilt lön och en mer omfattande lagerhanteringsförmåga.