Microsoft Office-användare får ai, men kanske inte vet det

Under de senaste åren har Microsoft tyst lagt till ett antal artificiell intelligens (AI) -funktioner till Office 365, men jag antar att de flesta Office-användare antingen inte vet att dessa funktioner finns, eller bara tar dem för givet.

På Ignite-konferensen förra året såg jag ett antal nya AI-funktioner, och bland dessa var anmärkningsvärda nya funktioner för PowerPoint och Outlook. Men i år har många av dessa funktioner fördjupats och en rad nya verktyg har lagts till, några meddelade vid den senaste Inspire-konferensen och andra tillkännagav just denna vecka.

Kirk Gregersen, som är chef för programledningen inom Office, förklarade att teamets mål är att lägga till "intelligens i produkten på ett sätt som användare inte behöver förstå för att dra nytta av." Det handlar om att använda mycket information som företaget har i form av sin "kunskapsgraf" - all information du lagrar i dokument och e-post, inklusive vad vissa företag har kommit överens om att dela med Microsoft - samt utnyttja båda moln och AI-upplevelsen. "Utan att flytta till molnet kunde vi inte göra det vi gör, " sade Gregersen och förklarade att många av dessa koncept har funnits sedan 1980- eller 90-talet, men att de inte var möjliga utan all information som är nu i molnet.

Gregersen sa att produktgruppen nu arbetar djupt med Microsoft Research, leds av verkställande direktör för Artificial Intelligence & Research Harry Shum, på ett sätt som det inte kunde ha gjort tidigare. Gregersen hänvisade till dessa nya AI-funktioner som "gåvor från Harry's org" och sa att de har aktiverat scenarier som produktgrupperna har sett för sig i flera år.

Vissa av de nya funktionerna är ganska uppenbara, till exempel den "fokuserade" inkorgen i Outlook, medan andra är mindre märkbara. (Observera igen att inte alla användare har alla dessa funktioner ännu. Jag kommer att sammanfatta uppdateringspolicyn i slutet av detta inlägg.)

Word tacklar skrivstil

Under de senaste månaderna har Word lagt till en mängd nya korrekturverktyg. Stave- och grammatikfunktionerna har förbättrats avsevärt och de har ett särskilt annorlunda utseende.

Bland förändringarna finns förslag som delvis bygger på sammanhangsrankning och en "läs högt" -funktion, som är utformad för att hjälpa personer med synskador.

Det mest uppenbara är den nya "guld-squiggle", som föreslår stilförändringar i dina dokument. Varje ny månadsutgåva lägger till fler av dessa funktioner, som sträcker sig från generella stilkriterier till att hjälpa dig att se till att du använder mer inkluderande språk, till exempel att identifiera könsspecifika termer eller termer som har olika geopolitiska betydelser. Många av dessa är för närvarande avstängda, så användarna kanske inte är medvetna om att de finns. (Dessa inställningar listas under File, Options, Proofing, Writing Style som visas på bilden nedan). De är intressanta och potentiellt ganska användbara verktyg.

Gregersen sade att detta representerar en användning av AI där det krävs något som endast var reglerbaserat och ger en medvetenhet om kontext. I framtiden, sade han, kommer det att vara lättare att se hur detta kan användas i LinkedIn-CV och bli mer personlig, så att du kan ignorera vissa stilproblem.

PowerPoint förvandlar text till presentationer

Många av de mest intressanta funktionerna involverar PowerPoint. Förra året demonstrerade Microsoft ett nytt alternativ som heter Designer, där PowerPoint kan ta olika bilder du har och visa dig alternativ för olika design baserat på ditt innehåll.

I nya versioner har Designer förbättrat hur det gör bildanalys i bakgrunden, och detta hjälper den att känna igen framträdande regioner på ett foto, för saker som ansiktsigenkänning (så att det inte skar ut ansikten), eller extraherar färg för att bestämma färgtonen för resten av en presentation. Dessutom följer företaget vilka design människor väljer och använder en rankingalgoritm liknande den som används av Bing-sökmotorn för att föreslå de mest lämpliga valen.

Min nya favoritfunktion handlar om att ta texten du skriver och automatiskt förvandla den till en visuell eller att skriva ett antal steg i en process och omvandla den till ett visuellt processflöde. Detta avslöjades förra året (under namnet "SmartArts"), och företaget har uppdaterat det över tid.

På liknande sätt förvandlar en annan ny funktion en punktlista med datum till en tidslinje, och det är ganska coolt. Det har länge varit möjligt att skapa sådana bilder i PowerPoint, men det var tidskrävande och krävde lite konstnärlig känsla. Den här funktionen gör det mycket enklare.

Dessutom har PowerPoint förra året lagt till en funktion som heter Quick Start, främst inriktad på studenter, som, om du skriver in ett ämne, skapar en grundläggande disposition av en presentation för dig, med information och bilder från webben som finns tillgängliga under Creative Commons licens. Denna funktion har också förbättrats.

Den kanske snabbaste nya funktionen är dock förmågan att översätta en presentation till ett annat språk i realtid. Presentationsöversättaren demonstrerades först i grundtonen vid årets Build-konferens, och den ser ganska imponerande ut.

Detta är ett tillägg för PowerPoint som låter dig ge din presentation på ett språk, men låter publiken följa den på ett annat språk genom undertexter. Översättaren arbetar för närvarande på tio språk när man talar och kan visa undertexter på cirka 60 språk. Det är också utformat för tillgänglighet för att hjälpa döva eller hörselskadade i publiken. Översättaren kör mot en mikrotjänst i molnet.

Andra intressanta funktioner i den här åren inkluderar ett alternativ att generera alt-text som tar en bild och kör den mot en mikroservice så att synskadade personer också kan följa med. Detta koncept har funnits ett tag, men nyare tillägg använder mer företagsutbildningsdata och bilder. Gregersen sa att igenkänningsgraden har förbättrats med 30 procent mot de typer av bilder som professionella användare använder.

Andra verktyg

I höstas tillkännagav Microsoft MyAnalytics, ett verktyg som analyserar din kalender och e-post, och kan berätta hur mycket av din dag som spenderas till att skicka e-post över alla dina enheter, samt hur du hanterar den e-posten. För tillfället är den här funktionen endast tillgänglig för företagskunder med den avancerade E5-licensen.

Uppdatera schema

När individer ser de olika funktionerna som jag delvis har beskrivit beror på vilken version av Office 365 de använder. Konsumenter och SMB-kunder (Office 365 Business) får som standard den aktuella kanalen med månatliga uppdateringar. Företagskunder (Office 365 ProPlus och senare) är som standard på den uppskjutna kanalen. Fram till nyligen har företagskunder vanligtvis fått uppdateringar tre gånger om året; Microsoft tillkännagav nyligen att de nu kommer att släppa dessa två gånger om året (inriktad på mars och september). Sådana kunder ser således vanligtvis inte nya funktioner förrän 6 till 12 månader efter konsumenterna. Som Gregersen förklarade, vill företagskunder ha mer tid att träna, uppdatera, planera och testa appar för kompatibilitet. Men han noterade att vissa företagskunder väljer att vara i den nuvarande filialen.

Michael J. Miller är informationschef på Ziff Brothers Investments, ett privat investeringsföretag. Miller, som var chefredaktör för PC Magazine från 1991 till 2005, författare den här bloggen för PCMag.com för att dela sina tankar om PC-relaterade produkter. Inget investeringsråd erbjuds i denna blogg. Alla uppgifter friskrivs. Miller arbetar separat för ett privat värdepappersföretag som när som helst kan investera i företag vars produkter diskuteras i denna blogg, och ingen information om värdepapperstransaktioner kommer att göras.