Microsoft söker efter bedömning och bedömning av företag

Microsoft OneDrive for Business (som börjar med $ 5 per användare per månad, faktureras årligen) är Redmonds svar på Google Drive for Work och jämförbara molnlagringstjänster för företag. Microsoft OneDrive for Business kan kopplas ihop med onlineversioner av Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint och Microsoft Word för smärtfri delning och teamsamarbete. Du kan också kombinera det med Microsoft Office 365, som har fler applikationer såväl som stationära versioner av de nämnda programmen.

Om du behöver mer robust samarbets- och dokumenthanteringsverktyg kan du prova Zoho Docs Standard, vårt redaktörsval i den kategorin. På lagringssidan är Microsoft OneDrive for Business en solid lösning och en no-brainer för dem som har standardiserat på Microsofts plattformar för Office, Office 365 eller SharePoint. Men när det gäller efterlevnad och integrerade samarbetsfunktioner, ligger det lite bakom Dropbox Business, vår vinnare av Editors Choice i kategorin lagringsminne för företag.

Du kan köpa ett fristående Microsoft OneDrive for Business-konto genom att registrera dig för en av två planer. Plan 1 kostar $ 5 per användare per månad och inkluderar 1 TB lagringsutrymme per användare, filuppladdningar på upp till 15 GB och möjligheten att synkronisera filer över alla dina enheter (Mac, PC, smartphone och surfplatta). Plan 2 kostar $ 10 per användare per månad och inkluderar 5 TB molnlagring per användare för prenumerationer med minst fem användare (annars 1 TB). Plan 2 lägger till förebyggande av dataförlust, mer robusta administrativa verktyg och förmågan att bevara raderade och redigerade dokument.

Microsoft OneDrive for Business ingår i Microsoft Office 365 Business and Enterprise-sviterna (som börjar med $ 8, 25 per månad), som inkluderar onlineversioner av Microsoft Excel, Microsoft Word och Microsoft PowerPoint och andra Microsoft-program. Det inkluderar även offlineåtkomst och telefonsupport dygnet runt. Alla Microsoft Office 365-planer har en provperiod på en månad utan kreditkort krävs. Men om du behöver mer tid att bestämma dig kan du förlänga rättegången ytterligare 30 dagar genom att lägga till betalningsinformation.

Komma igång med OneDrive

Registrering är ingen svett: Ange bara kontaktinformation, skapa ett användarnamn och lösenord, så är du bra att gå. Ditt användarnamn är i det här fallet ditt företag.onmicrosoft.com . Alternativt, om du redan har en Microsoft-prenumeration, kan du lägga till Microsoft OneDrive for Business till ett befintligt konto. Du kan också ladda ner en stationär applikation som synkroniseras med ditt konto. Appar för Android, iOS, Windows Phone och till och med Xbox är tillgängliga.

Användargränssnittet för Microsoft OneDrive for Business (UI) är mycket rent och liknar Google Drive for Work. På vänster skena finns en meny med länkar till alla filer, nya filer och filer som har delats med dig. Över toppen av din instrumentbräda finns knappar för ny, överföring och synkronisering. Längst upp till höger är ett frågetecken; klicka på frågetecknet i en Hjälpmodul med lite information om Komma igång på höger sida av skärmen.

När du loggar in första gången uppmanas du att synkronisera alla dina filer till Microsoft OneDrive for Business. Om du har många gigabyte med filer (och som inte gör det) uppmuntras du att använda skrivbordsklienten. Du kan också ladda upp enskilda filer och mappar och bjuda in andra till dem. För att dela filer och mappar kan du antingen få en offentlig länk eller mata in e-postadresser eller namn på alla som redan har blivit inbjudna till ditt konto. Sedan kan du välja om du vill kräva inloggning och om du vill skicka en e-postinbjudan eller inte. Detta innebär att du kan dela dokument fritt med externa användare. Behörigheter är begränsade till att visa eller redigera. I det här popup-fönstret kan du också se med vem du redan har delat ett dokument eller mapp och sluta dela.

I juni tillkännagav Microsoft att den skulle lägga till en känd mappflyttning (KFM) för OneDrive-funktionen så att en enda knapp kan överföra innehåll från mapparna Skrivbord, Dokument och Bilder till OneDrive. Kända mappar är pekare som låter dig överföra dokument, skrivbord och bilder till OneDrive.

Dokumentdelning och samarbete

Även om Microsoft OneDrive for Business delar många likheter med Google Drive for Work, rekommenderar Microsoft inte OneDrive for Business som en delningsplattform. Istället pekar det på teamwebbplatser, värda av Microsoft SharePoint Online, som erbjuder en delad instrumentpanel. Fortfarande kan Microsoft OneDrive for Business användas precis som Google Drive for Work för att dela, redigera och kommentera filer med kollegor. Du kan dela mappar och filer på ad hoc-basis och använda Microsoft Office-program online för att samarbeta. Det är upp till dig om du vill använda båda produkterna tillsammans (Office 365 innehåller en teamwebbplats) eller inte.

Om du synkroniserar dina Microsoft OneDrive for Business-filer med skrivbordsappen kan du komma åt dem även när du är offline, vilket är praktiskt för resenärer. Du kan också komma åt dina dokument genom att använda mobilapparna för Android, iOS och Windows Phone.

Microsoft erbjuder ett enormt bibliotek med hjälpinnehåll, inklusive information om hur och felsökning. Det kan ibland vara förvirrande eftersom det alltid finns flera versioner av operativsystemet (OS) och dess programvara, så du måste ha detta i åtanke när du söker. Det finns också en online-community där du kan ställa frågor från andra användare och moderatorer. Du kan också ställa frågor via en virtuell assistent men som helt enkelt drar upp sökresultaten. Om du köper Microsoft OneDrive for Business som en del av Office 365 for Business får du telefonstöd dygnet runt. Du kan också skapa en supportbiljett eller tweetfrågor till @MicrosoftHelps.

Integration och säkerhet

OneDrive for Business har ett bra urval av lättillgängliga integrationer med populära webbtjänster. De är bra, men som du kan förvänta dig, där OneDrive lyser är i sitt djup av integration med andra Microsoft-produkter (särskilt Office 365), Office Online-serien av back-end-tjänster inklusive SharePoint Online, såväl som skrivbordssviten med Office 2016-produkter. Från och med 2015 har det också funnits ett speciellt OneDrive for Business-applikationsprogrammeringsgränssnitt (API). Liksom de flesta webbintegrations-API: er är det baserat på REST och passar mycket bra i alla Microsoft-centrerade företag. Även om antalet befintliga produktintegrationer är rudimentära nu finns det mycket potential för ny utveckling. Det borde vara spännande för företag som har en betydande andel av att använda SharePoint- och Microsoft Office-produkter i allmänhet, och med Microsofts enorma partnerekosystem kan du förvänta dig att se ett växande antal värdetilläggsintegrationer som blir tillgängliga över tid.

Med tanke på sina enorma investeringar i globala datacenter med avancerade säkerhetsfunktioner garanterar Microsoft inte förvånande att OneDrive for Business överensstämmer med HIPAA-lagen om hälsoförsäkring, men Microsoft indikerade att detta främst beror på att det inte finns någon känd certifiering för HIPAA efterlevnad. Det påpekar att produkten har genomgått revisioner för att säkerställa överensstämmelse med ISO 27001 och att den kommer att underteckna ett HIPAA Business Associate-avtal. Men detta garanterar inte på något sätt HIPAA-efterlevnad i din organisation - det kommer att vara mellan dig och din revisor. På plussidan är all data krypterad till och från klient till server via SSL. Data i vila krypteras med hjälp av AES 256-bitars krypteringsnycklar som lagras i den tillhörande SharePoint Content Database. Eftersom nycklarna lagras under kontroll av Microsoft är åtkomst till data möjlig, men strikt kontrollerad via ett lockbox-system som gör det möjligt för administratörer att få granskad åtkomst till data under en kort period för felsökningsändamål.

En viktig fördel som OneDrive for Business har är den ursprungliga integrationen med Microsofts Active Directory (AD) -tjänst och detta sträcker sig till den molnbaserade motsvarigheten, Azure Active Directory. Även om AD är det enda alternativet Single Sign-On (SSO) just nu, så är det inte så dålig ding eftersom AD är överlägset den mest använda identitetshanteringen och SSO-plattformen för företagsklass. Det finns också en inbyggd tvåstegsverifieringsfunktion som kan aktiveras eller inaktiveras från kontoinställningar, så att du kan lägga till ett extra lager av säkerhet om det passar dig.

Enkel fildelning, stor lagring

Microsoft OneDrive for Business erbjuder mycket molnlagring per användare (1 TB eller 5 TB, beroende på plan). Men det fungerar bäst när det integreras med Microsoft Office 365, som inkluderar online- och stationära versioner av Microsofts produktivitetsprogramvara och Microsoft SharePoint Online, som gör det möjligt att dela dokument och samarbeta med ett team. För en one-stop-samarbetsbutik bör du dock överväga antingen Ascensio System OnlyOffice eller Editors 'Choice-vinnare Zoho Docs Standard. Som sagt, som en fristående lösning för molnlagring för företag, är det en fin fristående lösning, särskilt för små till medelstora företag (SMB) som har standardiserat på Microsofts andra produktivitetsverktyg.