Översikt och betyg av kalkylblad

Funktioner och användargränssnitt

Det finns två viktiga sätt att lägga in din tid i TSheets: Ett är genom att klicka på schemaikonen från menyn till vänster, och ett annat är att välja schema, sedan Åtgärder och sedan Lägg till skift. När du skapar en skift dyker ett meddelande upp med frågan om du vill meddela din anställd. I kalendern kan du visa medarbetare eller jobb. Det finns också en widget för tidsspårning som låter dig spåra tidskortet, vem som arbetar och verktyg. För att klocka ut trycker du på Time Clock och trycker sedan på den röda knappen "Clock Out" på Time Clock. Eller så kan du klicka på Time Clock och sedan välja jobbet och ändra Clock In till Clock Out eller vice versa.

I januari 2018 förvärvade Intuit TSheets och förvärvet innebar en integration med Intuit QuickBooks Online. Användare behöver inte köra ett webbanslutning för att ansluta till QuickBooks Online, men de kommer att behöva en för QuickBooks Desktop om de kör en version från 2016 eller äldre.

En nyckelfunktion som vi gillade i TSheets är widgeten "Vem arbetar", som visar vilka individer som är på klockan, vilka grupper som arbetar och en karta över var människor är inloggade runt om i världen. Detta kan filtreras så att du bara väljer vem du vill se. Du kan också klicka i rutan för att manuellt kolla anställda i arbetet.

Kartfunktionen använder GPS från mobilappen för att spåra plats och rörelse medan du är på klockan. Vi kunde nå 53, 5 meters noggrannhet. Laptop- och stationärspårning sker baserat på IP-adress (och därför inte lika exakt). Du kan se vilken enhet och operativsystem dina arbetare använder. Du kan automatiskt stänga av anställda om deras GPS tappar.

Behörigheterna faller under fyra nivåer: administratör, löneansvarig, anpassad och anställd. Under Anställd, som är den vanligaste tillståndsnivån, har du nio behörighetsnivåer, inklusive mobil tidsinmatning, hantera tidtabeller för alla anställda, hantera jobb och hantera andra användarkonton. Du kan lägga till anpassade regler för varje anställd, inklusive saker som Övertid, PTO-koder och mobilalternativ, eller så kan du göra begränsningar, till exempel att stänga av mobilappar för vissa arbetare. Detsamma gäller för alla nivåer, inklusive Payroll Manager, som främst är i systemet för att godkänna och avvisa tidblad och betalningar.

Systemet låter dig lägga till IP-adresser för att begränsa platserna där människor arbetar. Till exempel: Om du vill garantera att människor bara arbetar på kontoret kan du begränsa alla andra IP-adresser. Om du vill låta någon arbeta hemifrån kan du ge dem en IP-adress för hemmet, förutsatt att den är statisk.

Clock-in görs via ett flytande fönster stoppur. Det här är en trevlig funktion eftersom den låter dig se din timer kör, men du kan arbeta någon annanstans i systemet. Med knappen "Ta en paus" kan du pausa klockan under en viss tidsperiod utan att helt stänga av. Arbetsgivare kan ställa in vad dessa pauser är, och de kan automatisera det så att appen meddelar en användare att pausen håller på att avsluta. Användare kan också ange tid via ett manuellt tidskort. Tidskortet justeras automatiskt när användare lägger till nya poster eller registrerar nya klockor via stoppuret.

Robust rapportering

Rapporteringsfunktionerna är enastående. En rapport som är särskilt användbar är "Schemalagd kontra arbetad rapport." Du kan få en jämförelse av schemalagda och arbetade timmar för en viss vecka eller löneperiod. Alternativen inkluderar visning efter vecka, betalningsperiod eller anpassat intervall. Du hittar detta genom att klicka på Schemalägg rapporter från menyn till vänster> Schemalagd kontra arbetad. Välj sedan en betalningsperiod eller ett anpassat datumintervall och klicka på Kör rapport. Gå till rapporter> Schemalägg rapporter> Tardies ger dig en bild av personer som var sena och du kan ange att de var sena med 0, 1, 5, 10 och 20 minuter.

Det finns några tillägg som Punch In / Punch Out Time Card och manuellt Time Card, Time Slider, Timesheet Editor och Betid Time Off Tool. Verktyget har ett brett utbud av utmärkt förkonserverad rapportering baserat på anställdas timuppdelning, lön, GPS-placering och i princip allt annat som systemet ger dig ett datafält. Det fantastiska med TSheets är förmågan att spåra avancerade data och sedan förvandla den avancerade informationen till "anpassade" rapporter. Vi kunde välja en Timesheet Log och ladda ner en CSV-fil organiserad efter löneperiod. Det är en snyggt arrangerad CSV-fil med information om när användare klockade in, klickade ut och bytte jobbkoder.

Mobil app

Den inbyggda mobilappen kallas TSheets Time Tracker. Det är otroligt lätt att använda. När du loggar in får du en tidsklockskärm med alternativ som Datum och tid in, Jobb och anteckningar. Mobilalternativen under "annat" är Översikt, Tidsklocka, Tidblad, Schema och mer.

Vi gillade hur Time Clock på mobilappen är det första alternativet. När du har klockat in på mobilen visas en karta över platsen för att visa var du är. Du får ett rött knappalternativ för att klocka ut och den gröna knappen för att växla tid och jobb. Till vänster ser du en vy av den totala klockan och till höger den aktuella tiden som loggats under skiftet.

Förutom knapparna Clock In och Clock Out kan du lägga till ett orange alternativ för Take Break. När du hittat det här alternativet är det ett praktiskt tillägg till alternativen för tidsspårning. För att lägga till en "Lunch Break" -knapp går du bara till "Feature Add Ons" och sedan "Breaks" och lägger sedan till regler för vissa anställda med en viss pauslängd.

Du har möjlighet att göra pausen automatisk eller en manuell paus med anställda som startar eller stoppar en paus. Vi kunde lägga till Take Break-knappen på datorn, men kunde inte få den att dyka upp på telefonen. Det här problemet korrigerades när vi loggade ut och loggade in igen. Ett trick är att du måste stänga av "automatisk" för Lunch Break och "Rest Break."

Vi kunde lägga till ett foto till vår mobila tidsskift. Mobilappen presenterar en lättföljd bild av arbetsskift på olika projekt under veckan. Vi skapade projekten "Juridiskt assistentarbete", "Uppgradering av elektrisk infrastruktur för XYZ City", "Kabelföretagstekniker", "målning av myndighetskontor" och "SEO-rapporter för XYZ-butiker."

När du klickar på schema-knappen på mobilen kan du se Mitt schema till vänster eller helt schema för anställda. Om du klickar på ett jobb och det inte tilldelas dig får du ett felmeddelande. Chefen måste tilldela arbetet till den anställda. "Det här jobbet tilldelas inte dig. Kontakta din chef för att lösa problemet." Om du försöker spara ett tidblad och det strider mot en annan tid får du "Konflikt hittat."

GPS-spårnings- och geofencingfunktioner är viktiga funktioner i TS-bladen. Du kan se platsen i skrivbordsversionen av var någons mobila enhet finns. Geofencing låter dig spåra den geografiska omkretsen för var en anställd ligger jämfört med GPS-spårning, som spårar en enda plats.

Avancerad spårning och anpassning

De flesta spårningslösningar baserar sina lösningar nästan helt i tid. Det finns 24 timmar om dagen, multiplicerat med sju dagar, multiplicerat med ungefär fyra veckor, multiplicerat med 12 månader. Ta all information som samlats in inom dessa parametrar och skjut in den i fakturor, rapporter, betalningar och arbetsbelastningsprojektioner. Detta är logiken som driver andra tidsspårningssystem. Vad TSheets gör extra bra är att erkänna att arbete kan utföras och mätas utanför den vanliga timmen, dagen, veckan, månaden, årskalkylen.

Verktyget erbjuder avancerad spårning av mängder, som, om du är en lastbilschaufför eller hantverkare, kan vara mer fördelaktigt än att spåra de timmar du har arbetat. Med TS-ark kan du skapa sex helt anpassningsbara fält och sedan använda dem som instruktioner för varje utklockning. Om du driver ett byggföretag kan du få frågan: "Var det en incident? Ja. Nej." Om arbetarna inte svarar kan de inte klocka ut. Du kan fråga lastbilsföretag hur många kilometer de körde. Dessa fält kommer sedan att dras in i rapporter för att ge dig en mer omfattande bild av hur arbetet utförs, hur produktiva team är och alla andra relevanta arbetsplatsuppgifter du kan behöva för att skapa en fullständig bild av en arbetsdag eller skift. Du hittar inte denna nivå av avancerad spårning på Mavenlink, Zoho Projects eller Wrike. Kom bara ihåg att dessa verktyg erbjuder projekthanteringsfunktioner som är miles mer avancerade än motsvarande funktioner du hittar på Hubstaff och TSheets.

Arbetsgivare kan också använda den här funktionen för att kräva ett foto vid klockan och klockan. Du kanske är intresserad av om folk städade sin arbetsstation eller om produkter flyttades från en plats till en annan. Denna kapacitet ger administratörer och chefer extra kontroll (utan draconian spyware hittar du på verktyg som TSheets). Om du verkligen behöver övervaka anställda på minut-för-minut-nivå använder du det öppna API för att bygga spårning via en tredjepartsapp.

Tidspårningsflexibilitet

TSheets låter arbetare använda telefonsamtal för att klocka in. Detta är en tilläggsfunktion som är $ 1, 50 per månad per användare. Det är idealiskt för låglönearbetare som kanske inte har en smartphone eller en dator som är behändiga men behöver klocka i arbetet. De ringer ett avgiftsfritt nummer, säger sina namn, checka in och lägger på. Om du vill ha extra säkerhet för den här funktionen kan du också konvertera röstsamtal till text för $ 0, 05 per transkript.

När du kommer in i TS-ark får du en skärm för att ange varför du spårar din tid, vilket betyder att schemaarbete, spåra projekt, köra lönrapporter eller fakturakunder. Du kan välja att spåra din tid i mobilappen, på datorn eller i en tidskiosk. Vi fann konfigurationsskärmarna enkla att använda. Som standard är en konfigurationsskärm inställd för att "låta anställda korrigera sin egen tid." Hjälpsamma tutorials dyker upp när du loggar in. Översikten visar hur det kommer att se ut när du loggar in på mobilappen. Funktionen Who's Working är nyckeln. Du kan klicka på namnet för att se på kartan där den anställda är.

Från menyn Komma igång kan du ställa in ditt företag, anställda ombord, spåra projekt, förbereda för lön och titta igenom turer och utbildning. Vi kunde enkelt lägga till projekt som "Uppgradering av elinfrastruktur för XYZ City." Vi blev ombedda att ställa in hur man ska löna lön. Vi ställer det in två veckor.

Vi skrev in tid för det falska projektet "SEO-rapporter för XYZ-butiker" för veckan den 11 mars 2019. Då ville vi gå bakåt och gå in för veckan innan. Du klickar på "(inget jobb)" för att visa en meny med jobb att spåra. När tiden ändras från "grå" till "röd" betyder det att du gick övertid. Vi fann att färgkodningen var en användbar funktion.

Programvaran har robusta konfigurationsalternativ. Under Min profil kan du ställa in påminnelser om när du ska klocka in och ut, och när en tilldelad skift har publicerats eller ändrats. Du kan också markera att du glömde att klocka in efter att en skift startade. Under meddelanden kan du också registrera dig för det månatliga nyhetsbrevet, veckodag eller användarbjudande av välkomstmail.

En begränsning vi stött på var när vi försökte mata in framtida tid för en anställd med Timesheet Editor. När vi försökte ange framtida tid fick vi popup-meddelandet "Du får inte skapa tidblad i framtiden." Vi tror att denna kapacitet kan vara användbar om ett team behöver hantera vem som kommer att arbeta skift under de kommande veckorna. Vi förstår emellertid faran med att fakturera för framtiden.

Ett hack ovanför

TSheets är den bästa lösningen för spårning av speltid på marknaden. I stort sett ser TSheets enkelt ut att använda. Det är välorganiserat med den vänstra menyn med Time Clock, Schema, Who's Working, Time Entries, Betid Time Off, Approvals and Reports. Även om det saknar PM-element som du hittar i lösningar som Mavenlink, Wrike och Zoho Projects, har det tillräckligt med arbetskraftsprojektion och tidshanteringsfunktioner för att få dig genom grundläggande skifthantering och projektbemanning. TSheets erbjuder inte heller den spionprogramfunktion som du hittar i ett verktyg som Hubstaff, så om du behöver skärmdumpar av anställdas arbete inbäddade i ett tidsspårningsverktyg, kommer du förmodligen att leta någon annanstans.

Om det du behöver är förmågan att mäta tid, produktion och andra fakturerbara kriterier i ett lättanvänt system är TSheets det bästa verktyget vi har testat. Det är anpassningsbart, användarvänligt och mycket intelligent.