Expensepoint granskning och betyg

All programvara som avser att spela i kostnadsrapporteringsutrymmet måste betjäna två användarsamhällen: administratörer och revisorer som hanterar företagets pengar och de anställda som vill få betalt för de pengar de lagt ut för företagets räkning. Helst är båda användartyperna nöjda, men när det behövs konflikt vinner administratörer vanligtvis. När allt är de människor som väljer programvaran. Detta är ett långvarigt sätt att säga att ExpensePoint (som börjar på $ 7, 50 per månad) kan få bönsräknor att vrida sig som en lycklig valp som har magen gnuggas.

Men från ett användarperspektiv, vilket innebär att de olyckliga vägkrigarna försöker skrapa sina olika middagskvitton tillsammans och sätta dem genom en OCR-process, är ExpensePoint inte den vänligaste appen vi såg i denna roundup. Det håller det bakom våra Editors 'Choice vinnare Certify och Rydoo.

Förnuftig prissättning

ExpensePoint ger dig mycket knall för pengarna. Det kostar $ 7, 50 per användare per månad, utan några komplexa abonnemangsnivåer krävs för ytterligare funktioner. Alla prenumerationer låter dig fånga kvitton och andra utgifter genom att använda mobilapplikationen, kreditkortsimport och skannade bilder, samt genom att använda ett fullständigt godkännande-arbetsflöde (användare, godkännare och administratör).

Det är lätt att experimentera med det genom att använda den 15-dagars gratisversionen; detta leder dig genom den grundläggande funktionaliteten med enkla att följa tutorials. När du engagerar dig mer, förväntar dig dock mer en-till-en-interaktion från företaget. Medan appen är tänkt att vara universell, anpassar ExpensePoint-personal varje klients huvudbokskoder och -kategorier och även ombordklienter med administratörsutbildning. vilket gör att det är mycket likt med appar för företagsresursplanering (ERP) där efterförsäljning och tilläggstjänster kan vara ett krav som kan öka dina totala ägandekostnader.

Datainmatning, Old-School Style

Som med de flesta appar i denna roundup, har du flera sätt att få dina kvitton till ExpensePoint, börjar med en mobilapp, ett webbläsargränssnitt och företags kreditkortsdataström. ExpensePoint har också en Windows-skrivbordsapp som du kan komma åt offline (t.ex. på en planresa) och sedan synkronisera data med molnet senare. Och ExpensePoint tillåter till och med att faxa kvitton genom att använda ett dedicerat omslag som är utrustat med en streckkod. Det är utmärkt funktionalitet, även om gränssnittet var något svårt att behärska, till och med mer än Expensify, som har sina egna problem.

Till skillnad från de flesta av sina konkurrenter, spara ExpensePath, använder ExpensePoint inte optiskt teckenigenkänning (OCR) för att läsa kvitton. Istället använder den en funktion som heter kvittensläsare som använder Live Human Character Recognition - med andra ord sänds leverantören, datumet och det totala beloppet på ett kvitto, läses av riktiga människor och fylls sedan i lämpliga fält. Överraskande nog tar detta inte mycket längre tid än vissa av de produkter som använder OCR som Certify, även om processen kan känna sig lite besvärlig och potentiellt invasiv. När du har fått meddelande om att ditt kvitto har läst tilldelar du det till en rapport och fyller i alla andra nödvändiga fält, som kan inkludera GL-koden, ett projekt som förvirrande kan hänvisa antingen till klienten eller till en åtgärd. Därifrån kan du skicka rapporten.

Det finns saker jag gillar mycket med ExpensePoint, tillräckligt för att de verkligen gör lösningen värd en noggrann titt. När du till exempel skapar en körsträcka kan du ange start- och slutadressen. ExpensePoint beräknar körsträckan baserat på Google Maps och visar en kartbild som dokumentation. Det kan tillämpa olika kostnader per mil (eftersom gas kostar mer i Frankrike än i USA). Det gör också ett mycket bra jobb att komma ihåg de inställningar du använde för tidigare utgifter, så du behöver inte berätta för programvaran igen att Marriott ska kategoriseras under hotellresor. Kostnader kan kopplas till ett projekt eller en klient. Du kan också dela ut kostnader för att dela ut serviceavgiften från hotellkostnaden. Och det är lättare än vanligt att matcha utgiftskvitton med den information som dras in från företagens kreditkort med mobilappen.

Dessutom kan godkännare logga ut på en utgiftsrapport från antingen stationära eller mobila klienter utan att behöva gå till webbplatsen. Om chefen är på väg kan det påskynda återbetalningen. En instrumentbräda visar väntade utgiftsrapporter samt utgiftsutvecklingar per månad och kategori. Administratören kan välja vilka verkligt användbara videoklipp som ska visas på användarens instrumentpanel, vilket kan minimera tiden för att beräkna hur man ska säga, dela utgifterna.

Allt bokföringsproffs kunde vilja - nästan

Medan andra appar erbjuder viss kontroll över det belopp en anställd kan spendera på en biluthyrning går ExpensePoint mycket längre. Varje kategori kan ha unika fältetiketter associerade med det (till exempel kräver ett projektnamn eller deltagarlista); det kan också identifiera förhandsgodkända leverantörer (tvinga den anställda att förklara varför han valde Sixt framför Hertz) eller begränsa vilka anställningsgrupper som kan ta en sådan kostnad (varför hyr vaktmästaren en bil?). Och som alla andra appar kan fält kryssmarkeras som obligatoriska, så att en utgiftsrapport inte kan lämnas in om de inte fylls i.

Det finns också mycket granularitet i betalningstyper: företags kreditkort (företaget betalar räkningen eller arbetstagaren gör och får ersättning), betald anställd, anställd för att ersätta företag, betalning från ett kontantförskott eller en dagpost. ExpensePoint är också hypermedveten om internationella frågor som regionala skattestrukturer och valutaöversättning. Det finns fler säkerhetskontroller än i andra appar, till exempel möjligheten att tvinga ett lösenord ändras varje "n" dag eller att förneka återanvändning av lösenord.

All kostnadshanteringsprogramvara som jag granskat kan spara eller exportera data till en CSV-fil, men det är svårt att föreställa sig ett mer kraftfullt sätt att anpassa dataexport än hur ExpensePoint gör det. Till exempel kan du för varje mall du skapar berätta för ExpensePoint att byta namn på fält eller att kontrollera i vilken ordning data visas, vilket alla underlättar att importera till ditt valda bokföringssystem.

ExpensePoint har inte en standardintegration till Intuit QuickBooks eller något annat standardbokföringsprogram. Istället använder företaget en Automation Manager som kan automatisera dataexport till ett företags redovisningssystem, vilket är nästan lika bra. Och även utan en dedikerad integrationsbro kan du ersätta anställda inom programvaran med hjälp av en batchprocessor Automated Clearing House (ACH), som skickar pengar från ett företagskonto och deponerar dem på anställdens konto (vanligtvis inom tre dagar, enligt till ExpensePoint). Även om det innebär att återbetalningar kommer att ske snabbt lämnar det fortfarande dina bokföringsfolk med en manuell process för import av back-end data.

Ändå kan du förlåta dessa svagheter när du utforskar de 30 udda anpassningsbara rapporterna inbyggda i ExpensePoint, komplett med grafer och filter, från en godkänd åldrande rapport till kreditkortsbetalningsanalys. De är ganska imponerande.

ExpensePoint är främst byggt för bokföringsavdelningen, och även om det har justerats sedan vår senaste granskning för att göra det vänligare för slutanvändare kan det fortfarande vara lite skrämmande. Det har en otrolig mängd information för dem som behöver spåra kostnader, mellan detaljerad anpassning och kontroll per kategori och analysrapporterna, men ExpensePoint kostar inte mer än sina grundläggande funktioner. Det är mänsklig karaktärigenkänningsprocess är intressant om det är lite besvärligt; när det väl är utjämnat och gränssnittet gjort enklare för dagliga användare kommer det att vara en allvarlig utmanare att tävla med Editors 'Choice tools Certify and Expensify.