Expensify granskning och betyg

Grip utgifter för hanteringsdata överallt

Expensify försöker sitt bästa för att göra det så enkelt som möjligt att logga in och skapa ett konto. När du registrerar dig till den kostnadsfria prövningen, till exempel, går en concierge-bot dig igenom stegen för att ställa in.

För det mesta, om du har ett pappersskrot med ett nummer på det, har Expensify ett sätt att absorbera den informationen. Expensify tillåter dig att lägga till utgifter med sin mobilapp (tillgänglig för Android och iOS), som använder OCR SmartScan. Eller så kan du välja att ladda upp webbplatser, kvitton som skickas till en särskild e-postadress och specifika kreditkortkonton (både personliga och företag). Du kan också fånga kvittobilder från en webbläsare med hjälp av ett Google Chrome-tillägg eller importera dem med hjälp av Dropbox eller Evernote. Webbplatsen har en skärm där du kan ange flera utgifter samtidigt, fylla i ett kalkylbladliknande formulär och sedan ladda upp eller bifoga relaterade kvitton. Det första valet för datafångst är en mobilapp. Du tar ett foto av kvittot vid försäljningsstället, tilldelar det till en rapport och låter sedan programvaran göra det tunga lyftet. Expensify gör ett bra jobb på det här (även om det inte är så lätt som att peka och skjuta på kvitto-banken).

Men viktigare än ett roligt användargränssnitt (UI) är noggrannhet. Expensifis förmåga att tolka texten på ett skannat kvitto är exemplifierande. Den identifierade korrekt en klottrad total och leverantörens namn utan att skriva ut (skärmdumpen nedan visar det i sitt "råa" tillstånd utan att göra gissningar om kategorier). Användaren eller godkännaren kan dela utgifter, till exempel att separera en hotellvistelse från vissa måltidsavgifter; och det gör det med en process som är enkel och intuitiv nog för att få kostnadsdelningsförmågan i ExpensePoint att verka besvärlig.

Förutom redovisningskategorier (till exempel hotell eller måltider) kan du tagga utgifter med alla texter du anser vara meningsfulla (t.ex. ett projektnamn eller "intervjujobbkandidat"). Användarens webbpanel ger blygsam rapportering om det belopp du har spenderat efter kategori, taggar och tidsperioder.

Inte heller förlitar sig allt på att ta ett foto av ett kvitto. Växelkostnader kan spåras genom inskrivna avstånd eller avståndsmätare eller med GPS. Berätta för appen att det är okej att spåra dina resor i början av din resa, och Expensify räknar ut hur långt du körde. Medan andra appar räknar ut avståndet med Google Maps går du ibland inte från punkt A till punkt B (för att inte tala om vilken motorvägsuppdelning du var tvungen att undvika).

Webbanvändargränssnittet är lika rent och lätt att förstå som mobilappen. Den har nyligen uppgraderats och erbjuder nu fyra alternativ: Inkorg, utgifter, rapporter och inställningar på vänster sida av skärmen. Varje utgift tilldelas en rapport och kan sedan skickas in för godkännande på skärmen Rapporter. Expensify låter chefen bestämma hur ofta medarbetarkvitton ska "samlas upp" så att chefen inte ständigt besväras av inkommande kvitton.

Expensify tar också på sig några redovisningsuppgifter för småföretag. Till exempel kan du fakturera klienter för en timmes restid. Med dess faktureringsfunktion (förlita på Stripe) kan du skapa och skicka fakturor till vem som helst, även om de inte har ett Expensify-konto. Du kan starta en faktura från början eller använda en befintlig utgiftsrapport, och om verktygen som ingår i Expensify inte räcker gör programvaran det enkelt att integrera med de flesta fakturerings- och faktureringssystem från tredje part.

Programvaran visar bra tänkande om resekostnader och integreras med andra appar för att göra det enkelt. När du till exempel gör resebokningar med NexTravel, Egencia, Locomote eller en av en mängd andra tjänster fylls kvitto- och reseinformation automatiskt i Expensify. Allt du behöver göra är att fylla i några detaljer. Och även då kan mycket av arbetet göras för dig som en automatisk kategorisering-funktion som automatiskt upptäcker kreditkortshandlarens typ och kopplar flygbolagskostnader till en transportkostnadskategori.

Det är en vinst på integration i andra områden, såsom bil- och parkeringsservice, matleveransservice, cateringföretag och POS-system. Trots mängden funktionalitet är det aldrig överväldigande och dess användbara videofilmer leder dig igenom varje alternativ.

Automatisera så mycket du vill

Automation är en viktig funktion när det gäller spårning av kostnader. Bokföringstjänster som stödjande strategier använder sig av Expensifys automatiserade kostnadsrapporteringsfunktioner.

Liksom med andra appar skapar administratören företagspolicyer och utser vissa användare som godkännare. Bland de många anpassningsbara inställningarna är standard körsträckor, standardtimmar per dag, dagpengar, kategoribegränsningar (till exempel $ 2000 högst för hotellavgifter) och valuta.

Expensify organiserar kvitton i rapporter, nominellt. Anställda bryr sig inte om idén om en rapport. De vill bara lämna in kvitton och få tillbaka sina pengar. Så Expensify kan valfritt skapa rapporter automatiskt varje dag, vecka eller månad, när "Conference in Las Vegas" inte är vettigt. När medarbetaren skickar ett kvitto till e-post-ID eller via mobilappen läggs det automatiskt till den öppna rapporten. När alternativet för automatisk avverkning är aktiverat kontrollerar Expensify öppna rapporter varje natt (eller i ett schema som du kan ställa in) och godkänner de som matchar företagets policy (håller tillbaka de med brott, som den flyttar till nästa rapport för att bli adresserad).

Godkännare behöver inte besöka webbplatsen för att granska en anställds rapport; de kan godkänna direkt från sin e-postinkorg, inklusive att avvisa en enda kostnad. Policyöverträdelser är tydligt märkta och identifierade, så redovisning kan besluta om han ska anlita anställda för att lämna in ett kvitto mer än 90 dagar för sent eller förordna att han är på kroken för det.

Men de flesta utgifter är politiska och triviala. Expensify tillåter dig att aktivera en automatisk godkännandefunktion, som automatiskt godkänner och återbetalar alla rapporter utan någon policyöverträdelse. Det gör det möjligt för revisorer och administratörer att uppmärksamma de tvivelaktiga utgifterna istället för att spendera sin tid på att titta på $ 5 parkeringskvitton. Dessutom tillåter en automatisk synkroniseringsfunktion administratörer att direkt synkronisera med företagets redovisningsverktyg.

Vi gillar verkligen djupet i funktioner i Expensify, men ibland kommer dess enkelhet i vägen för att med säkerhet använda programvaran, till exempel att ta reda på vad det betyder med en rapport som är "stängd" snarare än "behandlad". Det mesta av detta är en inlärningskurva som inte kommer att pågå länge, men den genererar några "va?" stunder. Hursomhelst är verktyget tillräckligt rikt för att få PCMags högsta ära som en Editors 'Choice-vinnare.