Microsoft-team granskar och betygsätter

Team, affärsmeddelanden-appen från Microsoft, påminner mig mycket om IKEAs självbetjäningsavsnitt. Om du arbetar i det enorma lagret och har memorerat var allt hör hemma, säger jag att du lätt navigerar på platsen. När allt är det rena, ordnade och numrerade i följd. Om du är en kund som kommer ner från utställningsrummet, kan det dock ta en stund att dechiffrera anteckningen du gjorde med gångnummer, fackområde och hylla där du ska leta efter din nya Korshamn, eller vad det än är.

Huruvida och hur snabbt denna installation överensstämmer med dig kan i hög grad bestämma resten av dina känslor om lag. Om det klickar, kommer du att älska Team för allt annat det har att erbjuda, från dess långa lista med integrationsalternativ till dess förmåga att arbeta sömlöst med nästan alla andra Office-appar. För sin potential är Team ett toppval, men bara för grupper som redan använder Microsoft-produkter.

Men det är inte för alla. Liksom Ikea-lagret är Team ordnade, men också hyperfack. Du kanske måste dyka fyra lager djupt (Team> Team> Channel> tab) för att hitta en konversation. Varje gång du skapar ett nytt lag inom lag, ökar antalet platser du kan gå för att hitta information eller besvara en fråga exponentiellt. Om du inte kan komma över den här installationen kommer resten av appen inte ens att göra intryck på dig. Det första hindret är bara för högt. Team är en typ av en kärlek-det-eller-lämna-det produkt. De i läget-det-lägret kanske ser till Slack, redaktörens val i denna kategori. Dess design gör kommunikationen snabbare, mer öppen, kanske smutsigare, men också roligare.

Microsoft Teams Prissättning och planer

Det finns två sätt du kan få ett Microsoft Teams-konto. Det ena är att registrera sig för ett gratis konto, som kräver ett Microsoft-konto, och det andra är att ha ett Microsoft Office 365 Business- eller Enterprise-konto, där appen ingår.

För att registrera dig för ett gratis Team-konto kan det nödvändiga Microsoft-kontot vara alla typer av Microsoft-ID, till exempel en inloggning för Outlook.com. Med detta gratis konto kan du bjuda in upp till 299 fler personer att gå med dig, även om alla också måste ha ett Microsoft-konto för att använda appen. Du får alla primära funktioner och missar bara unik integration med Business Office-appar, som schemalagda möten, SharePoint-åtkomst och saker av den typen. Du får inte heller en fullständig lista över support eller säkerhets- och efterlevnadsverktyg för administratörer.

Den versionen av team som levereras med Office 365 lägger till alla täta integrationer med andra Office-appar, plus support dygnet runt, och affärsverktyg för administration, säkerhet och efterlevnad. Liksom med den kostnadsfria versionen kan du med denna version ha upp till 300 teammedlemmar, såvida du inte har företagsutgåvan, vilket är bra för så många människor du behöver. Här är de tre versionerna av Office som innehåller lag och deras priser:

• Office 365 Business Essentials: $ 5 per person per månad med årligt åtagande
• Office 365 Business Premium: 12, 50 $ per person per månad med årligt åtagande
• Office 365 E3 (företag): $ 20 per person per månad med årligt åtagande

Att jämföra dessa priser med andra affärsmeddelanden-appar är inte en äpple-till-apelsinaffär, eftersom priserna ovan är för paket med programvara, inte bara för lag. Under alla omständigheter kan vi titta på vad andra teammeddelandeappar tar ut för att få en känsla av marknaden. Det genomsnittliga priset svävar runt $ 6 per person per månad.

Flock debiterar $ 6 per person per månad, liksom Twist by Doist för sitt obegränsade konto. Glip by RingCentral debiterar lite mindre till $ 5 per person per månad.

Zoho Cliq är budgetvalet i denna kategori och tar ut $ 1 till $ 3 per person per månad, beroende på den totala lagstorleken.

Slack kostar det mesta av dessa till $ 8 till $ 15 per person per månad, beroende på servicenivå.

Microsoft Teams gränssnitt

Microsoft Teams är lättast att använda som en desktop-app eller webbapp. Det finns mobilversioner, men skrivbordet och webbapparna är lättare att navigera.

I skrivbordet eller webbappen ser du en längst till vänster skena med primär navigering, en sekundär vänster skena med ytterligare navigationsalternativ och ett stort centrumfönster för interaktioner. Det första lagret är Activity, Chat Team, Calls and Files. Aktivitet visar en sammanfattning av aktiviteten i ditt konto. Chatten är för direktmeddelanden. Team är det primära interaktiva utrymmet för konversationer. Samtal är naturligtvis där du ansluter för videosamtal, ljudsamtal och skärmdelning.

Utöver dessa alternativ kan du klicka på en ikon med tre punkter för att öppna fler val, vilka är appar som du har installerat (OneNote, Zoom, etc.) och ett hjälpavsnitt.

Låt oss fokusera på lag, eftersom det är hjärtat i kommunikation för en teammeddelanden-app.

När du klickar på lag ser du en lista med lag eller olika grupper av människor. Denna inställning är till skillnad från Slack, där kanaler finns i den primära navigeringsfältet. Microsoft Teams har istället att du först delar in människor i Teams. Du kan ha ett företag som omfattar hela företaget, ett säljteam, HR-team och så vidare. Du skapar alla lag du vill ha, men rättvis varning: ju fler lag du skapar, desto svårare blir det att navigera i appen.

Med varje lag har du kanaler. Man kan anta att kanalen är där människor i samma team kommunicerar via textchatt synkront eller asynkront, men nej. En kanal är bara nästa organisationslager. Varje kanal har flikar och fliken Konversationer är där diskussioner äger rum.

Vi måste dyka ännu ett lager djupare för att förstå den fullständiga omfattningen av hur kompartmentiserade lag är. När du publicerar en konversation visas ditt inlägg i ett flöde. Alla som läser ditt inlägg kommer att se en liten svarslänk längst ner i det. Om du använder svarfunktionen till ett inlägg skapas en tråd, varvid alla ytterligare kommentarer till det inlägget finns under det. Visuellt är det ganska annorlunda från Slacks trådar, som skjuter av till höger, eller till och med Twist, som paketerar konversationer till en nästan e-postliknande vy. Jag skulle hävda att det faktiskt är en mer effektiv layout i lag än Slack.

Hur som helst, när en tråd blir lång, kollapsar Team den för att minimera utrymmet som den använder i strömmen; Du kan växla igen igen när som helst. Resultatet är ett mycket organiserat gränssnitt, men också ett som känns som om det har många regler. För mig har Slack alltid känt sig som en plats där många människor är mindre hämmade att tala upp (jag kan naturligtvis inte garantera att alla använder den bristen på hämning klokt). Lag har inte den vibe. I lag känns det som det finns regler att följa.

Anpassa teamutrymmen

Varje gång du skapar en ny kanal får du tre standardflikar: Konversationer, filer och Wiki. Du kan behålla alla tre, ta bort några eller lägga till nya flikar. Antalet och typen av flikar du kan lägga till är enormt. Det finns flikar för Excel, OneNote, PDF-filer, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM, plus saker jag aldrig har hört talas om förut som JogNog. Tydligen är det en app som lärare använder för att förbereda eleverna för standardiserad testning.

Listan med alternativ ser riklig ut, men vissa av dem (som JogNog och Quizlet, en annan app för elever) verkar konstigt belägen i en affärssamarbetsmiljö.

Om du vet vad du vill uppnå med dina team och deras flikar har du friheten att anpassa utrymmet genom att lägga till och ta bort de flikar du vill ha. Du kan anpassa dessa utrymmen till en fin nivå, skapa ett utrymme för att lagra all kunskap, rå information och insikt som ditt team kollektivt håller. Låt oss säga till exempel att en annonsförsäljningsteam har en konversationsflik för pågående diskussioner, en Wiki fylld med samtalspunkter för att sälja kunder, ett inbäddat Excel-ark som visar priser för annonser och ytterligare en flik som pekar på en webbsida som visar realtid nyheter relaterade till verksamheten. Det kan alla vara i en kanal. Annonsförsäljningsteamet kan faktiskt ha flera kanaler inom sitt team, som en annan för brainstorming och en tredje för vattenkylarsamtal.

Nackdelen med detta arrangemang är en risk att människor inte kan se alla konversationer som är relevanta för dem eftersom de måste kontrollera flera flikar inom varje kanal för att se till att de inte saknar någonting. Detta behov för att söka påverkar tanken på teamchatt-appar som ger större transparens. Det skapar ringar att hoppa igenom.

Oavsett hur du ser på det så är faktumet att Microsoft Teams ger dig stram kontroll och kraften att organisera teaminteraktioner, vilket står i skarp kontrast till den frihjälpsgrupp medvetenhetsström som du sannolikt kommer att hitta i en Slack-kanal. Är det bra eller dåligt? Det beror på hur dina teammedlemmar kommunicerar bäst.

Meddelanden och bromsande distraktioner

Liksom med andra gruppchatt-appar får du ett meddelande när någon nämner ditt namn med en @-symbol eller skickar ett direktmeddelande. Du kan också få meddelanden om svar på konversationer du startar, svar på konversationer som du har gått med, alla aktiviteter i kanaler som du följer, när vissa teammedlemmar visas som tillgängliga eller otillgängliga och mer. Du kan anpassa alla alternativ du aktiverar så att du ser ett bannermeddelande, bannermeddelande och e-post eller bara en uppdatering i flödet.

Microsoft Teams anmälningsinställningar är inte dåliga, men Slack har mycket rikare alternativ, och de är en enorm försäljningsplats för appen. Du kan aktivera och inaktivera dussintals alternativ, samt ställa in en anpassad ton för var och en. Det finns ett alternativ som inte stör dig som du kan aktivera för att återkomma på ett fast schema, som varje dag från kl. 19 till 8 nästa dag. Ett annat alternativ säger Slack att driva aviseringar till din mobila enhet istället för skrivbordet när du har varit inaktiv på skrivbordet under en tid och du väljer hur länge du ska.

Förmågan att selektivt tystna aviseringar är avgörande för en teamchats-appens effektivitet och en individs förmåga att fokusera. Med både Team och Slack kan du aktivera eller inaktivera aviseringar för varje kanal. Du måste dock gå till varje kanal för att ändra den, snarare än applikationsinställningarna där alla andra meddelandealternativ bor.

På tal om distraktioner stöder Team GIF från Giphy, inbäddade bilder och omröstningar och annan skärmgodis som gör utrymmet mer interaktivt, visuellt stimulerande och antingen roligt eller fruktansvärt irriterande. Utan att lämna appen kan du skapa memer genom att klicka på en design, tecknad film eller bild och ansluta text. Du kan använda emoji i dina kanalnamn om du vill. Slack tillåter inte ens stora bokstäver eller mellanslag.

Appar och integrationer

Team kan integreras med en lång lista med andra appar och tjänster, och erbjuder särskilt snäv integration med andra Microsoft-appar. Med Office-appar stöder Team integrerad skapande av realtidsinnehåll med Office Online för gratis konton och Office desktop-appar för betalda konton.

Integrationer fungerar annorlunda beroende på vilken app du väljer. Om du till exempel ansluter till Twitter måste du välja vilka konton och hashtags du vill följa, samt hur ofta du vill se en sammanfattning av aktiviteten. När det finns aktivitet på kontona eller för hashtags visas den i ditt konversationsflöde. För Twitter specifikt är det snabbaste du kan ställa in intervaller på 15 minuter, så det är inte en riktig uppdatering i realtid.

Med andra appar, till exempel de från Microsoft, kan du dra dem in i ditt gränssnitt som en ny flik. Jag anslöt till exempel till mitt Microsoft OneNote-konto och skapade en flik för en anteckningsbok. Om du klickar på den fliken avslöjar jag mitt OneNote-webbkonto med teamgränssnittet lindat runt det. Det är helt interaktivt som om jag hade OneNote öppet i en webbläsarflik.

Videosamtal, ljudsamtal och skärmdelning

De flesta apper för teammeddelanden erbjuder nu videosamtal, ljudsamtal och skärmdelning, antingen naturligt eller genom tredjepartstillägg. Microsoft Teams gör det också.

Du kan ringa en-mot-en eller gruppsamtal endast med ljud eller video. Alla i ditt Microsoft Teams-konto kan klicka på ditt namn, klicka på videoikonen och ringa dig. Om du inte svarar kan den som ringer lämna ett röstmeddelandesliknande meddelande.

När du ser en videokameraikon bredvid en konversation betyder det att det finns en videokonferens som pågår, som du kan gå med på. Ingen behöver ringa dig så att säga. Videosamtal i lag skiljer sig från Skype-konversationer, så du behöver inte oroa dig för back-end-serverkonsekvenserna av dina Skype- eller Skype for Business-konton.

För kontor som har varit hos Microsoft ett tag kan det ta lite tid att ta reda på hur du vill att ditt samtalssystem ska fungera, eftersom det finns flera alternativ och vissa förändringar i arbetena. Till exempel rullas vissa funktioner från Skype for Business in i Teams, och vid någon tidpunkt kommer Skype-appen att avskaffa sina verksamheter Voice-over-IP-funktioner, enligt Microsoft. Team stöder VoIP-samtalsfunktioner, genom att du kan ringa vem som helst med en telefon med Microsofts molnbaserade PBX. När du klickar på fliken Samtal i lag har du valet att öppna en knappsats och slå ett nummer. Funktionen som ringer stöder softphones på stationära och bärbara datorer och på iOS- och Android-enheter, och den stöder ett begränsat antal skrivtelefoner. Se till att du läser företagets dokument om Microsoft Phone System i Office 365 om det här är ett särskilt problem.

Fortfarande finns det inte en gruppchatt-app på marknaden vars samtalsfunktioner kan ersätta en videokonferensservice. Videokonferenstjänster är fortfarande användbara för att ansluta till ett stort antal människor, som entreprenörer, personer i olika avdelningar och så vidare, såväl som för webbhotell.

För schemaläggning av samtal har Team några trevliga verktyg och integrationer med Outlook som inte finns i de flesta andra teamchatt-appar. Du kan till exempel schemalägga ett videosamtal i förväg och du får en varning innan det börjar. Du kan också schemalägga återkommande samtal. Med lämpliga behörigheter kan du se någons Outlook-kalender för att hitta en bra tid för ett videomöte. Ett samtal kan vara värd för upp till 250 deltagare. Slack stöder bara 15 personer åt gången. Videokonferensapp Zoom stöder 100 personer på ett samtal på gratiskonton och upp till 1 000 för företagskonton. Om det du letar efter är en fullständig moln-PBX för ditt företag, är RingCentral Office vårt redaktörs val för affärs-VoIP.

Riktigt en Microsoft-produkt

Microsoft Team tjänar poäng för att vara mycket anpassningsbara, stödjer ett brett utbud av appar och tjänster för integration och träffar alla viktiga funktioner som man förväntar sig att se i en affärschatt-app. Appen står fortfarande inför ett stort hinder: De enda grupperna som någonsin kommer att använda lag till full potential är de som redan investerats hårt på en Microsoft-arbetsplats. Om du är ett Microsoft-hus har du antagligen redan Team. Nu finns det frågan om du vill använda den.

Microsoft Team känner sig väl lämpad för organisationer som gillar att hålla idéer organiserade, men också indelade i avdelningar. (Ordet "tyst" fortsätter att tänka på, vilket är lämpligt, men det för med sig för mycket negativt samband för att vara exakt rätt beskrivning här. Det finns inget i sig fel med att hålla kommunikationen ordnad.) Om den beskrivningen låter alltför komplicerad och formellt, då kan Slack - de andra redaktörernas val i denna kategori - vara ett bättre alternativ. Om du redan är all-in med Microsoft är det en fin teammeddelanden-app.