Rubex av efilecabinet granskning och betyg

Rubex av eFileCabinet (som börjar med $ 15 per användare per månad) är en Software-as-a-Service (SaaS) dokumenthantering (DM), molnlagring och fildelningslösning utformad för att hjälpa företag att bli papperslösa och effektivt organisera sina filer och dokument. Rubex by eFileCabinet, som är idealisk för små till medelstora företag (SMB) som kräver en molnbaserad lösning, gör det enkelt att säkert dela dokument inom en organisation och externt samt att skapa lagring och efterlevnad av dokument. Rubex av eFileCabinet håller också automatiskt en historik över dokumentets livslängd, inklusive vilka förändringar som gjordes, vem som gjorde det och när. Det sparar proaktivt all information som behövs för framtida granskningsspår.

Rubex av eFileCabinet kan skryta med en omfattande sökfunktion, automatiserade arbetsflöden, skapande av mallar och fildelning med versionskontroll som syftar till att öka effektiviteten som matchar bra med Microsoft SharePoint Online, våra redaktörers val för DM-lösningar. Du hittar också ett bredare utbud av samarbetsalternativ från Ascensio System OnlyOffice, som är vårt andra val av redaktörsval i vår DM-programöversikt.

Dokumenthantering och säker lagring

Rubex by eFileCabinet är en integrerad webbportal för DM och fildelning som sätter funktionerna i företagets eFileCabinet Online- och SecureDrawer-tjänster till en modern, webbaserad lösning. Rubex by eFileCabinet syftar till att hjälpa små och medelstora företag att bli papperslösa och öka deras effektivitet och har smart dokumentorganisation, lagring och delning av funktioner. Det lägger till granulära kontroller för filtillstånd och hantering av datalagringspolicyer.

Rubex av eFileCabinet, designad kring samarbete, är den senaste utvecklingen av eFileCabinet Online, som har en komplett serie DM-funktioner för att säkert dela filer. För att stärka säkerheten för lagring och delning av dokument använder Rubex av eFileCabinet 256-bitars kryptering och använder Amazon Web Services (AWS).

Rubex av eFileCabinet är väldigt nytt; eFileCabinet-webbplatsen belyser fortfarande de äldre ännu mer kända eFileCabinet- och SecureDrawer-tjänsterna, vilket kan vara förvirrande. Framtiden är helt klart Rubex av eFileCabinet, som uppenbarligen erbjuder alla funktioner som de två applikationerna har men i ett nytt nytt användargränssnitt (UI). EFileCabinet Online Android- och iOS-apparna hänvisar på liknande sätt till eFileCabinet Online, även om det de får tillgång till är Rubex av eFileCabinet.

Prissättning och kapacitet

Från $ 15 per användare per månad, Rubex by eFileCabinet har säker fildelning med 25 GB lagring, men inga DM-funktioner eller funktionalitet. Uppstartabonnemanget är Advantage-nivån som kostar $ 30 per användare per månad med en 1 TB lagring. Detta är ett mer robust erbjudande som kommer att tilltala de flesta små och medelstora företag, men bara kan nås med minst tre användare. Fördelarabonnemang inkluderar eFileCabinet DM-system, säker fildelning, SideKick-appen, behållning (styrning), tvåfaktorautentisering (2FA), individualiserade säkerhetsinställningar, efterlevnadsverktyg och integration av e-signatur. Det inkluderar även Microsoft Office-integration, API-integration, applikationsprogrammeringsgränssnitt, revisionsspår, support och service och mobilåtkomst. Denna tiers funktionsuppsättning kommer att vara idealisk för de flesta små och medelstora företag som sussar ut sina moln-DM-behov. Prissättningen är ungefär genomsnittet för en produkt i detta sortiment, men kravet på att ha minst tre användare för att komma åt det känns som en strategi för att tvinga användare upp nästa nivå.

Nästa nivå är Business-prenumerationen, som kostar $ 55 per användare per månad och innehåller 5 TB lagringsutrymme. Business-nivån har alla funktioner i Advantage-nivån och inkluderar även affärsprocessautomation, zoned optisk karaktärigenkänning (OCR), arbetsflödesautomation, arbetsflödesdesigner och automatiseringsbibliotek. Den här nivån inkluderar även ombordverktyg, godkännanden, tidsramprocess, automatisk upptrappning av prioriterad process, dataspecifik filruttning och namngivning och lagring av autofiler. Det finns också ett företagsalternativ, men prissättning för det beror på specifika anpassnings- och lagringskrav. Alla prisplaner för Rubex av eFileCabinet faktureras på årsbasis.

Funktionalitet fokuserad på organisation

Rubex by eFileCabinet fokuserar på organisation och effektivitet i digitalisering, hantering och delning av dokument. Webbplatsens nyckelfunktioner och kontroll börjar från vänster på skärmen och blir mer kornig när du rör dig mot höger sida. Online-lösningen presenterar en attraktiv och intuitiv användarupplevelse (UX). Den övre fältet, som är färgat en mörkblå, har en tre-strips hamburgare-meny för att komma åt undermenyerna Hem, Admin, Sök, Filförfrågningar, Utcheckad och Mina inställningar. Den här menyn kan enkelt döljas för att maximera skärmutrymmet.

Avsnittet Administratör är där du kan lägga till användare, gäster och grupper. Härifrån kan du hantera licenser för användare och gäster och se användarsessionerna. Avsnittet Administratör är där mallar kan läggas till och där styrning och säkerhetspolicy kan fastställas. Säkerhetspolitiska alternativ är omfattande med olika komplexa lösenordskrav, lösenordsändringsfrekvens och tvåfaktorautentisering (2FA) val tillgängliga för optimal säkerhet.

Den blå fältet har också rullgardinsmenyer för Nytt, Dela, Redigera och en genväg för att tillämpa mallar. En orange "Behöver du hjälp?" knappen påkallar vanliga frågor (FAQs) och en stor sökruta får framträdande på höger sida. Det finns också länkar till en QuickStart-guide för nya användare och en uppgiftsikon avslöjar avsnittet Aktivitetscenter som visar de senaste uppladdningarna och aviseringarna.

Tre stora ikoner faller under Rubex-logotypen. Den första är en husikon för hem, som öppnar Mitt konto, som har en byggnadsikon för att utse ett företag. Användare kan skapa flera skåp för att lagra sina filer; det är också möjligt att skapa kapslade lådor i arkivskåpen. Att bygga en intuitiv och logisk filstruktur är enkelt.

Den andra huvudikonen är Mina andelar. Det består av sammankopplade prickar och listar upp alla delade dokument och deras status om de har åtkomst eller inte, och hur länge de finns kvar. Den tredje ikonen, en portfölj, är för Mina portföljer, där du kan lagra alla dokument som är kopplade till ett specifikt projekt eller en klient.

I avsnittet Mitt konto finns popup-ikoner längst upp till höger, inklusive detaljer, kommentarer (där användare kan lämna virtuella post-it-anteckningar), profil och behörigheter (för att växla behörigheter för läs, skrivning och radering för Användare och grupper). Det finns ett popup-fönster för Governance för att skydda filer från att redigeras (eller raderas), automatisering och granskningsloggar. Styrning blir en kritisk funktion när fler anställda får tillgång till viktiga dokument. En god förvaltningsinställning säkerställer att cheferna kan se vilka filer som har tagits bort och av vem, och det kräver godkännanden från chefer innan filer rensas helt från systemet.

Blandningen av tydlig och skiktad navigering och ikonbaserade kontroller gör det enkelt för användare av alla färdighetsnivåer att bli bekanta med Rubex av eFileCabinet. Men det kommer att finnas en inlärningskurva för användare som kommer från äldre eFileCabinet Online UI som hade fler verktyg och alternativ tillgängliga vid första anblicken. Jämfört med eFileCabinet Onlines användargränssnitt är Rubex av eFileCabinet visuellt minimalistiskt men ändå mer funktionellt dynamiskt. Medan eFileCabinet Online ser ut och känns som en inbyggd app i Microsoft Office-stil, komplett med ett band-UI, ser Rubex av eFileCabinet ut som en mobilapp som kräver några fler klick för att komma till vissa menyalternativ. Vissa användare kanske uppskattar det rena utseendet, men det är en fördel att ha fler menyalternativ närvarande hela tiden.

EFileCabinet iOS- och Android-appapplikatörer lägger till lite bekvämlighet och låter användare ladda upp foton och dokument direkt från sina mobila enheter. Men olika användare har rapporterat problem med att logga in eller ladda upp sina filer. Jag använde Android-appen under min testning och fick problem med att ladda upp filer också.

Sätta kraften i sökning i DM

Att använda ikoner för skåp, lådor och mappar ger kontorsarkivering och organisering av konventioner i det digitala rymden. Detta gör arbetet med DM bekant, och det är möjligt att skapa snyggt organiserad och kapslad struktur för filer. En av de största funktionerna i Rubex av eFileCabinet är dess OCR-motor (Optical Character Recognition), som kan ta skannade dokument och PDF-filer och göra deras innehåll sökbart. När du högerklickar på ett dokument i Rubex av eFileCabinet, kan du välja en inställning "Make it Searcheable (OCR)" för att lägga till innehållet i det dokumentet i sökbasen. Med hjälp av Zonal OCR, som ingår i affärsabonnemanget 55 dollar per användare per månad, extraherar det bara de viktigaste datafälten från ett skannat dokument och lagrar de extraherade värdena i strukturerade databaser.

Det finns också möjlighet att lägga till metadata, taggar och profilnamn för att bättre underlätta arkivering och sökning av dokument. Sökning sparar mycket tid när volymen på filer och dokument växer. Användare kan ställa in metadata, taggar och profilnamn kan hjälpa till att skräddarsy det som letas efter mest beroende på vad ett företag behöver. Sökfunktionen fungerar snabbt och exakt och hjälper till och med att hitta nyckelord som finns i skannade PDF-dokument.

Att redigera dokument och filer direkt från Rubex av eFileCabinet är inte möjligt, men det finns en in- och utcheckningsprocess som låter användare kolla in dokumentet och göra ändringar i dokumentets ursprungliga format. När användare kontrollerar dokumentet igen med de ändringar de gjort, kommer Rubex av eFileCabinet att skapa en ny version av dokumentet för mer exakt versionskontroll och revision. Rubex by eFileCabinet låter användare kommentera, redigera och e-signera dokument när de är i programmet, men faktiska ändringar måste göras utanför.

Det är möjligt att lägga till e-signaturer för dokument, men webbplatsen kommer att studsa användare offsite för verifiering från Citrix RightSignature; integration med DocuSign är också tillgänglig. Delningsfunktionen är integrerad i högerklick-menyn. När du musar över en fil i en låda eller ett skåp kan du högerklicka för att få fram fler alternativ. När du klickar på delningsalternativet öppnas ett fönster som markerar den delade filen och låter dig ange en e-postadress och ett meddelande för mottagaren. Delade filer är skrivskyddade som standard, men genom att klicka på fliken Avancerat visas olika alternativ, inklusive läsnings-, skriv- och raderingsbehörigheter; Ladda upp, ladda ner och ta bort aviseringar, såväl som ett utgångsdatum via ett användarvänligt kalendergränssnitt.

En omfattande lösning för små och medelstora företag

Rubex av eFileCabinet slår framgångsrikt mångsidigheten i eFileCabinet Online och den säkra lagrings- och delningsfunktionen i SecureDrawer och lägger till kraftfulla OCR och omfattande sökfunktioner. Med fokus på att organisera dokument, enkel revision och administrationskontroll är Rubex av eFileCabinet en ganska omfattande DM-lösning som kan hjälpa små och medelstora företag mot deras mål att modernisera och utvecklas till ett effektivt papperslöst kontor. Men om du behöver ett bredare utbud av samarbetsalternativ, kolla först in våra Editors Choices Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online.