Zipböcker granskning och betyg

Det här är det andra året vi har granskat ZipBooks, en relativt ny redovisningsapplikation för små företag. Webbplatsen har expanderat snabbt under det senaste året och har lagt till funktioner som faktureringslön, integration med Gusto-lönetjänsten, en ny iOS-app och uppgiftsbaserade användaråtkomstbehörigheter. ZipBooks har ett av de lättare att navigera användargränssnitten mellan småföretagens redovisningslösningar och cirka två tredjedelar av de funktioner som erbjuds av de bästa tjänsterna. Du kan skapa poster för kontakter och objekt, skicka fakturor; och tjänsten kan spåra tid, projekt och uppgifter. Tyvärr saknar det vissa funktioner som konkurrerande webbplatser erbjuder, såsom robusta kontaktposter, ett bibliotek med integrerade tillägg och spårning av lager.

Prissättning och planer

ZipBooks prissättning kan göra det attraktivt för enskilda innehavare eller mikroföretag. En gratis startversion tillåter obegränsad kontakter och fakturering, en banflöde och inkomst- och kostnadshantering. Den nivå vi granskade, smartare ($ 15 per månad), lägger till verktyg som tidsspårning, objektposter, lagsamarbete, fakturar och obegränsad bankanslutning. Den sofistikerade planen ($ 35 per månad) lägger till taggning, kontoavstämning, delning av dokument och avancerade rapporter. För $ 125 per månad förser ZipBooks dig med en personlig bokförare som skapar månadsrapporter, gör en viss skattebesparingsanalys och ger rekommendationer. Det finns en kostnadsfri 30-dagars provperiod på alla betalda versioner.

Hjälp behöver hjälp

ZipBooks erbjuder minimal online-hjälp, men inga andra konkurrenter än Sage Business Cloud Accounting är mycket starka i det avseendet. Efter en kort introduktion till varje avsnitt hoppar du in och börjar utforska. Webbplatsen har faktiskt inget stöd förutom en chattbox som hävdade att frågor besvaras på cirka fem minuter. Vid första försöket väntade vi 35 minuter utan att vi sågs och var tvungna att stänga chatten för att göra något annat, men vi fick ett grundligt svar mycket snabbare vid en annan tid på dagen.

Ett ord om chat-supportfunktionen här: Vi blev förvånade över att lära oss när vi begärde hjälp att representanten redan visste att vi hade gått in i samma kontakt fyra gånger. Kontakter betecknas inte som kunder eller leverantörer förrän du betalar en faktura eller får betalning på en faktura. de är bara generiska kontakter, vilket är ett ovanligt, förvirrande sätt att hantera detta. ZipBooks tillåter sina kundsupportrepresentanter att få åtkomst till begränsad information för att göra chatt sessioner effektivare och snabbare.

En representant kanske till exempel vet att du skapade en kundrekord eller faktura eller importerade 100 transaktioner. Denna policy påskyndade vår support session, men det är lite häpnadsväckande att veta att representanten visste något om vår företagsfil. En företagsrepresentant förklarade att detta är tillåtet enligt sekretesspolicyn och att inga specifika ekonomiska detaljer är tillgängliga för supportpersonal. Det skulle vara till hjälp om ZipBooks stavar det någonstans på själva webbplatsen, kanske i Inställningar. Billy, däremot, kräver att du markerar en ruta för att ge supportpersonal åtkomst till felsökning.

Det finns en liten KnowledgeBase på företagets webbplats, men ingen länk till den från webbplatsen när du är inloggad. ZipBooks är lätt att använda, men ingen finansiell webbplats - särskilt en som är inriktad på företag - bör vara utan flera hjälpalternativ. Zoho Books erbjuder till exempel många, inklusive telefon-, chat- och e-posthjälp, förutom robust online-dokumentation.

Inställningar och offentliga profiler

Varje bokföringswebbplats har ett avsnitt Inställningar som låter dig skräddarsy lösningen efter ditt företags behov. ZipBooks är bra i detta avseende och ber om information som vissa andra inte gör (affärsstruktur och årliga intäkter, till exempel) men det är inte lika djupgående som Zoho Books. Du kan skapa din organisations profil; ställa in en betalningsprocessor (fyra erbjuds); lägga till teammedlemmar och tilldela behörigheter efter uppgiftstyp (ny flexibilitet här); bifoga dokument; och upprätta inställningar (valutatyp, standardvillkor, e-postmeddelandetekst för pannplatta med mera).

ZipBooks erbjuder en ovanlig funktion som du stöter på när du går igenom inställningsskärmarna: Offentliga profiler. Det här är minihemsidor som skapats för dig med hjälp av data och grafik du tillhandahåller. Detta verktyg är helt gratis och helt valfritt; det ger helt enkelt ett annat sätt för dig att utöka din online-närvaro. Ingen konkurrent som vi har granskat erbjuder något liknande.

Dashboard och användarupplevelse

Startsidan för ZipBooks - dess instrumentbräda - öppnar en graf som visar ditt företags intäkter, kostnader och resultat för de senaste 12 månaderna. Den visar också ytterligare diagram och nummer för spårad tid, försäljning per kund, månadsinkomst och utgifter. Det tilldelar dig en Business Health Score baserad på en analys av din ekonomi. Det här är en utmärkt samling av ditt företags finansiella data, men det saknar att göra påminnelser som de du hittar inXero.

ZipBooks använder effektiv färg, grafik och skärmlayout; den totala användarupplevelsen är ganska bra. Och eftersom dess funktionsuppsättning fortfarande är ung (även om den har vuxit under det senaste året) är navigering väldigt lätt. Webbplatsen har två verktygsfält. En vertikal ruta till vänster innehåller länkar till primära applikationsområden: Fakturor, transaktioner, rapporter, kontakter, spårning och två nya: Lönelista (Gusto) och tillväxt. Den sista är en ny och unik funktion. ZipBooks hjälper dig att uppmuntra dina användare att granska ditt företag och sedan placera innehållet på Facebook, Yelp och Google och rapportera efteråt om dina framsteg. Det är ett intressant alternativ, men det börjar på $ 49 per månad.

Fyra ikoner högst upp på skärmen duplicerar några av menyalternativen, men det finns också en More-knapp. Klicka på detta, och en serie rutor tappar ner i ett fönster, duplicerar verktygsfältet till vänster, men delar upp varje område i individuella uppgifter. Många webbplatser gör samma sak och ger flera sätt att komma till samma skärmar. När du är på en uppgiftssida använder du samma konventioner som du är van vid, till exempel knappar, rullgardinslistor och fyllning i tomma fält. Kudos to ZipBooks för att visa en varning när du ska lämna en oavslutad skärm utan att slutföra eller spara den. Det är inte alla tjänster som gör det.

Skapa poster

ZipBooks är fortfarande ung, men det har gjort en bra start på att leverera kontaktpostmallar för kunder och leverantörer. När du har angett de grundläggande kontaktuppgifterna, visar den färdiga posten totalen för datum för intäkter och utgifter, samt en lista över senaste fakturor, uppskattningar och återkommande profiler. Zoho Books innehåller emellertid mer information i sina kontaktposter, till exempel en inkomstgraf, en fullständig aktivitetshistorik, ett kundmeddelande och en lista över e-postutbyten.

Item Records-funktionen illustrerar också ZipBooks ungdomar, men skivorna spårar mer data än de gjorde för ett år sedan. Du kan ange grunderna, t.ex. namn, beskrivning, pris, SKU och kategori. Om du köper objekt och säljer dem igen kan du inte ange ett köpeskillingspris och ett konto. Och du kan inte spåra dina lagernivåer. Intuit QuickBooks Online Plus och Xero erbjuder alla dessa funktioner.

Transaktioner och fakturering

Varje småföretags bokföringswebbplats som vi testat, inklusive ZipBooks, stöder online-anslutningar till finansinstitut. Du anger inloggningsuppgifterna för din banks webbplats och ZipBooks drar in transaktionerna som har rensats sedan din senaste import. Liksom konkurrenterna uppmuntrar ZipBooks dig att kategorisera dessa transaktioner, som du behöver för meningsfulla rapporter och skatteförberedelser. Standardkategorier är inbyggda, men de kan redigeras. Liksom många konkurrenter gör webbplatsen utbildade gissningar om hur vissa transaktioner ska kategoriseras. ZipBooks stöder också online-avstämning av konton.

Fakturerings- och uppskattningsoperationer är ganska standardavgift, även om ZipBooks har några underliga saker. När du har valt en kund från listan, kontrollerat datum och fakturanummer och angett ett beställningsnummer vid behov måste du ange ett förfallodatum manuellt, även om du har upprättat ett i Inställningar. Formen består av uppgifter och försäljning av varor (de flesta webbplatser smälter samman). Du kan också ta in tid och utgifter som måste faktureras till den nuvarande kunden. När du har valt ett objekt från de produkt- och serviceposter du skapade anger du antingen pris och timmar eller pris och kvantitet. Tyvärr håller ZipBooks inte reda på lagerkvantiteterna - det är ingenstans nära så sofistikerat som Zoho Books när det gäller lagerspårning.

Det finns inget fält på fakturaformuläret för moms och inget inställningsverktyg för denna kostnad, men om du klickar på kugghjulsikonen i slutet av varje rad kan du skapa och redigera skatteobjekt i fönstret som glider ut från höger sida om skärmen. Du kan sedan lägga till moms och rabatt om du vill. Sage Business Cloud Accounting ger inte bara ett fält för försäljningsskatt, utan anger också lämpliga skattesatser för varje geografisk region.

ZipBooks upprepar allt och sätter in det totala beloppet längst ner. Du kan spara fakturan eller slutföra den för att skicka i det högra fönstret; det senare handlar om att kontrollera e-postadressen och meddelandet och bifoga fakturan som PDF eller annat filformat. ZipBooks stöder återkommande transaktioner och kundpåminnelser. Det erbjuder också en betalningsport (mot extra kostnad), så att dina kunder kan betala fakturor med kreditkort.

Du kan också skriva in och betala räkningar nu i ZipBooks. När du har skapat en eller flera visas de i en lista som kan visas efter status (Öppen, förfallen, delvis osv.).

Spårning, rapporter och appar

ZipBooks erbjuder spårning av tid och projekt. Det låter dig inte spåra kostnader per projekt som Kashoo gör, men du kan skapa ett projekt genom att ange namn, kontakt, faktureringsmetod, timpris, budget och gruppmedlemmar. Du kan antingen ange tid manuellt eller använda webbplatsens timer och tilldela arbetade timmar till användare, kontakter och projekt. Alla dessa kan betecknas som fakturerbara. ZipBooks kommer också med möjligheten att tagga transaktioner, kontakter och projekt.

Webbplatsen har lagt till flera nya rapporter sedan vi senast granskade den. Förutom vanliga finansiella rapporter som resultaträkning och balansräkning, erbjuder det flera alternativ i fyra kategorier: försäljning, team & spårning, redovisning och skatt och kostnader. Anpassningen är minimal men tillräcklig med tanke på ZipBooks övergripande omfattning.

ZipBooks iOS-app (det finns ingen Android-app ännu) är ganska bra. Du kan lägga till och visa kundregister, uppskattningar och fakturor och tid / projekt. Det finns en instrumentbräda och en e-postlänk för hjälp. Din lista över banktransaktioner visas här och du kan lägga till utgifter genom att manuellt ange informationen eller ta ett foto av kvittot. Du kan inte göra allt du kan på webbplatsen, som att köra rapporter, men appen ger mycket av den funktionalitet du behöver när du är borta från kontoret.

Framsteg, med utrymme att växa

ZipBooks ökade i våra betyg i år; det är nu en trestjärnig webbplats. Webbplatsens kostnadsfria eller smartare nivåer kan vara bra val för ett mycket litet, servicebaserat företag, med tanke på deras användbarhet och spårningsförmåga. Men för $ 35 per månad faller fortfarande den sofistikerade planen vad vissa konkurrenter på samma prispunkt erbjuder. För att konkurrera med de mer avancerade bokföringslösningarna med dubbla poster som vi har granskat, skulle det behöva läggas till ett antal funktioner, inklusive mer integrerade tillägg, mer detaljerade kontakt- och artikelposter, verklig lagerspårning, bättre försäljningsskatteautomation, en Android-app och ett utökat supportsystem.

QuickBooks Online, årets Editors Choice, har alla dessa attribut och mer. Det är lite svårare att använda på grund av den komplexiteten, men dess abonnemangstjänst på tre nivåer, exceptionell mobilapp och hundratals tillägg gör det möjligt att starta litet och expandera när ditt företag växer.