Utmärkt recension & betyg

Workful är den senaste webbplatsen för lön som vi testat. Det utvecklades av samma företag som producerar TaxSlayer, en online-ansökan om personliga skatter och förberedelser som började som ett litet, familjeägt skatteföretag 1965. Det gjorde en bra start i denna nya riktning och erbjuder något som konkurrenter inte erbjuder för gratis: en inbyggd tidsklocka. Webbplatsen tillåter obegränsade lönekörningar och fördjupade medarbetarregister och portaler, samt åtkomstbehörigheter som i vissa fall kan definieras ner till skärmnivå. Ett utmärkt användargränssnitt och navigationsverktyg gör det enkelt för även oerfarna lönschefer att ta itu med. Det skulle dock vara enklare om onlinehjälpen var mer robust och om Workful tog ansvaret för att lämna in löneskatter, som Editor's Choice Gusto och andra gör.

Udda priser

Workfuls prissättning liknar ingen av tävlingarna. Det finns inget baspris; du debiteras bara $ 10 per anställd per månad (om det betalas varje månad; $ 8 per månad om det årligen), med en lägsta avgift på $ 50 per månad. Om du har färre än fem anställda betalar du fortfarande för fem. Detta gör Workful till en av de dyrare webbplatserna som granskas här. Endast QuickBooks full service-lön kostar mer, till $ 80 per månad plus $ 4 per anställd per månad. Grundversionen av Patriot Software är den absolut billigaste till $ 10 per månad plus $ 4 per anställd per månad; webbplatsen skickar dock inte in löneskatter på denna nivå.

Ställa in fungerande

När du har skapat ett användarnamn och lösenord ber Workful om ditt företagsnamn, antal anställda och kontaktinformation. Sedan uppmanas du att välja funktioner som är viktiga för dig (tidsspårning, rapportering, en anställdsportal osv.), Men det här steget är valfritt. När du klickar förbi det, kommer du in på Workful-hemsidan, där du blir frågad om du vill ha livehjälp med installationen.

Sedan finns det en lista med fyra ombordsteg i ett popup-fönster som du kommer att arbeta dig igenom, som att ställa in tidsklockan och betala schema. Du behöver inte göra detta direkt från installationsskärmen. Du kan bara stänga fönstret och göra inställningar med huvudsidens inställningar, men det ger dig en god uppfattning om vad som måste göras innan du kör en lön.

Det första steget är Set Time Clock. Workful levereras med en inbyggd tidsklocka för vilken du måste ställa in parametrar. Detta är unikt bland lönesidor som vi har granskat. Du anger ditt företags kontorstid och anger om timmar automatiskt dras in i lönelistan och om raster kommer att inkluderas. Du måste också berätta Workful hur man hittar anställda så att de kan klocka in och ut. Det finns två alternativ: Du kan tillåta dem att göra det bara när de är i ditt företags Wi-Fi-nätverk eller om de befinner sig inom ett visst antal fot från en av dina kontor.

Det kan låta komplicerat, men det är det inte. Du anger helt enkelt namnet på ditt Wi-Fi-nätverk eller anger den fysiska adressen till ditt företag tillsammans med den maximala tillåtna närheten (hur många meter från det faktiska kontoret kan de vara och fortfarande klocka in och ut?). Ditt betalningsschema kommer nästa. Vilken frekvens kommer dina lönelistor att vara? Varje vecka? Som utkommer varannan vecka? Vilket datum kommer att markera slutet på din första löneperiod och vad kommer det första lönecheckdatumet att vara?

Utmärkta anställda poster

Därefter uppmanas du att ange medarbetarposter. Jag gillar hur Workful visar information om anställda i enskilda poster. Det finns sex divisionsflikar, av vilka ett par jag inte har sett på konkurrenternas webbplatser - Utgifter och tidsklocka. Klicka på fliken Profil för att se standard kontaktinformation, födelsedatum och personnummer. Fliken Tidsklocka visar klockningar och uttag i en vecka åt gången.

Dokumentfönstret är ett arkiv för personalfiler, till exempel medarbetarhandböcker och utvärderingar av anställda. Om arbetaren har skickat in kostnader visas de under fliken Kostnader, tillsammans med deras godkännandestatus. Fliken Time Off öppnar den bästa, mest omfattande informationsskärmen som jag har sett för detta ändamål. Du kan växla mellan de tre typerna som stöds: semester, sjuk och PTO. Den här sidan visar också - i både siffror och i en graf - hur många timmar som har samlats och vad den aktuella saldot är (detta kan justeras manuellt). Den berättar också hur många timmar som har godkänts och använts och hur många som väntar. I en tabell nedan listas medarbetarens ledighet.

Du hittar de nötter-och-bultdetaljer du behöver inkludera för den anställda under fliken Lön: direktinlåningsinformation, federala och lokala källor, inkomsttyper och startbalanser för eventuella tidigare avslutade lönelistor. Flera intjäningstyper kommer som standard, och semester och sjuktid ingår, men du kan inte lägga till dina egna typer som du kan i OnPay och andra.

Entreprenörsposter hanteras separat. Du behöver bara ange namn och e-postadresser; Workful skickar entreprenörer ett e-postmeddelande som tar dem till en skärm där de kan slutföra sin onboarding.

Slutligen anger du den information som krävs för att ansluta ditt bankkonto till Workful för direkta insättningar. Du måste ange banknamn och kontotyp, routningsnummer och kontonummer. Du måste också tillhandahålla information om huvudansvarig (namn, födelsedatum och personnummer) och bilder av ett ACH-auktoriseringsformulär och ett körkort för administratören, samt individens personnummer.

Omfattande navigationsverktygsfält

När du stänger webbplatsens ombordverktyg, oavsett om du har genomfört alla steg eller inte, kommer du att kunna se användargränssnittet. Workful öppnar till sin instrumentpanel; du kan alltid komma tillbaka till detta genom att klicka på dess ikon, som är den första i en serie länkar som rinner ner till vänster vertikala fönster. Workful's Dashboard är inte lika robust som SurePayroll. Meddelanden om uppgifter som behöver uppmärksamhet (till exempel förfrågningar) visas högst upp. Information om nyligen avslutade lönelistor och prognoser för nästa ligger under det, med länkar till vanliga lönekörningar utanför cykeln. En lista över anställda dyker upp i det högra vertikala fönstret, tillsammans med deras aktuella tidsklockastatus (klockad in / utstängd).

Den andra länken ned öppnar en komplett medarbetarlista med aktuell klockstatus för varje arbetare. Klicka på ett namn, och motsvarande medarbetarpost öppnas. Du kan ange nya poster härifrån och länka till ett organisationsschema som Workful skapar automatiskt genom att titta på vilken chef som tilldelas varje arbetare - en ovanlig och välkommen funktion. Entreprenörsposter lagras förutom anställda i Workful. Varje post är indelat i två områden. Den första är en grundläggande kontaktprofil och den andra innehåller finansiell information som bankinställningar (för direkt insättning), betalningsgrad och betalningshistorik.

Fliken märkt Document Warehouse öppnar ett clearinghouse för personaldokument som du har laddat upp, både offentliga och privata. Nästa länk nedåt är Lön; mer om det senare. Time Off öppnar en lista över alla anställda och hur många timmar de har samlats in och använt samt de nuvarande balanserna och frånvaro som väntar eller godkänts. Du kan lägga till och redigera policyer här. Workful ger också en grafisk kalender som spårar händelser som födelsedagar och helgdagar, lönedagar och dagar specifika anställda är ute på kontoret. En annan skärm visar en lista över utgifter och deras godkända / nekade status.

Workful's Rapporter är ganska skimpy. Dessa kommer förmodligen att mogna, men för tillfället uppfyller de inte standarden som anges av webbplatser som OnPay. Det finns bara sju av dem, och de är oftast bara listvyer av data, som endast kan anpassas efter datumintervall. Den ena är en enkel lista över anställda med anställningsdatum, födelsedagar och telefonnummer. en annan visar anställdskostnader. Andra erbjuder mer djup, till exempel lönelisterregisterdetaljer och skatteplikt. Utöver dessa brister kan rapporterna inte exporteras till något annat format, bara visas på webbplatsen.

Den sista ikonen i navigeringsverktygsfältet öppnar webbplatsens företagsinställningar. Det är här du går om du inte slutför installationen eller när du måste ändra något. Utöver de inställningar som jag redan har diskuterat, finns det två anmärkningar här: Först kan du ställa in din integration med QuickBooks Online (inga andra integrationer stöds). Och du kan tilldela användarrättigheter som ger ägare, administratörer och chefer möjlighet att komma åt eller ändra, visa och godkänna specifika delar av webbplatsen. Dessa roller är mer detaljerade än på andra webbplatser som jag har granskat - även än i Gusto. Du kan begränsa behörigheterna ner till skärmnivå i vissa fall.

Bra anställda portaler

Varje löntjänst som vi har granskat 2019 erbjuder anställdes portaler - lösenordsskyddade webbplatser där varje arbetares personliga information lagras och kan nås. Arbetsfulla är bättre än de andra jag har sett på. De ser ut och fungerar som huvudadministratörssidan med ett mycket lika vertikalt navigationsverktygsfält. Anställda kan se sina profiler och kontaktinformation för kollegor; deras tidsklockhistorik och dokument; och deras kalendrar, utgifter och ledighetstatus. Avsnittet Ekonomi visar deras inkomstnivå, bankinformation, lönestubbar och källor. Den enda rapporten ger en översikt över kostnader och körsträcka. Anställda kan spåra personliga utgifter i Workful utan att behöva skicka in dem.

Portalernas instrumentpaneler ger de anställda en snabb titt på viss nyckelinformation. De visar aktuell klockstatus och veckans historia, samt meddelanden från administratören, påminnelser om eventuella ofullständiga omborduppgifter och ett diagram som visar PTO-totaler.

Huvudhändelsen: Att köra en lön

Som är fallet med varje lönetjänst är det en enkel del att ordna en verklig lönekörning när du har fått upp allt. För att komma igång med att betala, klickar du på Kör lön i instrumentpanelen eller väljer lönikonen i det vänstra vertikala fältet. Om det finns utestående kostnadsgodkännanden varnar Workful dig och ger dig en chans att lösa dem innan du kör lönen. Då öppnas skärmen Lönekörning med endast en anställds ersättning, semester och sjuktid (Gusto gör att du besöker en andra skärm för detta) och att innehållande detaljer syns. Till skillnad från konkurrenter, som visar en lista över alla anställda med bara arbetade timmar, annan ersättning (bonus, provisioner) och avdrag för skatter och förmåner, måste du klicka på varje anställds namn i den vänstra vertikala rutan för att göra deras lönecheck information visas.

Detta är en ovanlig metod, men det skulle fungera för en lönechef som vill se alla detaljer innan man godkänner en lönekörning. De flesta webbplatser erbjuder en förhandsgranskning av lönestubben som ett alternativ innan de godkänner lönelistan, vilket jag tror är ett bättre sätt att hantera detta. Om du har många anställda kommer det att ta extra tid att bläddra igenom listan i Workful.

Till höger på skärmen Lönekörning finns en ruta som visar summan för löner och skatter för hela körningen. Om allt ser bra ut klickar du på Skicka. Fönstret för lönekörningsdetaljer visas och visar igen varje anställds inkomster och avdrag. Du kan skriva ut checkar eller stubbar från den här skärmen. Men ingenstans säger det exakt hur mycket pengar som kommer att dras från ditt checkkonto för direkt insättning och skatter, och på vilket datum. Det finns en summa för betalda löner och delsiffror för de olika löneskatterna, men inga totalbelopp.

Även om Workful beräknar dina löneskatter, överför dem till formulär eller kalkylblad och påminner dig om när ansökningar ska betalas, skickar de inte in dem ännu för dig som de flesta konkurrenter gör. Du måste fortfarande skriva checkarna och skicka dem in eller skicka betalningarna elektroniskt. Företaget testar för närvarande hanteringen av denna process för användare i ett tillstånd och hoppas kunna lansera fler stater under de kommande månaderna.

Workful är svag på mobil

Du kan inte köra en lön från Workfuls mobilappar (tillgängliga för både Android och iOS) som du kan i QuickBooks Lön. Det finns ingen admin-app, bara en avsedd för anställda att använda när de behöver klocka in och ut, och när det är dags att skicka in en kostnad. Som sagt är anställda-appen lika intuitiv som den är attraktiv. Det öppnar för tidsklockan, där personal bara måste klicka på en länk för att slå in. De kan också se upp till en veckas arbetstid. Om du klickar på navigeringslänken uppe till vänster och väljer Skicka utgifter fångar du ett kvittobild och skapar en post med betalningsmottagare, belopp och kategori.

Hoppfull om arbete

Workful har några exceptionella funktioner (medarbetarportaler, tidsklocka, granulerade användarrättigheter) och några stora underskott (mobil, rapporter och löneskatter). Men det är ungt, och vi ser fram emot att titta på det när det mognar. Under tiden rekommenderar vi vårt Editors 'Choice, Gusto, som utmärker sig inom alla områden och erbjuder en exceptionell användarupplevelse - tillsammans med de funktioner som oftast behövs av både nya och erfarna lönechefer.