Video: Getting Started With Zoho Docs - Webinar (September 2024)
Dokumentdelning och samarbete
Dela filer liknar också Google Drive, där du kan ange e-postadresser och ange behörigheter genom att välja en fil och klicka på Dela-knappen. Dokument har också permalänk för delning utanför programvaran. Användare kan också dela hela mappar och skapa grupper för att göra det lättare att dela med flera kollegor. En trevlig funktion är att du kan dela ett dokument men lösenordsskydda det för extra säkerhet; Du kan till och med ställa in ett utgångsdatum, då alla som du har delat dokumentet med förlorar åtkomsten. Filer kan checka in och checka ut (med andra ord låsta) för att undvika redigering av överlappningar.
Du kan lägga till uppgifter i dokument om du behöver skicka det till en kollega för granskning eller revidering. När du tilldelar en uppgift till en kollega får mottagaren en varning och en länk till det tillhörande dokumentet. du kommer i sin tur att få en varning när uppgiften är klar.
Om du redan använder Googles G Suite (tidigare kallad Google Apps for Work) kan du integrera ditt konto med Zoho-produkter. Zoho Docs Standard kan integreras med Google Drive och Googles användarhantering. Jag försökte koppla upp min Zoho Docs Standard- och Google G Suite-konto. Efter att ha tillåtit några behörigheter och loggat in på Google uppmanades jag att fortsätta installationen - och sedan blev jag spökt. Skärmen omdirigerades till mitt Zoho Docs-konto utan tecken på att Google hade integrerats. Efter att ha konsulterat en Hjälp-artikel upptäckte jag en lösning: Jag tryckte på knappen Ladda upp, valde Google Drive från rullgardinsmenyn och uppmanades sedan att verifiera. När du väl har anslutit dina konton kan du ladda upp filer och mappar från Google Drive. Du kan också synkronisera en Dropbox-mapp med en Zoho Docs-mapp kontinuerligt eller bara en gång. Båda dessa integrationer är ett utmärkt sätt att dra nytta av Zohos funktioner samtidigt som de fortsätter att använda bekant molnlagringsprogramvara. Du kan också länka till Adobe Sign för att aktivera digitala signaturer.
Inom Zoho Docs Standard kan användare skapa och redigera dokument med hjälp av Zoho Writer, som innehåller en spårändringsfunktion, digitala signaturer och ett antal avancerade redigeringsverktyg. Du kan till exempel skapa makron, färgglada diagram och pivottabeller. Dokument, kalkylark och presentationer kan exporteras som PDF, Windows och andra filer. Du kan också redigera filer offline; ändringar kommer att synkroniseras när du är online igen.
En cool funktion är möjligheten att redigera ett dokument samtidigt med dina kollegor. Du och dina kollegas kommentarer dyker upp på allas skärm, markerad med redaktörens namn. Användare kan kommentera och chatta under hela processen. Varje fil har en versionshistorik och du kan välja att återgå till en tidigare version när som helst.
En Zoho Docs Standard-app är tillgänglig för Android och iOS, där du kan komma åt, skapa och redigera filer när du är på språng. Jag laddade ner Android-appen, som har ett matchande användargränssnitt (UI) och öppnar upp för en mapp med senaste dokument. Du kan visa alla dina mappar, sortera dem efter namn eller datum och söka i filer.
