Zoho kostnadsgranskning och betyg

Zoho är främst känt för två saker: För det första har det ett relativt stort bibliotek med små affärsinriktade mjukvarulösningar, och för det andra är det ett företag som drivs av programmerare, som visar hur deras produkter designas och utvecklas - specialbyggda lösningar mer syftar till specifika arbetsflöden snarare än en publikstyp. Det visar i Zoho Expense (som börjar med $ 3 per månad när det faktureras varje månad för 10 användare och också finns i en freemium-version), ett utmärkt kostnadsspårningsverktyg som fungerar bra i sin specifika uppsättning uppgifter och kan anpassas så mycket som de flesta kunder kommer att kräva. Ett annat plus med Zoho Expenses är valet av programvara som ingår i Zoho One-planen, som är prissatt till $ 30 per anställd per månad - en attraktiv affär. Det fungerar till $ 1 per dag per anställd för all Zoho-programvara. Vi tyckte att appen var mer intuitiv för SMB-administratörer och konton än för anställda, men Zoho Expense är fortfarande ett värdefullt verktyg för affärsresenärer. Samtidigt som det övergripande användargränssnittet (UI) faller under våra redaktörsvalverktyg Certifiera och expensifiera, kan Zoho Expense annars göra allt.

Zoho Expense har en 14-dagars gratis testversion som låter dig utforska appen i djupet, men det kan vara lättare att få kunskap om programvaran med sin gratisversion, som stöder upp till tre användare. Den kostnadsfria prenumerationen begränsar kvittonlagring till 5 gigabyte (GB) för alla användare och 100 kvitton skannade per månad. Annars får du nästan allt som ingår i den betalade versionen, inklusive stöd för flera valutor, dataimport från kreditkort, policyhantering och säkerhet som är beroende av SSL-kodning (Secure Sockets Layer) och tvåfaktorsautentisering. Zoho Expenses premiumabonnemang, som tar bort lagringsbegränsningar och lägger till ett arbetsflöde för godkännande, börjar på $ 3 per månad för 10 användare och lägger till $ 3 per månad för varje ytterligare användare. Anpassade planer finns tillgängliga för organisationer med över 500 användare.

Funktionell, mobil-första datainmatning

Slutanvändare (det vill säga anställda som vill ersätta utgifter) kan ange data på flera sätt. Företaget förväntar sig att de flesta användare ska fånga in kvitton med mobilappen för Zoho Expense för iOS, Android och Windows Phone, och det är verkligen det mest strömlinjeformade. Men du kan också enkelt få in data i systemet med hjälp av webbplatsen Zoho Expense (där du kan dra och släppa kvittot till skärmen), genom att skicka kvitton till ett användar-ID som är dedicerat för varje anställd eller genom att synkronisera med företagskunder eller personliga kreditkort. Under tiden har Zoho Expense lagt till möjligheten att radera bort användare, vilket kan vara en användbar funktion.

Zoho Expense har två funktioner som de andra saknar. Det är den enda appen som erbjuder ett tillägg för Google Chrome webbläsare. Den klipper en del av en webbsida och behandlar den som ett kvitto. Zoho Expense har också en "skärm för massa lägga till utgifter" så att du kan organisera en hel del utgifter på en sida. I det kalkylarkliknande formuläret anger du en utgiftsdatum, säljare, kategori och belopp och länkar deras kvitton. Processen är mindre tråkig än flera dra-och-släpp, och det skulle säkert vara bekvämt för att bli organiserad efter en affärsresa. Men vi önskar att Zoho Expense tog denna funktion lite djupare genom att låta oss ladda upp ett kalkylblad för att förbereda alla dessa fält. Det är den typen vi kan göra på flygningen hem.

Zoho Expense försöker kraftigt att minimera datainmatning, särskilt i sin mobilupplevelse. Från appen tar du en bild av ett kvitto och laddas upp automatiskt. Zoho Expenses OCR-funktion gör ett dandy jobb med att skanna kvitton för datum, köpman namn och belopp. När du har kartat en leverantör till en kategori kommer den ihåg föreningen för nästa gång. En kostnad kan tilldelas som fakturerbar till en kund, så att du kan debitera kunder för varor du köpte för deras räkning. Och om du av misstag skulle ange ett kvitto två gånger, kommer Zoho Expanse att flagga det.

I vilket fall som helst organiserar Zoho Expense allt med namngivna rapporter ("septemberkostnader" eller "Resa till St. Louis"). Du kan skicka rapporter från mobilappen eller webbplatsen samt få en översikt över aktuell status för varje inlämning. Zoho Expense-webbsidans instrumentbräda kommunicerar snabbt status på dina kvitton, rapporter pågår och aktuell status för skickade rapporter. Detta är trevligt intuitivt och skiljer det från appar med lite mer förvirrande gränssnitt, som Concur Expense.

En finhet: Om du sätter ihop en rapport från en samling kvitton, påminner Zoho Expense dig om orapporterade utgifter. Det vill säga att det påpekar att du laddade upp ett kvitto igår som du inte lägger till i en rapport och frågar dig om du vill inkludera det i den här inlämningen.

Rensa kontroll för administratörer

Liksom många av de andra apparna har Zoho Expense tre användartyper: avsändare, godkännare och administratörer. Var och en kan ha flera roller. Till exempel kan en administratör ge beviljare möjligheten att godkänna sina egna utgifter och programvaran stöder flera nivåer av godkännande. En regel kan skapas där en chef godkänner en rapport med totalt under ett visst belopp. Om du går över det beloppet överlämnas rapporten till en vice president. Du kan också skapa en företagspolicy där godkännare måste godkänna rapporter inom ett visst antal dagar och påminna dem när detta datum närmar sig. Och nyligen lagt till: Möjligheten att delegera ett godkännande till en annan anställd när den vanliga godkännaren inte är tillgänglig.

Det är enkelt för chefen också. Zoho Expense ger administratören en tydlig bild av varje rapport i kön, inklusive tillhörande kvitton. Godkännandet är lika enkelt som att klicka på en knapp. När en regel har brutits - till exempel, om en kostnad har skickats in två gånger, flaggas överträdelsen högst upp i rapporten, tillsammans med en länk kan du tydligt se överträdelsen och föreslå en åtgärd. Även om det inte är en så enkel process som du hittar i Abacus, kommer det fortfarande vara mycket enkelt för nya användare att plocka upp.

Men det finns gott om utrymme för att anpassa systemet. Till exempel kan varje utgiftskategori ha sina egna krav, till exempel lunchkostnader som behöver ett kvitto över $ 20 och ställa in högst 100 $ innan du utlöser en varning. Det är lätt att lägga till kategorier också. Och det finns ganska många sätt att anpassa vad användare ser på en utgiftspost, till exempel om Zoho Expense uppmanar sig till plats eller projektnamn, och vilka objekt som är obligatoriska.

Ett solid spårningsverktyg för små och medelstora företag

Till skillnad från de andra onlineapparna i denna sammanfattning är Zoho Expense en del av en produktsvit som inkluderar redovisning, kundrelationshantering (CRM) med Zoho CRM, onlineundersökningar och flera fler affärsappar. Zoho Expense utnyttjar denna integration väl, så på vissa sätt får du mer än du betalar för. Om du till exempel ansluter den till Zoho CRM, kan säljteam samla utgifter bundna till kunder, vilket gör det enkelt att skicka in av kund eller på projektbasis.

Utöver Zohos egen mjukvara ansluter Zoho Expense sig till Intuit QuickBooks för redovisning, så att du kan schemalägga återbetalningar i de vanliga redovisningscyklerna. Utan den integrationen måste du exportera och importera data som CSV (med anpassade mallar för export av data) och notera återbetalningen inom Zoho Expense. Och eftersom du kan skapa anpassade roller som en extern revisor som får åtkomst till systemet är det något en SMB kan välja att ladda ner till en expert.

Zoho Expense är en verklig välsignelse för administratörer som vill spåra analys. Du kan se pengarna som spenderas efter kategori, köpman, kunder, till och med projekt och dela upp informationen efter användare, avdelning och valuta. Flera rapporter visar var pengarna har gått. De är bara text, inga vackra grafer, men om du är en bönräknare kanske du är mer intresserad av programvarans förmåga att exportera diagrammen som XLS, CSV eller PDF, eller hur det enkelt integreras med Zoho Sheet, vilket tillåter du gör färgglada bilder med den appen. Slutligen, eftersom Zoho Expense länkar till sina egna Zoho-böcker, och som integreras med Zoho-rapporter, kommer antagligen revisorer att ha tillräckligt med att arbeta med för att göra en rapport de kan behöva. Förutom Zoho-applikationerna integreras Zoho Expense också med produktivitetssviter som Google G Suite och Microsoft Office 365. En oväntad integration är möjligheten att dra in kvitton från dina Lyft-åk.

Sammantaget fungerar Zoho Expense för de flesta små och medelstora företag. Med en attraktiv funktionsuppsättning, utmärkta integrationsfunktioner och en bra uppsättning av prisalternativ, är Zoho Expense ett fenomenalt verktyg som bara är ett hack under våra redaktörers valverktyg Certifiera nu och Rydoo.