Microsofts sharepoint-granskning och betyg

Komma igång med SharePoint Online

Det är enkelt att registrera sig med Microsoft SharePoint Online. Välj bara en plan och ange ditt namn, e-postadress, telefonnummer, företag och adress. Skapa sedan ett användar-ID, lösenord och en unik URL (t.ex. ditt namn.onmicrosoft.com). Kontrollera sedan att du inte är en robot genom att mata in en kod som kommer att skickas till dig via ett text- eller telefonsamtal. Slutligen anger du din betalningsinformation och väljer om du ska betala varje månad eller årligen. Betalningsinformation krävs inte om du väljer den kostnadsfria provperioden.

Om det är din första upplevelse med Office 365, kan du stöta på lite informationsöverbelastning när du först loggar in. Om du har registrerat dig för den kostnadsfria testversionen av Microsoft Office 365 Enterprise E3, kommer din instrumentpanel att innehålla över ett dussin brickor länkade till olika Microsoft-program och funktioner som ingår i Enterprise E3-nivån. En av dessa plattor är Microsoft SharePoint Online. Dessutom kan du komma åt de administrativa aspekterna av Microsoft SharePoint Online under Admin-modulen genom att använda menyn Admin Centers till vänster.

Microsoft SharePoint Online låter användare skapa enskilda webbplatser som en organisations- och hanteringsenhet. Varje SharePoint-webbplats kan ha sitt eget dokumentbibliotek, anteckningsböcker, säkerhet och design. Dessutom kan webbplatser organiseras som fristående webbplatser eller i en hierarki genom användning av underplatser. När du skapar en webbplats uppmanas du att välja mellan en Team-webbplats eller en Kommunikationssajt. Teamwebbplatser är de traditionella SharePoint-webbplatserna, avsedda för samarbete inom en organisation, särskilt där en betydande andel av användarna kommer att vara involverade i dokumenthantering. Kommunikationssajter är användbara för scenarier där en enskild eller liten grupp skapar innehåll som konsumeras av en större grupp användare; tänk på det som en korsning mellan ett dokumentbibliotek och en blogg. Båda webbplatsalternativen kan användas för att dela dokument och är mycket anpassningsbara.

Teamsajter i Microsoft SharePoint Online är flexibla, förutsatt att någon är villig att navigera i inlärningskurvan. En webbplatss dokumentbibliotek, till exempel, kan konfigureras med många metadatafält, som kan utnyttjas för ett antal olika funktioner. En dokumentvy kan anpassas för att visa specifika fält som du kan använda för att söka och sortera. En vy kan också filtreras för att bara visa dokument med matchande metadata, vilket låter dig skapa flera vyer, var och en anpassad för att visa en specifik uppsättning dokument.

Microsoft SharePoint Online-dokumentbibliotek kan synkroniseras med din dator eller mobil enhet med hjälp av Microsoft OneDrive-klienten. Skrivbordsanvändare kan helt enkelt klicka på Synk-knappen i dokumentbiblioteket för att konfigurera anslutningen (eller ladda ner programvaran). Nya filer kan läggas till i dokumentbiblioteket genom att dra och släppa, kopiera filer till en synkroniserad mapp på skrivbordet eller genom att använda olika Office-appar på skrivbordet eller mobila enheter. Ett slag mot Microsoft SharePoint Online under många år berodde på OneDrive-synk-klientens oförutsägbarhet. Microsoft har sedan släppt en ny OneDrive-klient, som verkar göra ett mycket bättre jobb med att hålla dina filer synkroniserade.

Dokumentdelning och samarbete

Kärnan är Microsoft SharePoint Online en dokumenthanteringsplattform. Förutom grundläggande dokumenthanteringsfunktioner, som filuppladdningar och nedladdningar, redigering och delning, hanterar Microsoft SharePoint Online också spårning av ändringar. Att hålla en logg över vem som har gjort ändringar och låta dig ladda ner tidigare utgåvor av ditt dokument för att granska ändringar eller återgå till en tidigare revision ger Microsoft SharePoint Online en hel del flexibilitet. Användare kan också konfigurera varningar i ett dokumentbibliotek för att få ett meddelande när ändringar görs. Dokument kan kolla in för att förhindra problem med flera personer som redigerar samma fil, även om samförfattare (flera användare som redigerar samma fil samtidigt) också stöds för moderna Office-dokument, förutsatt att alla användare använder Office 2010 eller senare.

Microsoft erbjuder några ganska rejäl säkerhets- och efterlevnadsfunktioner i Office 365, av vilka många kan utnyttjas mot Microsoft SharePoint Online. De flesta andra svit för dokumenthantering av företag, som Ascensio System OnlyOffice, erbjuder grundläggande säkerhetsfunktioner som behörigheter och revisionsspårning. Microsoft SharePoint Online stöder också dessa funktioner men inkluderar även funktioner i storleksordning över tävlingen. Till att börja med kan du skapa policyer som hanterar saker som dokumentetiketter, förebyggande av dataförlust, lagring av dokument och åtkomst till handledare. Dokumentetiketter används för att identifiera dokument som kan ha känslig information, till exempel kreditkort, personnummer eller kundinformation.

SharePoint erbjuder verktyg för att inte bara skapa och hantera dessa etiketter utan också använda dem på befintliga dokument (eller till och med e-postmeddelanden om du använder en fullständig Office 365-svit) baserat på dokumentets innehåll. Liknande verktyg finns tillgängliga för att förhindra dataförlust, till exempel att förhindra att dokument som innehåller känslig information delas utanför din organisation. Verktyg finns också tillgängliga för att hantera dokumentbevarande, både för att förhindra användare att permanent ta bort dokument och för att upprätthålla arkivering eller borttagning efter en definierad tidsperiod. I många av dessa fall erbjuder Microsoft en fördefinierad uppsättning filter som är utformade för att underlätta överensstämmelse med bestämmelser i olika länder, inklusive HIPAA-lagen (Healthability Portability and Accountability Act) och motsvarande regler. Du kan också konfigurera policyapplikation med söktermer. Dessa policyer kan tillämpas i Microsoft SharePoint Online eller på enskilda webbplatser.

Revisionsloggning kan användas för att spåra aktiviteter på användarnivå eller administrativa ändringar. När loggningen är aktiverad kan du söka i granskningsloggen efter specifika åtgärder, användare, tidsfönster eller söktermer för att fokusera din vy. En funktion som nämnts tidigare, eDiscovery, är ett omfattande verktyg för att hitta dokument relaterade till ett specifikt ämne, t.ex. en rättslig åtgärd. Genom att använda eDiscovery kan du hitta dokument som ligger inom ramen för en stämning eller annan informationsbegäran, skydda relevanta dokument genom att sätta på dem, eller till och med exportera relevanta filer för att följa begäran.

Om dessa säkerhetsfunktioner låter skrämmande vet du att de är helt frivilliga och inte kommer i vägen om du väljer att ignorera dem. Fler standardiserade säkerhetsalternativ, till exempel grupp- eller användarbaserade behörigheter, finns också tillgängliga. Du kan också konfigurera hur fildelning utanför din organisation fungerar, till exempel att dela endast till autentiserade användare, ställa in utgångsperioder för anonym åtkomst eller använder sig av grupper för att hantera vem som kan dela dokument externt. Du kan också konfigurera delningslänkar för att ge skrivskyddad åtkomst till dina dokument.

Flexibelt och utdragbart arbetsflöde

Microsoft SharePoint har stött skapandet av arbetsflöden under en tid och SharePoint Online är inget undantag. Medan de flesta dokumenthanteringssystem med en arbetsflödesmodul stödjer grundläggande dokumenthanteringsuppgifter, som granskningsruting eller signaturförfrågningar, integreras Microsoft SharePoint Online tätt med Microsoft Flow, ett verktyg för att skapa arbetsflöden mellan olika plattformar. Genom att använda Flow kan du skicka godkännandeförfrågningar när dokument laddas till ett bibliotek, integrera med Microsoft Forms för att dirigera information till lämplig kontakt eller koppla ett dokumentbibliotek till en tredje parts molnlagringsplattform som DropBox Business eller Google Drive för Arbete. Microsoft erbjuder över hundra Flow-mallar, eller så kan du rulla dina egna.

Ett annat område som Microsoft driver som en integrationspunkt i deras holistiska informationshanteringsplattform är Microsoft PowerApps. Avsikten bakom PowerApps är att användare mycket enkelt (i relativa termer) kan skapa en app som kan fånga och lagra data i Microsoft SharePoint (även med Flow). Dessa PowerApps kan listas i Microsoft Store och användas för antingen interna affärsprocesser eller som kundvändande portaler.

På tal om appar betyder Microsofts långvariga relation med utvecklare att Microsoft SharePoint-appkatalogen är full av appar som du kan integrera på dina Microsoft SharePoint-webbplatser. Dessa appar finns i både betalda och gratis alternativ, men du bör vara medveten om att även gratisapparna har ett pris. Microsoft SharePoint-appbehörigheter är ungefär som du kan förvänta dig på din mobila enhet, och varje app innehåller en lista över saker som appen kan göra med dina dokument och data, så de bör hanteras med lämplig omsorg. Under de rätta omständigheterna kan Microsoft SharePoint-appar lägga till funktioner som förbättrade meddelandefunktioner, ytterligare kalenderalternativ, integration i andra tjänster och en mängd andra alternativ.

SharePoint Online är en kraftfull plattform

Microsoft SharePoints rykte för att vara svårt att hantera eller till och med använda är resultatet av dess fokus på funktioner över användbarhet. Med Microsofts ökade fokus på att göra Office 365 och dess olika komponenter tillgängliga för deltidadministratörer (särskilt de som stöter in i rollen av nödvändighet), är Microsoft SharePoint Online en uppenbarelse när det gäller att erbjuda avancerade funktioner som tilltalar företagskunder utan att leverera en lösning så komplex att den inte kan användas av mindre IT-butiker. För att vara rättvis finns det fortfarande några komplikationer att hantera Microsoft SharePoint, inklusive flera platser för administrativa inställningar. Men de flesta av funktionerna är mycket mer enkla att konfigurera än de har varit tidigare.

Microsofts prissättning på Office 365 är aggressiv och Microsoft SharePoint Online kan fås till en mycket rimlig $ 5 per användare per månad. Men det är fortfarande långt ifrån den prissättning på $ 1 per användare per månad som du kan få från konkurrenten Ascensio System OnlyOffice, våra andra redaktörers val. Baserat på dess nya användarvänliga fokus, de avancerade samarbets- och säkerhetsfunktioner som erbjuds med Flow, eDiscovery och det stora utbudet av konfigurerbara hanteringspolicy, tjänar Microsoft SharePoint Online enkelt en av våra Editors 'Choice-priser i dokumenthanteringen kategori.